Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Hiring Path:
- Open to the public
Who May Apply/Clarification From the Agency:
For USEFM - FP is 07. Actual FP salary determined by Washington D.C.
All Interested Applicants / All Sources
Post policy update: Inbound USEFM applicants DO NOT have to wait until they are within 90 days of arriving at post to apply.
Security Clearance Required:
Public Trust - Background Investigation
Appointment Type
Permanent
Appointment Type Details:
Marketing Statement:
We encourage you to read and understand the Eight (8) Qualities of Overseas Employees before you apply.
Summary:
The work schedule for this position is Full Time (38 hours per week)
Supervisory Position:
No
Relocation Expenses Reimbursed:
No
**Duties**:
Job holder is the first point of contact for visitors and callers to the Management section and provides a wide range of office management and administrative support functions for the Management Office: General Services Officers, Management Counselor, Management Officer, Joint Administrative Services (JAS), and the Mission.
**Assistance to Management Officers**
- Schedules appointments and maintains calendars for Management Counselor and Management Officer.
- Assists customers when they check-in or check-out and directs them to appropriate offices.
- Take notes on conference calls and disseminates to all JAS U.S. Direct-Hire officers.
- Compiles survey scores and comments for distribution.
- Coordinates with all Management sections to identify contacts for year-end gratuities; orders gratuities.
- Drafts Management invitee lists for multiple representational functions throughout the year.
- Processes Country Clearances for the Management section and drafts travel orders and travel vouchers.
- Serves as SAFE manager, sending out alerts and accountability events to the entire Tri-Mission community.
- Sets up and manages virtual meetings on MS Teams, Webex, and Googlemeet for the Management Counselor and Management Officer.
**Mission Administrative Support**
- Acts as Knowledge Manager by assisting colleagues with Department of State software systems, such as the contacts database, the Onboarding Website for new arrivals, Extranet, and the Arrival and Departure System (ADS).
- Updates and sends out the duty officer book, phonebook and iPad, keeping track of all incoming and departing employees.
- Coordinates with JAS subsections to regularly update existing Management policies and works them through the clearance process.
- Compiles a list of all Brown Bags for all JAS sections, schedules the dates, and advertises in the weekly newsletter.
- Is Timekeeper for JAS/Management and Information Management Office.
- As PEGASYS Coordinator is point of contact for JAS to coordinate all input from JAS sections.
**Web Captain**
- Updates post reports, post profile site, extranet site, etc.
- Keeps SharePoint site up-to-date.
- Prepares and clears daily broadcasts, as well as the Brussels Broadcast compendium.
**Qualifications and Evaluations**:
- Requirements:
EXPERIENCE: Minimum of two years of experience as office manager or customer service manager.
JOB KNOWLEDGE: Desktop PC operations and software packages, including Outlook, MS Word, and Excel and enterprise virtual meeting platforms (MS Teams, Webex, and Googlemeet). Internet skills required. Must be able to quickly become fully conversant and knowledgeable about the provision of all Joint Administrative Services (JAS) services and of JAS's position in the Tri-Mission work environment.
- Education Requirements:
Two (2) years of post-secondary education.
- Evaluations:
LANGUAGE: Fluency in English. This may be tested.
SKILLS AND ABILITIES: Typing, office machine operations. Must possess good organizational and analytical skills. Must possess high level of interpersonal skills and have a customer-oriented attitude, including a facility in relating to customers. Ability to juggle multiple projects and self-prioritize. Must be able to work with mínimal supervision whilst also contributing to the success of operations as a whole. Must be flexible and adaptive to changing priorities. Excellent interpersonal skills required as position requires coordinating with data gathering from many disparate departments. Able to prioritize multiple tasks with mínimal supervision. Adapt to the changing environment and needs of the section.
**EQUAL EMPLOYMENT OPPORTUNITY (EEO)**: The U.S. Mission provides equal opportunity and fair and equitable treatment in employment to all people without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, disability, political affiliation, marital status, or sexual orientation.
- Qualifications:
**Benefits and Other Info**:
- Benefits:
- Agency Benefits:
Locally Employed Staff, including Members of Household (MOHs), and Third-Country Nationals (TCNs), working at the U.S. Mission in Brussels may receive a compensation package that may include extra-legal benefits: life insurance, hospitalization insurance (family
-
Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Robert Half Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un **Assistant Administratif (H/F/X) disposant de solides connaissances en comptabilité**pour un remplacement (congé parental) à partir du **1er avril jusqu'en septembre/octobre**. Pour cette mission vous occupez **un poste à temps partiel (3/5) avec la possibilité de passer à un temps...
-
Assistant Administratif
il y a 6 jours
Brussels, Belgique Robert Half Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un **Assistant Administratif (H/F/X) disposant de solides connaissances en comptabilité**pour un remplacement (congé parental) à partir du **1er avril jusqu'en septembre/octobre**. Pour cette mission vous occupez **un poste à temps partiel (3/5) avec la possibilité de passer à un temps...
-
Assistante Administrative
il y a 6 jours
Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps pleinAssistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...
-
Assistant Administratif
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Synergie Temps plein**Description de fonction**: Afin de renforcer ses équipes, notre client est à la recherche d'un Assistant Administratif. En tant qu'assistant administratif, vos tâches principales seront les suivantes: - Assurer le suivi et l’encodage des factures entrantes et sortantes - Se coordonner avec le directeur financier concernant le suivi des factures -...
-
Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein**Administrative Assistant****: Vous êtes trilingue et prêt à relever de nouveaux défis dans un environnement de travail idéal ? Alors j'ai une bonne nouvelle pour vous ! L'une des plus grandes banques belges recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe à Bruxelles. - Region- Brussels- Contract type- Project...
-
Administrative Assistant
il y a 13 heures
Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps partielLooking for a part-time Administrative Assistant position? We have a job for you Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specializing in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants, Office...
-
Assistante Administrative
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps pleinICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client une Assistante Administrative en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistante Administrative aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens - Assurer la...
-
Assistante Administrative
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Sword Technologies S.A. Temps pleinDans le cadre du renforcement de notre Service Administratif, nous recherchons un(e) **Assistant(e) Administratif(ve)** dynamique et organisé(e), ayant un excellent sens du service et un bon esprit d’équipe. **Vos missions**: En tant qu’Assistant(e) Administratif(ve), vous serez un soutien essentiel au bon fonctionnement du service et aurez notamment...
-
Un Assistant Administratif/une Assistante
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Fedasil HQ Temps pleinFedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). L’Agence organise directement, ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité, ainsi que l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non...
-
Administrative Assistant
il y a 13 heures
Brussels, Belgique U.S. Embassy Brussels Temps pleinThe U.S. Embassy in Brussels is looking for an Administrative Assistant to join the Medical team. Oversees, directs, and executes all administrative functions and responsibilities for the Medical Unit as assigned by the Foreign Service Medical Specialists. Acts as a liaison and facilitator between the medical unit staff, Tri-Mission personnel and ancillary...
-
Administrative Assistant, Brussels
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique TN Belgium Temps pleinGentis Recruitment is the Belgian leading professional recruitment consultancy, specializing in the placement of candidates in permanent, contract & temporary positions with clients around the world.The 2 Belgian offices specialize in the recruitment of IT, construction, real estate, finance & engineering.We are seeking a highly organized and detail-oriented...
-
Administrative Assistant
il y a 13 heures
Brussels, Belgique AMERIKAANSE AMBASSADE Temps pleinFunctieomschrijving The U.S. Embassy in Brussels is looking for an Administrative Assistant to join the Medical team. Oversees, directs, and executes all administrative functions and responsibilities for the Medical Unit as assigned by the Foreign Service Medical Specialists. Acts as a liaison and facilitator between the medical unit staff, Tri-Mission...
-
Assistant Administratif
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Paternoster, Van Cauwenbergh et Polleunis, Société Notariale Temps plein**Votre rôle** En tant qu'assistant administratif, vos taches sont: - l'accueil des clients et accueil téléphonique - la prise de rendez-vous et récolte des premiers renseignements - l'ouverture de dossier - le classement divers et la préparation de copies et leur envoi - la gestion du post-acte (envoi de pièces, contrôle de certaines pièces et...
-
Assistante Administrative
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique DESMOSIA Temps pleinActuellement, pour notre partenaire, société liégeoise, à rayonnement international, nous recrutons une _**Assistante de direction**_**, H/F/X** pour soutenir la direction dans le suivi administratif des tâches: **Votre mission**: - Accueil et communication : Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et fournir...
-
Administrative assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Axis Group - HR Advisor Temps pleinBecome our Administrative Assistant and be part of a dynamic team in the Real Estate sector!Are you a pro at administration and communication? As an administrative assistant with our client, you will play a key role in the team, responsible for a variety of tasks such as managing correspondence, drafting documents and coordinating annual updates. With a...
-
Assistants Administratifs
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Werkenvoor.be Travailler.pour Temps plein**Code de sélection**: - AFG24169**Langue**: - Français**Diplôme**: - Secondaire supérieur - Bachelier **Type de contrat**: - Statutaire**Niveau de fonction**: - C**Type de recrutement**: - Marché interne - Recrutement externe **Durée**: - Durée indéterminée**Lieu de travail**: - 1000 Bruxelles - 1060 Saint-Gilles - 1130 Haren - 1190...
-
Assistant Administratif
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Location** BRUXELLES **Office** Bright Plus Bruxelles **Phone number** +32 (0)2 289 06 90 **E-mail** **Description** En tant que assistant(e) vous aidez et soutenez une équipe de notaire dans la gestion de dossiers: - Vous ouvrez et complétez les dossiers. - Vous faites des recherches auprès des administrations. - Vous avez des contacts...
-
Assistant Administratif Français-anglais
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Unique Temps plein**Description**: Notre client recherche un **Assistant Administratif Français-Anglais** (h/f/x) pour son département Engineering. Vos tâches seront principalement: - Création, compilation et envoi de la documentation à fournir avec les machines produites par notre client (analyse des commandes, constitution des dossiers, gestion des manuels...
-
Assistante Administrative Technique
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Actief Interim Temps pleinPour notre client, une société active dans le secteur de l'éclairage routier, nous sommes à la recherche pour entrée immédiate d'une secrétaire assistante administrative technique.Votre mission consiste à la gestion administrative des chefs de projets (rédaction de courriers (en français uniquement), classement, scan, demandes...
-
Assistant Administratif
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Equans Temps pleinAssistant administratif - Codex | Base militaire d'Amay **Offer ID**: - 55847**Métier**: - / Engineering**Contract type**: - Assistant administratif - Codex | Base militaire d'Amay**Schedule**: - Full-Time**Country**: - BelgiumVous cherchez un rôle vital au sein d’un de nos clients, basé à la base militaire d’Amay ? Rejoignez Equans en tant...
