Personal Assistant

**Hoe maak jij het verschil?**:
Taken ter ondersteuning van het diensthoofd:

- Je ondersteunt het medisch diensthoofd bij het leiden van haar dienst.
- Je organiseert de afspraken van het medisch diensthoofd.
- Je beheert de agenda van het diensthoofd.
- Je staat in de voor de communicatie, algemene administratieve taken en specifieke projecten (ICT optimalisaties, optimalisaties van planningen ).
- Je overlegt dagelijks met het medisch diensthoofd en volgt de besproken thema’s op.
- Je neemt deel aan de wekelijkse teamvergadering en maakt het verslag op.
- Je bewaakt het overzicht van de planning van de consultaties rekening houdend met de aan-en afwezigheden van de stafleden en van de Artsen-Specialisten in Opleiding (ASO's) die stage lopen binnen de diensten. Je hebt hiervoor regelmatig overleg met de baliemedewerkers.
- Je vangt de roterende ASO’s op en regelt de praktische zaken zoals badgetoegang, planning van de consultaties, verlof,
- Je bent het aanspreekpunt voor de ASO’s (truncus communis en hogere opleiding):

- Je vangt nieuwe ASO’s op en beantwoordt hun praktische vragen.
- Je geeft logistieke ondersteuning aan de ASO’s (badgetoegang, planning van de consultaties, verlof, toegang tot KWS, dect, uitleg rond Medbook,).
- Je zorgt voor de opmaak en opvolging van stageplannen, wijzigingen in stageplannen, aanvragen tot erkenning.
- Je plant functioneringsgesprekken in en zorgt voor de opvolging.
- Je ondersteunt de planning van de opleiding van de ASO's binnen het UZ Brussel.

Algemene taken:

- Je helpt en ondersteunt de patiënt doorheen zijn administratief traject in het UZ Brussel.
- Je staat in voor de communicatie (telefoon, mail, post, ) met patiënten en verwijzende artsen.
- Je verzorgt de medische verslaggeving (OK, hospitalisatie, consultatie, ).
- Je ondersteunt medische diensten bij specifieke processen of projecten (medische registratie, dossierbeheer, ).
- Je bent verantwoordelijk voor alle bestellingen.

**Gezochte competenties?**:

- Afspraken en planning van medewerkers organiseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren
- Brieven, verlsagen, nota’s,opstellen en redigeren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, bijwerken van bestanden,)
- Documenten archiveren en klasseren
- Verplaatsingen, meetings en eventuele reizen van medewerkers organiseren
- Tools voor de opvolging van activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Ondersteuning met de lay-out van bepaalde documenten, PPT’s,

**Welke collega zoeken we?**:

- Je beschikt over een bachelordiploma office management, bij voorkeur afstudeerrichting medical office management.
- Je hebt al een aantal jaren ervaring als Personal Assistant.
- Je bent communicatief, gemotiveerd en flexibel.
- Je kan zelfstandig functioneren en hebt zin voor initiatief.
- Je beschikt over een dosis organisatietalent en behoudt het overzicht, tegelijkertijd heb je oog voor detail.
- Je hebt een empathische persoonlijkheid en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je werkt vlot met MS Office (Word, Excel, PowerPoint en outlook).
- Je hebt een zeer grondige kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans en van het Engels.

Wat kunnen wij jou bieden?
- Een deeltijds (80%) contract van onbepaalde duur.
- Mogelijkheid tot thuiswerkdag(en) met uiteraard een thuiswerkpakket (laptop, extra scherm, rugzak,).
- Verloning volgens barema met onbeperkte overname van anciënniteit uit zowel de privé als publieke sector.
- Extralegale voordelen:

- Aanvullend pensioenfonds
- Hospitalisatieverzekering, inclusief tegemoetkoming in ambulante zorgen in het UZ Brussel
- Verzekering gewaarborgd inkomen
- Tussenkomst in vervoersonkosten:

- Volledige terugbetaling openbaar vervoer
- Fietsvergoeding
- Kilometervergoeding voor wagens
- Mogelijkheid fietsleasing voor woon-werkverkeer
- Verminderde tarieven in het bedrijfsrestaurant
- Toegang tot parking aan het ziekenhuis en afstandsparkings aan afrit 9 (Jette) en het researchpark in Zellik
- Toegang tot 'Benefits at Work'- personeelskortingen
- 27 vakantiedagen
- Attractiviteits
- en eindejaarspremie

Het UZ Brussel vormt samen met de Vrije Universiteit Brussel en Erasmushogeschool Brussel de Brussels Health Campus. Op deze campus, gelegen tussen afrit 9 van de Brusselse ring en het Laarbeekbos, zijn ook een kinderkribbe (volgens K&G-systeem), kinderopvang in de vakanties, een lagere school en een fitnesscentrum gelegen.

**Interesse?**: