Un-e Assistant-e Administratif-ve

il y a 3 semaines

Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

offre d'emploi 2023/66

**La Faculté de lettres, traduction et communication recrute**:
Un-e assistant-e administratif-e

pour un CDI statut équivalent à temps plein

**Contexte**:
La Faculté de lettres, traduction et communication a été créée à l’ULB en 2015. Elle est constituée de deux départements de l’ancienne Faculté de Philosophie et Lettres (le Département de Langues et Lettres et le Département des Sciences de l’Information et de la Communication), et d’un nouveau département (l’École de Traduction et Interprétation ISTI — Cooremans) créé à l’occasion de l’intégration à l’ULB de l’ISTI (Haute École de Bruxelles) et de l’Institut Cooremans (Haute École Francisco Ferrer). La Faculté est présente sur le site du Solbosch, répartie au sein de 3 bâtiments : le A, le U et le D.

La personne sera amenée à travailler sous la responsabilité opérationnelle de l’adjointe à l’enseignement et dépendra hiérarchiquement de la Directrice de l’administration facultaire.

Le télétravail est organisé en Faculté, en concertation avec la personne recrutée. Les congés doivent être pris obligatoirement durant des périodes bien déterminées de manière à pouvoir garantir la continuité du service.

**Fonction**:
Le secrétariat est le relais de proximité et le premier support administratif pour la mobilité tant pour les étudiant-es INCOMING et OUTGOING que pour les enseignant-es. Le secrétariat joue un rôle d’interface et assure la transmission des informations entre les différents interlocuteurs, les autres services administratifs facultaires et centraux et institutions partenaires.

**Mission 1**: Interface

De par sa fonction de première ligne, un des rôles du secrétariat est de veiller à la bonne transmission des informations et d’être l’interface entre les étudiant-es et les enseignant-es ; entre les enseignant-es et l’administration facultaire ; entre les étudiant-es et la Faculté ou l’établissement partenaire ; et de réorienter, le cas échéant, vers le service ou la personne adéquate. L’agent-e donc doit se tenir au courant des procédures internes mais aussi celles des partenaires, du fonctionnement général des différents services de l’institution et de ceux des partenaires et des améliorations quotidiennes des différents outils de gestion.

Dans ce cadre, l’agent-e sera amené-e à utiliser les outils de communication et de gestion mis à disposition par l’université (Move on, Mon ULB, l’UV, eCursus, suite office, etc.).

**Mission 2**: gestion administrative des dossiers incoming et outgoing

**Nominations**: annonce des étudiant-es sélectionné-es en mobilité auprès des universités partenaires, vérification du respect des conventions de mobilité (nombre de places, niveau d’étude), centralisation des dossiers de nomination ;
Suivi administratif des dossiers des étudiant-es sélectionné-es : envoi des lettres de nomination, encodage des données dans Move On, dans eCursus ou dans l’UV, réception et envoi des learning agreement, signature du certificat de séjour, attestation de départ, transmission des relevés de note ;
Organisation et participation aux séances d’information relatives à la mobilité au niveau facultaire et de l’administration centrale ;
Echanges avec les enseignant-es concernant les contenus de cours, certaines modalités d’examens et les notes ;
Echanges avec les différents secrétariats et jurys de filière pour des questions relatives au PAE, aux notes, aux délibérations, aux choix des cours, aux Learning Agreement des étudiant-es OUTGOING ;
Classement et archivage, électronique et papier, des différents dossiers étudiant-es ;
**Préparation des délibérations**: vérification des notes manquantes et absences, présence lors des délibérations et suivi (suivi des modifications, communication des résultats ) ;
Aide à l’élaboration du dossier d’évaluation (agence ERASMUS - AEQES) ;
Gestion des dossiers administratifs et accueil des étudiant-es stagiaires Erasmus + incoming;
Gestion des Programmes Intensifs Hybrides (PIH / BIP) des Erasmus + incoming et outgoing (pour ces derniers, en concertation avec les filières d’enseignement) ;
Support administratif et logistique dans toutes tâches utiles au bon déroulement de la mobilité ;
Support administratif et logistique lors d’événements mettant en avant la mobilité.

**Mission 3**: Accueil

Accueil et contacts divers (physiquement, par téléphone, courrier, courriel) pour tout type de renseignements sur la mobilité ;
Accueil des étudiant-es incoming au moment de leur arrivée mais également de leur départ, avec remise des documents originaux;
Aide à la résolution des problèmes pratiques des étudiant-es.

**Mission 4**: Conventions

Suivi administratif des conventions (relecture, renouvellement, avenant, etc.);
Classement et archivage.

Cette fonction est susceptible d’évol

  • Assistant(E) Administratif/ve

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. Notre client est une entreprise active dans le **secteur de l'immobilier commercial** qui offre une...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique Actief Interim Temps plein

    Pour notre client spécialisé dans la création et conception de têxtiles, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve), le secrétariat/la réception est une plaque tournante importante à l’accueil de visiteurs et le début du parcours d'un échantillon ou d'un travail dans les laboratoires, vos tâches : - Tâches...

  • Réceptionniste - Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique ASAP.be Temps plein

    **Qu'allez-vous faire?**: Notre client spécialisée en consulting financier qui aide ses clients à prendre des décisions éclairées recherche un(e) Réceptionniste - assistant(e) administratif(ve) bilingue pour effectuer les tâches suivantes: Accueillir les visiteurs et les diriger vers les bonnes personnes ou départements. Gérer les appels entrants...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Technique

    il y a 3 jours

    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1230204 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve) technique h/f, vos tâches seront les suivantes: - Vous réalisez diverses tâches de secrétariat (agenda, commandes, gestion de courriers) - Vous enregistrez quotidiennement les productions - Vous assurez le suivi des achats - Vous...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/82 Le Département des langues et lettres de la Faculté de lettres, traduction et communication recrute: Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI statut équivalent à temps plein **Contexte**: La Faculté de lettres, traduction et communication a été créée à l’ULB en 2015. Elle est constituée de deux départements de...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve Pour La

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/27 **La Faculté d'architecture (La Cambre - Horta) recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour la communication pour un CDI contractuel à mi-temps **Contexte**: La Faculté d’Architecture de l’ULB (La Cambre - Horta) a intégré l’ULB depuis 2010 et est le fruit de la fusion de deux Instituts supérieurs d’Architecture :...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/26CDD **La Faculté d'architecture (La Cambre - Horta) recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDD d'un an (renouvelable) à temps plein **Contexte**: La Faculté d’Architecture de l’ULB (La Cambre - Horta) a intégré l’ULB depuis 2010 et est le fruit de la fusion de deux Instituts supérieurs d’Architecture :...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/119CR **La Faculté des sciences de la motricité recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour un contrat de remplacement à mi-temps **Contexte**: Il s’agit d’un poste ouvert en Faculté des Sciences de la Motricité de l’ULB, entité indépendante, qui est située sur le campus Erasme et qui compte actuellement plus de 1700...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/007CR **Le Centre interfacultaire d’enseignement ULB Langues recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un contrat de remplacement à temps plein **Contexte**: ULB Langues est le Centre interfacultaire d’enseignement des langues de l’Université. Le Centre est en charge de l’organisation des enseignements...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/22CR La Faculté de médecine - Laboratoire de Gastroentérologie Expérimental et Endotools - recrute: Un-e assistant-e administratif-ve pour un contrat de remplacement à mi-temps **Contexte**: Le poste est à pourvoir dans un laboratoire de recherche translationnelle en gastroentérologie. La mission des groupes de recherche est...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)/ Secrétaire

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique AU VIEUX SAINT-MARTIN Temps plein

    **Description de l’entreprise **Notre PME familiale gère plusieurs restaurants de référence à Bruxelles : Au Vieux Saint Martin, Au Grand Forestier, Au Savoy et « Claridge ». Depuis 4 générations nous sommes passionnés d'offrir à nos clients un service irréprochable et des plats d'excellente qualité. La société est en bonne santé financière...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 3 jours

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/129Bis L'Ecole de Santé Publique recrute **pour son Département de l’administration facultaire**: Un-e Assistant-e administratif-ve pour un contrat à durée indéterminée à temps partiel (60%) **Contexte**: L’Ecole de Santé Publique est une entité d’enseignement et de recherche indépendante des facultés située sur le...

  • Une Assistant-e Administratif-ve

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/024 La Faculté de Philosophie et Sciences sociales - Administration facultaire - recrute: Une assistant-e administratif-ve pour un CDI à temps plein **Contexte**: La Faculté de Philosophie et Sciences sociales est la plus importante faculté de l’Université Libre de Bruxelles. Forte de ses 6.500 étudiant.es, elle apporte un...

  • Employé(E) Administratif-ve

    il y a 3 jours

    Brussels, Belgique SD Worx Staffing Solutions Temps plein

    **Description du poste** Pour un client actif dans le secteur du métal, nous sommes à la recherche d'un(e) employé(e) administratif-ve pour un remplacement de minimum 6 mois. Vos tâches principales sont liées à l'administration générale de la société: - contact fournisseurs, - gestion du téléphone, - gestion des plannings, - rédaction, -...

  • Employé(E) Administratif(Ve) Nl-fr

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Accent Temps plein

    Notre client se concentre délibérément sur les travaux spécialisés de rénovation et de restauration dans et autour des bâtiments, des structures de bâtiments et des monuments. Cela va des rénovations générales aux techniques d'assainissement, de la restauration de vitraux au désamiantage. L'entreprise garde l'artisanat sous ses propres ailes....

  • Un-e Collaborateur-rice Administratif-ve Affecté-e

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/021 **Le Service Juridique du Département Chancellerie recrute**: Un-e collaborateur-rice administratif-ve affecté-e au contentieux disciplinaire Pour un CDI à temps plein **Contexte**: Dans le cadre du développement de la politique de bien-être au sein de l'institution, visant tant les membres du personnel que les étudiant-es,...

  • Assistant Commercial Et Logistique

    il y a 3 jours

    Brussels, Belgique Total-e Temps plein

    **POUR LA SOCIETE TOTAL E** Total E est le partenaire multiservices pour les entreprises de Belgique et à l'étranger. Il assure la mise à disposition de tout le matériel nécessaire à l’organisation d’un évènement. Cette entreprise à visage humain propose les solutions les plus adéquates et adaptées aux besoins de ses clients Aujourd’hui,...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Pour Le Département

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique BESIX Temps plein

    Description de l'entreprise **BESIX Group** est un groupe belge de premier plan actif dans les secteurs de la construction, du développement immobilier et des concessions. Fondé en 1909, il a connu une croissance impressionnante au cours de ces dernières années. Le Groupe est également présent en Europe de l’Est, en Afrique du Nord et centrale, en...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1295172 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve), votre tâche principale consistera à encoder des factures et d'autres documents comptables....**expérience**: -

  • Un-e Gestionnaire Administratif- Ve

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/23 La Faculté Lettres, Traduction et Communication - Administration facultaire - recrute: Un - e gestionnaire administratif-ve pour un CDI à temps plein **Contexte**: La Faculté de Lettres, Traduction et Communication a été créée à l’ULB en 2015. Elle est constituée de deux départements de l’ancienne Faculté de...