Consulent Logistiek

Studieniveau- Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)
- Graad- Consulent- Plaats van tewerkstelling- CSD OVL - MIDDELEN - LOG EN FIN BEHEER
Groendreef, 9000 Gent- Uiterste inschrijvingsdatum- 27.12.24- Referentienummer- 116777/S5NR**Jobomschrijving**:
Administratieve ondersteuning bieden aan de dienst in het algemeen en instaan voor het beheer en de verwerking van logistieke dossiers in het bijzonder ten einde een professioneel en klantgericht beheer van de werkingsmiddelen te bekomen.

**Als technische deskundige**
Op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.
- De ploeg op technisch gebied adviseren en de sectiechef L&F eindbeslissingen voorstellen.
- Steun verlenen bij de coördinatie van de logistieke dossiers.
- Adviezen geven in het kader van specifieke logistieke dossiers.
- Dossiers of situaties vanuit technisch oogpunt analyseren.
- De werkprocedures en -processen beschrijven.
- Analyseren van de werking van de processen vanuit een streven naar optimalisatie
- Deelnemen aan werkgroepen, vergaderingen, projecten over thema's in de activiteitendomeinen.
- De contacten met de externe partners zoals de Regie der Gebouwen verzekeren.

**Als dossierbeheerder**
Dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- De dossiers over de verschillende domeinen van de logistiek beheren (infrastructuur, uitrusting, beheer van het magazijn, onderhoudspersoneel)
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
- De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels.
- De kernelementen van het dossier opsporen, analyseren en structureren.
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.
- Een kwantitatieve en kwalitatieve controle uitvoeren van de door derden uitgevoerde werkzaamheden en de door hen geleverde diensten, benodigdheden en facturen.
- Marktonderzoeken uitvoeren en de investeringsdossiers voorbereiden.
- Risicoanalyses maken in zijn activiteitendomein.

**Als helpdesk**
Technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.
- Antwoorden op specifieke werkaanvragen en de uitvoering ervan organiseren.
- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
- Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.
- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.
- Documenten, brochures, informatieter beschikking stellen van de klanten.

**Als Planningsdeskundige**
De uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.
- Het beheer verzekeren van de routinematige opvolging
- De actieve opvolging van de dossiers beheren en toezien op de uitvoering ervan.
- Zich ervan vergewissen dat elk lid van de ploeg de specifieke technische richtlijnen en de procedures eigen aan de sectie goed naleeft.
- De binnenkomende post of mails alsook de functionele mailbox beheren.
- Instaan voor de goede uitvoering van de vastgelegde procedure en de referentiepersoon ervan zijn.
- Instaan voor het agendabeheer van de dienst
- Overeenkomstig de veiligheidsregels en de regels op het gebied van welzijn op het werk controleren of elk personeelslid van de werkplaats de geschikte werkkledij en naargelang van de uitgevoerde taken het daartoe voorziene veiligheidsmateriaal draagt

**Als Logistieke ondersteuning**
Logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
- De voorraden en de bestellingen beheren.
- Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de wisselstukken.
- Het logistieke materiaal/het gereedschap reserveren of erin voorzien voor de uitvoering van de dagelijkse taken
- De verschillende inventarissen bijhouden.
- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en formulieren opstellen.
- Presentaties, principenota's, brochuresopstellen