Assistant

il y a 1 semaine

Brussels, Belgique NATO - OTAN Temps plein

**1. SUMMARY**

The Joint Intelligence and Security (JIS) Division, under the leadership of the Assistant Secretary General for Intelligence and Security (ASG I&S), comprises two principal pillars: Intelligence - headed by the Deputy ASG for Intelligence; and the NATO Office of Security (NOS) - headed by the Deputy ASG for Security.
- Intelligence is responsible for ensuring the situational awareness of the North Atlantic Council and the Military Committee, for the analysis of the indications and warnings in support of the NATO Crisis Response System and for the development of intelligence policies and capabilities for NATO. Its functional areas address: intelligence analysis and production, intelligence policy and capability development.
- The NOS is responsible for the overall coordination of NATO security among member Nations, NATO civilian and military bodies as well as International Organisations and partner countries. It is also responsible for the security of the NATO Headquarters and its personnel in Brussels and abroad on mission and in satellite offices, and for the protection of the Secretary General. Its functional areas address: personnel, physical, information and industrial security, communication and information systems security (including cyber defence); counter intelligence and counter espionage; threats from terrorism; close protection; security force services; fire and first aid.
- The incumbent, under the supervision of the Executive Officer, provides assistance related to divisional budgetary, financial, human resources and administrative requirements through inputs in and updates of the tools used. S/He ensures the timely preparation of all relevant documents and files in accordance with the established regulations and procedures and provides guidance and support to the divisional staff to enable an efficient processing of administrative matters. S/He is the Divisional focal point for the maintenance, updating and improvement of the Information and Knowledge Management tools and platforms.**2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE**

**ESSENTIAL**
The incumbent must:

- have a good general education at least to higher secondary level;- possess at least 4 years' previous experience of administrative support duties;
- have proven organisation and coordination skills;
- have experience of budgetary and financial support duties;
- have excellent knowledge of Information and Knowledge Management (IKM);
- have proven experience working with SharePoint as a content manager;
- possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in one; and II (“Elementary”) in the other;
- be familiar with Enterprise Resource Planning tools.

**DESIRABLE**
The following would be considered an advantage:

- experience of working in a major international organisation or international environment;- a higher level in the other NATO official language.

**3. MAIN ACCOUNTABILITIES**

**Planning and Execution**
Assist with the day-to-day administration of the Section. Finalize general correspondence and documents, prepare presentations and create tables of figures. Prepare staff mission and hospitality requests. Organise own workload to ensure the accurate and timely execution of duties. Act as the back-up for the Assistant Secretary General’s Executive Assistant during her/his absence. Fill in for Divisional administrative assistants as needed.

**Financial Management**
Process supply and commitment requests submitted by different Services/Sections and invoices received from suppliers. Execute budget transfers and input data in ERP. Produce regular financial summary reports.

**Information Management**
Process sensitive management documents where the utmost discretion is required. Keep informed of upcoming activities. Answer enquiries and incoming phone calls and maintain assigned Outlook agendas. Draft routine memoranda and cover letters as required. File correspondence and documents and administer classified files. Maintain an effective follow-up and/or reminder system for pending actions within the Section and Division. Maintain, update and improve Divisional Information and Knowledge Management tools, including the tasker tracker and Sharepoint.

**Knowledge Management**
File electronic and paper correspondence and documents paying close attention to version control. Maintain up-to-date databases. Update relevant information portals and divisional team sites.

**Stakeholder Management**
Establish good working relationships with all divisional staff and with relevant stakeholders inside and outside the Organisation.

**Expertise Development**
Improve own administrative, language and computer skills on a continuous basis. Engage with stakeholders in the areas of budget, finance and HR to become a divisional expert on International Staff administrative procedures. Liaise with other Assistants within the Division to leverage knowledge.

**Organisational Efficiencies

  • Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Do you have some experience as an assistant? Do you want to work in an international company in Brussels ? Do you speak English and French? We have the right job for you! For one of our international clients, we are currently looking for an assistant to start as soon as possible. As an assistant (M/F/x), you will have the following...

  • Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half est actuellement à la recherche de Young Potentials. Robert Half est actuellement à la recherche de Young Potentials. Vous serez diplômé cette année et vous cherchez votre première expérience professionnelle ? Ou êtes-vous simplement à la recherche d'un job étudiant pour l'été ? Alors n'hésitez pas à contacter Robert Half...

  • Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Ligue Braille Temps plein

    **La Ligue Braille recherche un(e) assistant(e) social(e) à temps plein pour un** **remplacement pour le Hainaut oriental (Arrondissement de Charleroi - Entité** **de La Louvière - Mons - Soignies)** **A propos de l’employeur** La Ligue Braille est une ASBL active dans toutes les régions du pays. Plus de 16 000 personnes aveugles et malvoyantes font...

  • Management Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Management Assistant (2305382) Bruxelles, BelgiqueSalaire: €3500 - €4200 per monthPour l’un de nos clients, une structure à taille humaine active dans le secteur de la consultance, nous recrutons un.e Management Assistant. Dans cette fonction, vous soutiendrez un Partner dans son administration quotidienne, et travaillerez sur des projets transversaux...

  • Assistant RH

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour notre client, Robert Half recherche un **Assistant RH (H/F/X)**. Il s'agit d'une mission d'intérim en vue d'engagement. Pour notre client, Robert Half recherche un **Assistant RH (H/F/X)**. Il s'agit d'une mission d'intérim en vue d'engagement. Notre client est situé en région liégeoise et est actif dans le secteur de la construction. **Dans le...

  • Personal Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une fonction complète enthousiasmante comme Personal Assistant où vous pourrez être le bras droit de la responsable RH ? Vous souhaitez vous développer au sein d'une société active dans le secteur de la Chimie dans la région liégeoise ? Vous avez en plus de cela une très bonne connaissance de l'anglais ?...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une fonction d'Assistant de direction dans la région de Liège ? Vous avez une bonne maîtrise du néerlandais et de l'anglais ? Vous avez une expérience en comptabilité ? Postulez maintenant ! En tant qu'**Assistant de direction**, vos tâches seront les suivantes: - Vous assurez la première ligne par mail...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Personal Assistant FR/NL** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e)** Personal Assistant FR/NL** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. Notre client est une entreprise active dans le **secteur** **de...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'une opportunité en tant qu'Assistant de direction sur Liège ? Vous avez au minimum 3 années d'expérince dans le secteur industriel ? Vous avez une excellente maîtrise de l'anglais ? Postulez maintenant ! Dans le cadre de cette fonction d'**Assistant de direction**, vos principales missions sont?: - Vous...

  • Management Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Belgium Temps plein

    Pour l’un de nos clients, une structure à taille humaine active dans le secteur de la consultance, nous recrutons un.e Management Assistant. Dans cette fonction, vous soutiendrez un Partner dans son administration quotidienne, et travaillerez sur des projets transversaux avec 3 autres Management Assistants. Les bureaux sont situés à Bruxelles-Sud et...

  • Sales Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Sales Assistant** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e)** Sales Assistant** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. Notre client est une entreprise en pleine expansion active dans le **secteur immobilier. **Vous rejoindrez une petite équipe...

  • Assistante de Direction

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche un(e) Personal Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Ixelles et facile d'accès en transports en commun. Robert Half recherche un(e) Personal Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Ixelles et facile d'accès en transports en commun. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique SMT Africa Temps plein

    **SMT Africa** - distributeur officiel de Volvo Construction & Equipment, Volvo Penta et Volvo Trucks - propose une large gamme de produits dans une vingtaine de pays d’Afrique Centrale et de l’Ouest. Basée à Bruxelles (Belgique), SMT Africa coordonne l’acheminement des véhicules et pièces détachées vers les différentes filiales africaines...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la consultance. Les responsabilités principales de Polyvalent...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Intelect Temps plein

    Vous cherchez un poste administratif ? Vous aimez travailler de manière indépendante et vous souhaitez faire partie d'une entreprise de renommée internationale ? Vous êtes le nouvel assistant de direction que nous recherchons ! L'entreprise est un prestigieux cabinet d'avocats. Ils recherchent un nouvel assistant de gestion pour une équipe...

  • Financial Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Temps plein

    Voor een van onze klanten is **Robert Half** momenteel op zoek naar een voor een **Financial assistant (M/V/X**) voor een interim contract met zicht op een vast contract. Het bedrijf, een internationaal bedrijf actief in de constructie en immobiliën sector, is gevestigd in **Brussel**. **Als Financial assistant (M/V/X) zijn uw verantwoordelijkheden als...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Personal Assistant **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e)** Personal Assistant **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. Notre client est une entreprise internationale active dans le **secteur légal. **Vous...

  • Assistant Accountant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een Assistant Accountant voor een voor een innovatief bedrijf gelegen te Evere. Robert Half is momenteel op zoek naar een Assistant Accountant voor een voor een innovatief bedrijf gelegen te Evere. Onze klant is actief in de Logistieke Sector. De verantwoordelijkheden voor deze functie als Assistant Accountant...

  • Personal Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Personal Assistant **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e)** Personal Assistant **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. Notre client est une entreprise active dans le **secteur juridique. **Vous rejoindrez un cabinet d'avocat en pleine...

  • Insurance Assistant

    il y a 7 jours

    Brussels, Belgique Oliver James Associates Temps plein

    **ASSISTANT D'ASSURANCE TRILINGUE - COMPAGNIE INTERNATIONALE- BRUXELLES** Oliver James est à la recherche d'un assistant d'assurance ! Plus précisément, nous recherchons un jeune diplômé trilingue à la recherche d'un CDI: Vous parlez le **néerlandais, le français et l'anglais** et vous rêvez de démarrer votre carrière au sein d'une entreprise...