Un-e Assistant-e Administratif-ve

il y a 3 semaines


Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

offre d'emploi 2024/030

Le Département des infrastructures - Exploitation des campus Plaine & Usquare - recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI à plein temps

**Contexte**:
Au sein du département des infrastructures, le service exploitation du Campus de la Plaine et de Usquare a pour mission, entre autres, la maintenance, l’entretien et la rénovation des équipements techniques des bâtiments de l’Université. Ce service est composé d’une douzaine de personnes couvrant différents métiers (électricité, chauffage, ventilation, plomberie, etc.).

Chaque jour, nous œuvrons à soutenir les étudiants en formation à l’ULB, les scientifiques et académiques dans leur recherche de pointe, tout en veillant à la durabilité de nos actions & de nos installations. Nous nous assurons du bien-être d’utilisateurs variés. Nous relevons de nombreux défis, dans une ambiance chaleureuse et portés par les valeurs de l’ULB.

Le service exploitation du campus de la Plaine et de Usquare recherche un-e assistant-e administratif-ve à temps plein ou à temps partiel (discutable) pour venir enrichir et renforcer son équipe.

**Missions**:
**1 - Accueil**: Pour un service de terrain sur un campus dynamique, l’accueil en présentiel et bienveillant est essentiel.

Accueillir les fournisseurs, les prestataires externes, les visiteurs. Veiller à la convivialité

Les encoder dans le système de suivi des demandes et les suivre

Les renvoyer vers les responsables opérationnels

Communiquer, assurer une fonction de relais et de facilitateur, avec les utilisateurs, les autres services et les fournisseurs externes

**2 - Achats et suivi budgétaire**: Assurer le suivi administratif de tous les achats du service, des devis jusqu’aux factures, en suivant les règlementations de marché public et en veillant aux intérêts de l’université.

Tout achat nécessite en amont une mise en concurrence suivant la législation des marchés publics. En collaboration avec les responsables techniques, préparer les demandes d’offres de prix, rédiger les rapports d’analyse des offres et encoder les suivis dans le logiciel de marché public

Encoder les commandes dans SAP en y associant les justificatifs nécessaires

Etablir les feuilles de route pour le Délégué du Gouvernement

**Assurer le suivi des commandes**: vérifier et valider les factures, contrôler les prix, les prestations, indexations. Assurer le suivi administratif des litiges et contentieux avec le support des experts du département : PV de carences, envoi de recommandés, etc.

Tenir et suivre l’échéancier des commandes récurrentes

Suivre en continu l’évolution des engagements et dépenses comptables dans AP, demander les corrections éventuelles au département financier

En soutien au responsable du service, tenir des tableaux de suivi budgétaire.

**3 - Support administratif**: Offrir un support administratif au service et au département, en étant aussi force d’initiatives et de propositions d’améliorations

Accompagner les ateliers dans les démarches administratives internes : fournir les documents adéquats, informer sur les procédures en vigueur, etc.

Assister aux réunions régulières et rédiger les synthèses

Rédiger ou mettre en page les courriers sortants, réceptionner et distribuer les courriers entrants

Tenir à jour les dossiers électroniques du service et en organiser un classement méthodique

Tenir à jour la comptabilité des heures à récupérer et des horaires des équipes

Réalisation de différents plannings, notamment des gardes techniques

Classement & archivage

Participer à divers projets transversaux du département, notamment en termes de backup de secrétariats d’autres services (en période de congés par exemple)

**Profil**:
Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB

Pouvoir justifier de 5 ans d'expérience utile à la fonction

**Connaissances et compétences requises**:
Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, powerpoint, Teams, Planner,...)

Excellente maîtrise du français

**Connaissances et compétences spécifiques**:
Une expérience en comptabilité est un atout.

La maitrise de l’anglais et/ou du néerlandais (B2) est un atout.

Une connaissance, même partielle, du fonctionnement de l’institution sera un atout supplémentaire.

**Qualités requises**:
Sens de l’organisation et rigueur

Bon sens relationnel et esprit d’équipe

Autonomie

Attitude orientée solution

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'


  • Assistant(E) Administratif/ve

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. Notre client est une entreprise active dans le **secteur de l'immobilier commercial** qui offre une...


  • Brussels, Belgique Actief Interim Temps plein

    Pour notre client spécialisé dans la création et conception de têxtiles, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve), le secrétariat/la réception est une plaque tournante importante à l’accueil de visiteurs et le début du parcours d'un échantillon ou d'un travail dans les laboratoires, vos tâches : - Tâches...


  • Brussels, Belgique ASAP.be Temps plein

    **Qu'allez-vous faire?**: Notre client spécialisée en consulting financier qui aide ses clients à prendre des décisions éclairées recherche un(e) Réceptionniste - assistant(e) administratif(ve) bilingue pour effectuer les tâches suivantes: Accueillir les visiteurs et les diriger vers les bonnes personnes ou départements. Gérer les appels entrants...


  • Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1230204 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve) technique h/f, vos tâches seront les suivantes: - Vous réalisez diverses tâches de secrétariat (agenda, commandes, gestion de courriers) - Vous enregistrez quotidiennement les productions - Vous assurez le suivi des achats - Vous...


  • Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/82 Le Département des langues et lettres de la Faculté de lettres, traduction et communication recrute: Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI statut équivalent à temps plein **Contexte**: La Faculté de lettres, traduction et communication a été créée à l’ULB en 2015. Elle est constituée de deux départements de...


  • Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/27 **La Faculté d'architecture (La Cambre - Horta) recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour la communication pour un CDI contractuel à mi-temps **Contexte**: La Faculté d’Architecture de l’ULB (La Cambre - Horta) a intégré l’ULB depuis 2010 et est le fruit de la fusion de deux Instituts supérieurs d’Architecture :...


  • Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/26CDD **La Faculté d'architecture (La Cambre - Horta) recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDD d'un an (renouvelable) à temps plein **Contexte**: La Faculté d’Architecture de l’ULB (La Cambre - Horta) a intégré l’ULB depuis 2010 et est le fruit de la fusion de deux Instituts supérieurs d’Architecture :...


  • Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/119CR **La Faculté des sciences de la motricité recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour un contrat de remplacement à mi-temps **Contexte**: Il s’agit d’un poste ouvert en Faculté des Sciences de la Motricité de l’ULB, entité indépendante, qui est située sur le campus Erasme et qui compte actuellement plus de 1700...


  • Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/007CR **Le Centre interfacultaire d’enseignement ULB Langues recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un contrat de remplacement à temps plein **Contexte**: ULB Langues est le Centre interfacultaire d’enseignement des langues de l’Université. Le Centre est en charge de l’organisation des enseignements...


  • Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/22CR La Faculté de médecine - Laboratoire de Gastroentérologie Expérimental et Endotools - recrute: Un-e assistant-e administratif-ve pour un contrat de remplacement à mi-temps **Contexte**: Le poste est à pourvoir dans un laboratoire de recherche translationnelle en gastroentérologie. La mission des groupes de recherche est...


  • Brussels, Belgique AU VIEUX SAINT-MARTIN Temps plein

    **Description de l’entreprise **Notre PME familiale gère plusieurs restaurants de référence à Bruxelles : Au Vieux Saint Martin, Au Grand Forestier, Au Savoy et « Claridge ». Depuis 4 générations nous sommes passionnés d'offrir à nos clients un service irréprochable et des plats d'excellente qualité. La société est en bonne santé financière...


  • Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/129Bis L'Ecole de Santé Publique recrute **pour son Département de l’administration facultaire**: Un-e Assistant-e administratif-ve pour un contrat à durée indéterminée à temps partiel (60%) **Contexte**: L’Ecole de Santé Publique est une entité d’enseignement et de recherche indépendante des facultés située sur le...


  • Brussels, Belgique SD Worx Staffing Solutions Temps plein

    **Description du poste** Pour un client actif dans le secteur du métal, nous sommes à la recherche d'un(e) employé(e) administratif-ve pour un remplacement de minimum 6 mois. Vos tâches principales sont liées à l'administration générale de la société: - contact fournisseurs, - gestion du téléphone, - gestion des plannings, - rédaction, -...


  • Brussels, Belgique Accent Temps plein

    Notre client se concentre délibérément sur les travaux spécialisés de rénovation et de restauration dans et autour des bâtiments, des structures de bâtiments et des monuments. Cela va des rénovations générales aux techniques d'assainissement, de la restauration de vitraux au désamiantage. L'entreprise garde l'artisanat sous ses propres ailes....


  • Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/021 **Le Service Juridique du Département Chancellerie recrute**: Un-e collaborateur-rice administratif-ve affecté-e au contentieux disciplinaire Pour un CDI à temps plein **Contexte**: Dans le cadre du développement de la politique de bien-être au sein de l'institution, visant tant les membres du personnel que les étudiant-es,...


  • Brussels, Belgique Total-e Temps plein

    **POUR LA SOCIETE TOTAL E** Total E est le partenaire multiservices pour les entreprises de Belgique et à l'étranger. Il assure la mise à disposition de tout le matériel nécessaire à l’organisation d’un évènement. Cette entreprise à visage humain propose les solutions les plus adéquates et adaptées aux besoins de ses clients Aujourd’hui,...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1295172 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve), votre tâche principale consistera à encoder des factures et d'autres documents comptables....**expérience**: -


  • Brussels, Belgique CPAS Ixelles Temps plein

    **Fonction**: **Le CPAS d’Ixelles joue un rôle central dans la **politique sociale** de la Commune, au service des personnes en situation de précarité. Situé dans un **quartier dynamique**, à proximité de la place Flagey et des étangs d’Ixelles, il offre à ses collaborateur.trices - près de 800 aujourd’hui - **un emploi porteur de sens** dans...


  • Brussels, Belgique Volt International Temps plein

    Pour notre client actif dans l'industrie de l’énergie et localisé à **BRUXELLES**, nous sommes à la recherche d’**un(e) assistant(e) administratif(ve)** au sein du département du service Contractor Safety Management (CSM). Le but de ce service est de guider, d’inspirer, de motiver et de corriger les sous-traitants sélectionnés sur le plan de...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 jours


    Brussels, Belgique C&V CONSULTING Temps plein

    **Description de l’entreprise **C&V Consulting accompagne les entreprises qui souhaitent mener une stratégie de développement et de croissance éthique sur les marchés internationaux de la défense (UE/OTAN). S'appuyant sur une large expertise sectorielle, nous nous positionnons à l'avant-garde de la doctrine et des réglementations européennes en...