Un-e Assistant-e Administratif-ve

il y a 3 semaines


Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

offre d'emploi 2023/45CR

Le Département informatique de la Faculté des sciences recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve

pour un contrat de remplacement à temps plein

**Contexte**:
La Faculté des Sciences est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes. L’un de ces 9 départements est le Département d’Informatique. Celui-ci propose 1 bachelier en sciences informatiques et les masters suivants : Master en sciences informatiques, Master en cybersécurité et Master Erasmus Mundus Cyberus ainsi qu’un master associé en bioinformatique et modélisation.

Dans ce cadre, les tâches de l’assistant-e administratif-ve visent à accueillir et suivre les étudiant-es, à leur proposer des programmes pertinents, les promouvoir, les organiser mais aussi à gérer les ressources dont elle dispose pour assurer les missions du Département en termes d’enseignement, de recherche et de services à la communauté, en collaboration étroite avec les trois agentes administratives du département.

**Fonction**:
60 % sur l’encadrement des étudiant-es des deux masters en cybersécurité (le master interuniversitaire en cybersécurité et le Master Erasmus Mundus Cyberus) ainsi que du master en bioinformatique et modélisation, sous la responsabilité opérationnelle du Président du Département Informatique de la Faculté des Sciences (SH : Véronique Bastin).

**Il s’agit de gérer**:
L’accueil des étudiant-es, l’information et la communication aux étudiant-es (physique, téléphone, et via le portail MonULB)
L’accueil et le suivi individualisé des étudiant-es du Master Erasmus Mundus Cyberus
Les dossiers d’admission sous la responsabilité des jurys des programmes
Les horaires des cours et des examens écrits et oraux, réservations d’auditoires y compris pour les activités extracurriculaires (en collaboration avec le Décanat et la cellule SACHA de l’Administration générale de l’Université)
L’élaboration des Programmes Annuels des étudiant-es sous la responsabilité des jurys des programmes (choix des options, valorisation, allégements, cours isolés, modifications de programme)
Tout au long de l’année académique, l’administration des cursus des étudiant-es inscrit-es dans les programmes du département, y compris la préparation, la gestion et les suivis des délibérations, d’assurer également les suivis permettant la délivrance des diplômes et suppléments au diplôme
Les contacts et les relations avec les secrétariats des autres Facultés de l’ULB et les secrétariats des autres Universités (belges et européennes) partenaires dans l’organisation de ces Masters
L’organisation des enseignements avec les titulaires et les membres du corps scientifiques
L’organisation, la gestion et le suivi des stages au programme des Masters
La coordination des relations étudiant-es-enseignant-es

**Ceci comprend**:
La réception téléphonique et le traitement quotidien du courrier postal et électronique du Centre.
La gestion de la communication du Centre avec l’ULB (facultés, services administratifs, département financier) et avec les institutions extérieures à l’ULB.
La surveillance du bon fonctionnement des équipements de bureau et des fournitures nécessaires au bien-être des personnes actives dans le Centre.
L’organisation des réunions administratives du Centre et le suivi des décisions qui y sont prises.
L’archivage de tous les documents afférents au fonctionnement du Centre.
La gestion de la documentation scientifique et de la bibliothèque du Centre, en ce compris la commande, l’enregistrement et le classement des ouvrages.
L’organisation des événements scientifiques du Centre (les conférences, les journées d’études, les colloques).
La gestion des budgets alloués au Centre et des comptes dont le Centre est titulaire.
La gestion administrative des contrats des chercheurs et chercheuses ainsi que des étudiant-es stagiaires qui y travaillent temporairement.
La gestion administrative de contrats de recherche financés par des institutions de recherche.
La gestion de contrats d’engagement des étudiant-es jobistes.
Le soutien à l’organisation des voyages des chercheurs du Centre.
L’appui administratif aux chercheurs et chercheuses dans le cadre de programmes de recherche collectifs et de leurs activités scientifiques liées aux axes de recherche du Centre.
La gestion des étudiant-es inscrit-es au doctorat (en collaboration avec le Décanat et le service des Inscriptions).
La mise à jour du site internet du Centre.

Une réorganisation concertée des différentes missions est toujours possible.

**Profil**:
Titulaire d'un bachelier (graduat 3 ans) ou d'un diplôme d'humanités supérieures avec expérience utile à la fonction

Connaissances et compétences requises

Excellente maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit (une partie des étudiant-es et chercheurs sont non francophones).
Maîtr



  • Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. Notre client est une entreprise active dans le **secteur de l'immobilier commercial** qui offre une...


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    Pour notre client spécialisé dans la création et conception de têxtiles, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve), le secrétariat/la réception est une plaque tournante importante à l’accueil de visiteurs et le début du parcours d'un échantillon ou d'un travail dans les laboratoires, vos tâches : - Tâches...


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    **Qu'allez-vous faire?**: Notre client spécialisée en consulting financier qui aide ses clients à prendre des décisions éclairées recherche un(e) Réceptionniste - assistant(e) administratif(ve) bilingue pour effectuer les tâches suivantes: Accueillir les visiteurs et les diriger vers les bonnes personnes ou départements. Gérer les appels entrants...


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    groupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1230204 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve) technique h/f, vos tâches seront les suivantes: - Vous réalisez diverses tâches de secrétariat (agenda, commandes, gestion de courriers) - Vous enregistrez quotidiennement les productions - Vous assurez le suivi des achats - Vous...


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    offre d'emploi 2023/82 Le Département des langues et lettres de la Faculté de lettres, traduction et communication recrute: Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI statut équivalent à temps plein **Contexte**: La Faculté de lettres, traduction et communication a été créée à l’ULB en 2015. Elle est constituée de deux départements de...


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    offre d'emploi 2023/27 **La Faculté d'architecture (La Cambre - Horta) recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour la communication pour un CDI contractuel à mi-temps **Contexte**: La Faculté d’Architecture de l’ULB (La Cambre - Horta) a intégré l’ULB depuis 2010 et est le fruit de la fusion de deux Instituts supérieurs d’Architecture :...


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    offre d'emploi 2023/26CDD **La Faculté d'architecture (La Cambre - Horta) recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDD d'un an (renouvelable) à temps plein **Contexte**: La Faculté d’Architecture de l’ULB (La Cambre - Horta) a intégré l’ULB depuis 2010 et est le fruit de la fusion de deux Instituts supérieurs d’Architecture :...


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    offre d'emploi 2023/119CR **La Faculté des sciences de la motricité recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour un contrat de remplacement à mi-temps **Contexte**: Il s’agit d’un poste ouvert en Faculté des Sciences de la Motricité de l’ULB, entité indépendante, qui est située sur le campus Erasme et qui compte actuellement plus de 1700...


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    offre d'emploi 2024/007CR **Le Centre interfacultaire d’enseignement ULB Langues recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un contrat de remplacement à temps plein **Contexte**: ULB Langues est le Centre interfacultaire d’enseignement des langues de l’Université. Le Centre est en charge de l’organisation des enseignements...


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    offre d'emploi 2023/22CR La Faculté de médecine - Laboratoire de Gastroentérologie Expérimental et Endotools - recrute: Un-e assistant-e administratif-ve pour un contrat de remplacement à mi-temps **Contexte**: Le poste est à pourvoir dans un laboratoire de recherche translationnelle en gastroentérologie. La mission des groupes de recherche est...


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    offre d'emploi 2023/129Bis L'Ecole de Santé Publique recrute **pour son Département de l’administration facultaire**: Un-e Assistant-e administratif-ve pour un contrat à durée indéterminée à temps partiel (60%) **Contexte**: L’Ecole de Santé Publique est une entité d’enseignement et de recherche indépendante des facultés située sur le...


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