Un∙e Assistant∙e de Direction Pour Le
Il y a 2 mois
**Code de sélection**:
- XFC23178**Diplôme**:
- Bachelier**Type de contrat**:
- Contractuel**Niveau de fonction**:
- B**Type de recrutement**:
- Pas applicable**Durée**:
- Durée indéterminée**Lieu de travail**:
- 1050 Ixelles**Temps plein/temps partiel**:
- À temps plein**Contenu de la fonction**:
**Contexte général**
Le Département des Ressources Humaines a pour mission de mettre à disposition de l’administration le personnel nécessaire à la réalisation de ses activités et d’assister les départements dans la gestion des ressources humaines en privilégiant le développement des compétences et de conditions de travail harmonieuses et favorables à la motivation des membres du personnel et à leur épanouissement personnel. Il assure l’administration complète du personnel et l’accompagne depuis son entrée en service jusqu’au terme de sa carrière.
En tant qu’assistant e de direction, vous travaillez en étroite collaboration avec la Direction du Département, lui apportez une aide permanente, une simplification de ses tâches en matière de gestion du temps, de gestion des relations avec les tiers, d’anticipation, de préparation et suivi des dossiers et d’organisation du bureau.
**Vos tâches**
- Vous planifiez, organisez et préparez les réunions de travail (disponibilité des intervenants, réservation des locaux, préparation des dossiers et des supports de communication, etc.) et en assurez, si demande, le suivi et la rédaction des comptes rendus ;
- Vous assurez le secrétariat des comités de négociation et de concertation syndicales : organisation des séances, établissement de l’ordre du jour en collaboration avec la Direction, envoi des convocations, rédaction des protocoles et des procès-verbaux ;
- Vous assurez le bon déroulement des procédures de licenciement : transmission des rapports, organisation, convocation et rédaction du procès-verbal des commissions d’audition ;
- Vous assurez la traduction du français vers le néerlandais de tous les documents réglementaires du département RH, les notes et ordres de service, les courriers et assurez la relecture et la vérification des traductions réalisées par les collègues des services RH ;
- Vous gérez l’agenda et traitez les courriers et mails entrants, rassemblez les informations et préparez les projets de réponse ;
- Vous traitez les demandes et assurez une bonne prise en charge des demandeurs : vous communiquez et fournissez des informations exactes et complètes auprès des différents partenaires internes (référents RH, service communication interne, ligne hiérarchique, etc.) et externes (CPAS, autres communes, Cohezio, etc.), leur expliquez les procédures à suivre, les informez de l’état d’avancement des dossiers, les orientez le cas échéant vers les personnes adéquates et compétentes ;
- Vous enregistrez, reproduisez, classez et archivez les documents (manuellement e/ou sur matériel informatique) et tenez à jour les fichiers ;
- Vous gérez la documentation du Département (Strada Lex, orientations, statut des administrations locales et provinciales, etc.) et leur diffusion auprès des services concernés ;
- Vous réceptionnez et filtrez les appels téléphoniques de la Direction et assurez l’accueil des visiteurs ;
- Vous assurez une supervision des tâches déléguées à l’agent d’accueil.
**Employeur**:
Le Département des Ressources Humaines a pour mission de mettre à disposition de l’administration le personnel nécessaire à la réalisation de ses activités et d’assister les départements dans la gestion des ressources humaines en privilégiant le développement des compétences et de conditions de travail harmonieuses et favorables à la motivation des membres du personnel et à leur épanouissement personnel. Il assure l’administration complète du personnel et l’accompagne depuis son entrée en service jusqu’au terme de sa carrière.
**Compétences**:
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de **Bachelier **reconnu par la Communauté Française ou NARIC Vlaanderen ;
- Vous êtes **bilingue** **français-néerlandais** ;
- Vous avez au moins **2 ans d’expérience** dans une **fonction administrative** ;
- Vous justifiez d’un intérêt pour les **ressources humaines** ;
- Vous avez une excellente maîtrise de Word, Excell, Outlook ; la connaissance de Powerpoint est un atout;
- Vous avez d’excellentes compétences organisationnelles : vous êtes capable de définir les priorités, d’établir des échéanciers et de respecter les délais ;
- Vous avez une très bonne aisance relationnelle : vous êtes capable d’assurer un bon accueil et avez le sens du contact et de bonnes aptitudes à la communication ;
- Vous avez d’excellentes compétences rédactionnelles dans les deux langues nationales ;
- Vous agissez en toute neutralité, faites preuve de discrétion et de diplomatie : vous garantissez la confidentialité des
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