Faculteitssecretaris

**1 - Werken bij de VUB**:
Ben jij onze **faculteitssecretaris **die graag de tanden zet in** de administratieve leiding en organisatie van de faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie**?

VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien.

De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo’n **4000 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; **een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van **EUTOPIA**, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

**2 - Functiebeschrijving**:
Als faculteitssecretaris sta je in voor de administratieve leiding en organisatie van de faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie, dit onder de verantwoordelijkheid van de decaan en in overleg met de facultaire beleidsorganen.

Een greep uit jouw takenpakket:

- Je bent verantwoordelijk voor de **organisatie, coördinatie, planning en werking van het faculteitssecretariaat**;
- Daarnaast geef je **dagelijkse leiding aan de 7 medewerkers** (profielen administratief medewerker, administratief deskundige, beleidsmedewerker) van het faculteitssecretariaat;
- Je ondersteunt de Decaan en de beleidsorganen van de faculteit op **beleidsmatig en administratief vlak** en je bent verantwoordelijk voor de **communicatiedoorstroming** tussen het faculteitssecretariaat en de bevoegde organen;
je informeert en overlegt met de Decaan, met wie je een 'tandem' vormt.
- Je woont **facultaire en universitaire vergaderingen** bij, rapporteert hierover en staat mede in voor de uitwerking en uitvoering van beslissingen;
- Je fungeert als **centraal aanspreekpunt** voor collega's uit administratieve diensten van de VUB en academisch personeel van de faculteit.
- Je **adviseert en ondersteunt** belanghebbenden en betrokken binnen de faculteit over beleidsvragen en - thema's op het gebied van reglementen, compliance en procedures;
- Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van **personeelszaken **(zowel academisch personeel als administratief-technisch personeel) en voor **onderwijs
- en studentenadministratie**;
- Je staat mee in voor het opstellen en tijdig uitvoeren van het **facultair beleid(splan)** en de actiepunten uit facultaire bestuursorganen.
- Tot slot sta je in voor de **financiële opvolging** van de werking van het faculteitssecretariaat en het decanaat.

Je gaat flexibel om met onverwachte problemen en wisselende arbeidsomstandigheden.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, **in combinatie met thuiswerk.**

**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- Je hebt een **masterdiploma** of gelijkwaardig door ervaring;
- Je hebt werkervaring in een **administratief sturende functie**;
- Je bent in staat om vanuit **een vernieuwende visie veranderingen te initiëren, vorm te geven en te begeleiden**, met oog voor processen, organisatie en communicatie, om zo duurzame resultaten te behalen;
- Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het **Nederlands**;
- Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (**MS Office**) zijn excellent;
- Je bent een echte **people manager**: je bent in staat een team te motiveren, aan te sturen en te evalueren; je kan zeer goed leidinggeven aan medewerkers. Tegelijk ben je luistervaardig en dienstbaar t.a.v. studenten en personeel;
- Je bent een geboren **organisator en multitasker**, proactief, sterk in coördinatie; je bent in staat om tijdig problemen te detecteren en een efficiënte oplossing voor te stellen; je bent besluitvaardig en doordacht handelend; je kan vlot 'brandjes blussen';
- Je bent in staat om je **aan te passen** aan wijzigende omstandigheden (qua werkplek, takenpakket en organisatiestructuur);
- Je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt of bij een tegenslag;
- Met je **pragmatische ingesteldheid** zoek je actief mee naar oplossingen en doe je voorstellen tot optimalisering van de werking;
- Je hebt strategisch inzicht ihkv langetermijnplanning en change management;
- Tot slot stellen je **diplomatieke vaardigheden en je kennis van de universiteitsstructuren** (op korte termijn te verwerven) je in staat om de vitale schakel te zijn tussen centrale administratie, facultaire structuren, personeel en studenten.

VUB wil een** weerspiegeling zijn van de maatschappij** waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

**4 - Aanbod**: