Secrétaire Administrative

**Description de l’entreprise
**Depuis pres de 40 ans, Gipimotor est votre partenaire de choix pour la restauration et l'entretien de véhicules historiques de route et de competition et plus particulièrement de Ferrari.

Specialiste de la marque au cheval cabré mais aussi acteur important du sport automobile historique, Gipimotor c'est avant tout la passion et l'expertise mise au service de nos clients, eux aussi passionnés.

**Description de la fonction
**Mission**:

- **Prépare les documents pour la comptabilité et assure le suivi avec le cabinet comptable (2 à 3 fois par mois)**:

- **Ouverture du courrier, suivi, classement des factures et autres**
- **Vérification des factures et suivi en cas de litige**
- **Classement des dépenses VISA pour le comptable**
- **Encode les stocks via les factures d'entrée pour assurer la refacturation**
- **Prépare, en collaboration avec l'équipe, les offres, factures et devis**
- **Prépare, en collaboration avec la personne responsable des ventes, les contrats de vente, bordereaux de reprise et autres documents nécessaires.**
- **Établit les notes de frais et le paiement de celles-ci.**
- **Assure, en collaboration avec l'équipe, le suivi des rappels aux clients**
- **Effectue le paiement aux fournisseurs et traite les rappels**
- **Commande les fournitures bureautiques**
- **Assure le suivi des dossiers en collaboration avec l'avocat**
- **Assure le suivi des dossier avec l'UCM**:

- **Préparation, envoi des relevés de prestations et congés**
- **Dimona d'entrée et de sortie**
- **Commande des chèques repas et éco-chèques**
- **Paiement des salaires**
- **Gère les dossiers en cours avec la banque (Straight Loan, financement des voitures, cartes VISA etc.)**
- **Assure le suivi des heures des mécaniciens pour la refacturation**
- **Envoie des colis par coursier
**Autres missions**:

- **Gestion administrative de dossier divers**
- **Assurances**
- **Finances**
- **RH**
- **Matériel**
- **Support à l'équipe Atelier**
- **Support à l'équipe Administrative**
- **Prise de décision en l'absence du directeur**
- **Se tenir informé(e) du contexte sportif, technique, financier et RH de l'entreprise
**Description du profil
**Qualités et compétences liées au poste**:

- **Performance**
- **Respect des délais**
- **Respect des procédures mises en place**
- **Respect des exigences en terme de qualité (coûts, qualité, délais)**
- **Relation avec les autres entités**
- **Fonctionnement transverse avec le Chef d'Atelier, les mécaniciens responsables, le personnel administratif et le directeur**
- **Compétences**
- **Capacité à fédérer**
- **Capacité à travailler sous pression**
- **Rigueur**
- **Capacité à communiquer**
- **Transversalité**
- **Dynamisme**
- **Motivation**
- **Maîtrise de l'informatique**
- **Maîtrise des langues (Francais et Anglais)**
- **Autres**
- **Être impliqué à tous niveaux**
- **Dégager une image positive de l'équipe**
- **Respect d'autrui et de la société**
- **Respect du règlement intérieur**
- **Respect du matériel**
- **Respect du code de la route lors de l'utilisation des véhicules de l'entreprise**
- **Reporter des faits marquants au management**
- **Etre force de propositions
**Informations supplementaires**
Lieu de travail Evere, Belgique

Type de contrat : Travail

Autres Informations:
**Informations liées au poste**:

- **Basé à Evere