Assistante Administrative/assistant Administratif

il y a 3 jours

Brussels, Belgique NATO - OTAN Temps plein

**1. RÉSUMÉ**

La fonction de directrice/directeur des systèmes d’information (CIO) de l’OTAN assure la cohérence des technologies de l’information et de la communication (TIC) au sein des organismes civils et militaires de l’entreprise OTAN. La/Le CIO de l’OTAN est chargé(e) de concrétiser la vision des Alliés pour l’entreprise OTAN. Elle/Il rend compte à la/au secrétaire général(e) et est chargé(e) d’élaborer des directives et de formuler des avis à l’échelle de l’entreprise en ce qui concerne l’acquisition et l’utilisation des technologies de l’information et des services informatiques. Elle/Il assure la supervision des questions de cybersécurité à l’échelle de l’entreprise OTAN et, en étroite coordination avec tous les organismes civils et militaires compétents de l’Organisation, s’emploie à améliorer constamment l’hygiène informatique et la posture de cybersécurité de l’entreprise OTAN.

Le Bureau de la/du CIO (OCIO) est une entité composite regroupant des membres du Secrétariat international (SI) et de l’État-major militaire international (EMI).

La/Le titulaire du poste doit s’acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de soutien d’ordre administratif et organisationnel (questions budgétaires/financières, déplacements, gestion de l’information, etc.), et veiller au bon fonctionnement du Bureau de la/du CIO. En particulier, elle/il est responsable du volet financier des missions, qui recouvre notamment les frais de réception, les formations, les relevés de tâches, les factures, les demandes d’achat, etc. (budget civil et budget militaire). Elle/Il aide à préparer et à assurer le bon déroulement des réunions, à réserver les salles de conférences et à organiser les visioconférences.

**2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE**

**ACQUIS ESSENTIELS**

La/Le titulaire du poste doit:

- avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
- avoir au moins 4 ans d'expérience dans une fonction de nature administrative ou organisationnelle ;
- savoir utiliser différents logiciels, en particulier la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et SharePoint) ;
- avoir une expérience de l'organisation de conférences ou de la gestion administrative de programmes ;
- avoir des connaissances et une expérience de la gestion de budgets ;
- être familiarisé(e) avec les procédures, outils et concepts utilisés dans le domaine de la gestion des ressources ;
- avoir de très bonnes compétences relationnelles, faire preuve de résilience, de flexibilité et d’esprit d’équipe, et être capable de travailler sous pression ;
- pratiquer une communication claire et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau II (« élémentaire ») dans l’autre.

**ACQUIS SOUHAITABLES**

Seraient considérés comme autant d’atouts:

- un diplôme de l’enseignement supérieur dans un domaine présentant un intérêt pour le poste ;
- une expérience du travail avec de hauts responsables ;
- une expérience d'un système ERP (de préférence la suite Oracle E-Business) ;
- une certification en gestion de projet (p. ex. Prince 2) ;
- une expérience dans un environnement TIC ;
- une connaissance des processus et procédures en place au siège de l’OTAN ou dans un organisme civil/militaire ou civilo-militaire national.

**3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**

**Planification et exécution**

Aide à gérer au quotidien l’organisation administrative du Bureau de la/du CIO : organise les réunions et s’occupe des formalités y afférentes (coordination des missions et tâches administratives). En coordination avec la responsable administrative/le responsable administratif (AO) et avec l’administratrice exécutive/l’administrateur exécutif (XO), organise les activités officielles auxquelles participent les membres du personnel du Bureau de la/du CIO dans le cadre de leurs fonctions. Gère sa propre charge de travail de manière à ce que les tâches soient exécutées correctement et dans les temps. Veille au bon fonctionnement du Bureau de la/du CIO, en travaillant en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe de direction.

**Gestion de l'information**

Examine et trie toute la correspondance et tous les documents administratifs entrants, en tenant un système efficace de suivi et de rappel des documents classifiés et non classifiés. Rédige des mémorandums et des notes destinées à accompagner les documents. Prend des notes en réunion lorsqu’il y a lieu. Vérifie la mise en forme et l’exactitude des documents et de la correspondance du Bureau de la/du CIO, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, dans le respect des procédures et des modèles standard.

**Gestion des

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    Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps plein

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    Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein

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    il y a 4 jours

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    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

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