Personal Assistant

**Functie**:
Je bent de personal assistant van Prof dr Marian Vanhoeij, Coördinator Borstkliniek en Coördinerend Stagemeester (CSM) Heelkunde
- Taken ter ondersteuning van de Coördinator Borstkliniek:_
- Je ondersteunt de Coördinator bij het leiden van haar dienst.
- Je organiseert de afspraken van de Coördinator
- Je staat in voor de communicatie, algemene administratieve taken en specifieke projecten.
- Je overlegt dagelijks met de Coördinator of de Verpleegkundige Coördinator en volgt de besproken thema’s op.
- Je neemt deel aan de wekelijkse teamvergadering en maakt het verslag op.
- Je bewaakt het overzicht van de planning van de consultaties rekening houdend met de aan-en afwezigheden van de stafleden en van de Artsen-Specialisten in Opleiding (ASO's) die stage lopen binnen de dienst Heelkunde. Je hebt hiervoor regelmatig overleg met de baliemedewerkers en Borstverpleegkundigen.
- Je biedt wanneer nodig ook ondersteuning aan afdelingsverantwoordelijken van de andere diensten van de dienst Heelkunde.
- Taken ter ondersteuning van de coördinerende stagemeester Heelkunde:_
- Je ondersteunt de coördinerende stagemeester bij haar taken.
- Je overlegt wekelijks en volgt de besproken thema’s op.
- Je zorgt voor een goede communicatie met de faculteit G&F en het MSG-secretariaat.
- Je ondersteunt de VUB CANVAS pagina van het vak Basisconceptten van diagnose: Semiologie (lessen, examens)
- Je organiseert mee het klinisch luik van het klinisch geïntegreerd eindexamen
- Je bewaakt het overzicht over stagediensten en -plaatsen van Artsen-Specialisten in Opleiding (ASO's), PhD studenten, financiële middelen, vakanties
- Je vangt de stagelopende studenten geneeskunde op en regelt praktische zaken zoals badgetoegang, planning van de consultaties, vakantie,
- Je organiseert de selectiecommissie heelkunde
- Je organiseert de avondseminaries Heelkunde
- Je bent het aanspreekpunt voor de ASO’s (truncus communis en hogere opleiding):

- Je vangt de roterende ASO’s op en regelt de praktische zaken zoals badgetoegang, planning van de consultaties, vakantie,
- Je vangt nieuwe ASO’s op en beantwoordt hun praktische vragen
- Je geeft logistieke ondersteuning aan de ASO’s (badgetoegang, planning van de consultaties, verlof, toegang tot KWS, dect, uitleg rond Medbook,)
- Je beheert de planning van de ASO’s binnen het UZ Brussel en perifere ziekenhuizen (voor ongeveer 15 ASO’s in het UZ Brussel en voor 5 ASO's buiten het UZ Brussel).
- Je zorgt voor de opmaak en opvolging van stageplannen, wijzigingen in stageplannen, aanvragen tot erkenning.
- Je plant functioneringsgesprekken in en zorgt voor de opvolging.
- Je ondersteunt de planning van de opleiding van de ASO's binnen het UZ Brussel.
- Belgian Section for Breast Surgery (Section of RBSS, Royal Belgian Section for Surgery)_
- Je ondersteunt prof. Vanhoeij in haar rol als president van de BSBS
- Je organiseert de vergaderingen (+/- 1x/3 maanden)

**Competenties**:

- afspraken en planning van medewerkers organiseren
- vergaderingen voorbereiden en organiseren
- brieven, verslagen, nota’s,opstellen en aanpassen
- dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, bijwerken van bestanden,)
- documenten archiveren en klasseren
- verplaatsingen, meetings en eventuele reizen van medewerkers organiseren
- tools voor de opvolging van activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- beslissingen, dienstnota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- ondersteuning met de lay-out van bepaalde documenten, PPT’s,

**Profiel**:

- Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Je bent communicatief, gemotiveerd en flexibel.
- Je kan zelfstandig functioneren en hebt zin voor initiatief.
- Je beschikt over een dosis organisatietalent en behoudt het overzicht, tegelijkertijd heb je oog voor detail.
- Je hebt een empathische persoonlijkheid en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je werkt vlot met MS Office (Word, Excel, PowerPoint en outlook).
- Je hebt een zeer grondige kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans en van het Engels.

**Aanbod**:

- Een deletijds (60-80%) contract van onbepaalde duur.
- Verloning volgens barema met onbeperkte overname van relevante anciënniteit in zowel de privé als openbare sector.
- Mogelijkheid tot thuiswerkdag(en) met uiteraard een thuiswerkpakket (laptop, extra scherm, rugzak,).
- Extralegale voordelen:

- Aanvullend pensioenfonds;
- Hospitalisatieverzekering, inclusief tegemoetkoming in ambulante zorgen in het UZ Brussel;
- Verzekering gewaarborgd inkomen;
- Tussenkomst in vervoersonkosten:

- Volledige terugbetaling openbaar vervoer
- Fietsvergoeding
- Kilometervergoeding voor wagens
- Mogelijkheid fietsleasing voor woon-werk verkeer
- Verminderde tarieven in het bedrijfsrestaurant;
- Toegang tot parking aan het ziekenhuis en afstandsparkings aan afrit 9 (Jette) en het researc