Administrative Assistant

il y a 7 jours


Asse, Belgique Novellas Healthcare Temps plein

Contract
- Pharmaceutical
- Are you a teamplayer with a possitive attidude? Able to manage different parallel tasks with a high level of accuracy? Read on to find out more...

**Vacancy information**:
You contribute to the development, maintenance and execution of compliance and training strategies. This entails enabling fit for purpose processes and tools and facilitating the right organisational culture in order to ensure reconstructable and trustworthy data that support internal decisions and external scrutiny. Responsible for day-to-day compliance and training support. This means ensuring employees receive the right training at the right time, ensuring all required procedures, tools and documents are clear, up to data and accessible and ensuring data and material transfer and archiving is organized such that all is findable, accessible and complete. Finally, monitoring of compliance and continuous improvement via meaningful metrics and adequate communication and collaboration. 1 day/week you go to the office in The Campine (De Kempen).

Key responsibilities include:

- Archiving and data transfer:_
- Act as Record Coordinator to ensure respond to questions and audits
- Manage archiving activities for internal & external data
- Maintain the archiving Portal
- Create entries for internal and external data
- Track and coordinate external data transfers to contracted archiving facilities
- Update tracking sheet as required
- Create Purchase Orders
- Identify and address gaps or opportunities to be more efficient/proactive or cost savings related to archiving and data transfer
- Procedures, documents, tools:_
- Provide administrative support for documents, maintain templates, approval process, reminders for timely updates,...
- Setup and maintain comprehensive information on portals and other SharePoint sites
- Training_:

- Manage access, training assignments and trouble shooting
- Assist training owners to ensure optimal training process
- Facilitate setting up a role-based-curricula and implement them
- Manage and maintain onboarding platform, tools & resources
- Identify and address gaps or opportunities to be more efficient/proactive about training
- Monitoring/metrics:_
- Generate quarterly compliance metrics; design the format, ensure oversight to details and deadlines, provide customized overviews to client groups
- Assist in developing compliance metrics/monitoring and continuous improvement beyond timelines

**Requirements information**:

- Proficient in English language
- Team player, able to work in global matrix
- Customer focused
- Detail oriented and quality minded
- Positive attitude and solution oriented
- Strong written and visual communication skills is a plus
- Proficient with designing visually attractive and structured SharePoint sites, Portal, training, metrics, communication messages is a plus
- Able to manage different parallel tasks with a high level of accuracy

Education & experience:

- Bachelor preferably in life sciences, science, administration or marketing
- Experience in Quality, Compliance or Operations role is a plus.

**Offer**:

- You will join a great team and may also work from home a few days a month. On top of your salary, you will receive meal vouchers, eco vouchers, 2 group insurances, hospital insurance, a mobile phone subscription, a telework allowance and an expense allowance.


  • Administrative Assistant

    il y a 16 heures


    Asse, Belgique Axians Temps plein

    Nous concevons et mettons en œuvre des solutions TIC, télécoms et audiovisuelles. Cela comprend aussi bien les logiciels que le matériel. Nos solutions sont toujours co-créées avec nos clients. Nous aimons les inspirer avec des technologies innovantes, autant que nous nous en inspirons nous-mêmes. Axians est une marque de VINCI Energies. En tant que...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine


    Asse, Belgique R.E.D. Laboratories S.A.N.V. Temps plein

    **R.E.D. Laboratories** zoekt Administratief bediende (M/V) Uw voornaamste taken zijn ter ondersteuning van zowel de Office/Finance - als de Labo Manager. Een heel gevarieerde job binnen een klein maar hecht team van 6 personen. U maakt facturen op en zorgt voor de financiële opvolging van klanten. U verzorgt telefonische contacten en mailverkeer met de...

  • Administrative Assistant

    il y a 15 heures


    Asse, Belgique R.E.D. Laboratories S.A.N.V. Temps plein

    **R.E.D. Laboratories** zoekt Administratief bediende (M/V) Uw voornaamste taken zijn ter ondersteuning van zowel de Office/Finance - als de Labo Manager. Een heel gevarieerde job binnen een klein maar hecht team van 6 personen. U maakt facturen op en zorgt voor de financiële opvolging van klanten. U verzorgt telefonische contacten en mailverkeer met de...


  • Asse, Belgique Hexvia Temps plein

    **L'entreprise** Créée en 1987, **POTIEZ-DEMAN** est une société Belge **spécialisée dans le déménagement** de particuliers et d’entreprises, le garde-meuble, le montage de meubles, le service lift et le transport. Depuis 2018, POTIEZ-DEMAN a rejoint le** G**roupe** HEXVIA, leader français** dans le secteur du déménagement avec plus de 1000...

  • Business Unit Assistant

    il y a 5 jours


    Asse, Belgique VINCI Temps plein

    Vous êtes assistante de direction avec ou sans expérience, et vous avez obtenu un Bachelier en Secrétariat de Direction ? Vous avez un sens élevé de l’organisation et du suivi administratif avec beaucoup de rigueur ? Vous êtes parfaitement bilingue (français / néerlandais) avec de bonne connaissances en anglais ? Pour finir vous êtes quelqu’un...

  • Dispatcher Assistant

    il y a 2 semaines


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Vos responsabilités**: **Votre profil**: En tant que Dispatcher Assistant, vous contribuez au déploiement optimal des ressources disponibles (chauffeurs et camions internes et/ou externes) par l'attribution correcte des trajets planifiés ainsi que par un suivi administratif sécurisé afin de fournir un service optimal aux clients. - Coordonner et...


  • Asse, Belgique Trixxo Temps plein

    **Description de l'emploi**: En tant qu'assistant, vous soutenez le responsable dans les tâches suivantes: - Vous êtes responsable de la planification opérationnelle de toute la distribution, y compris des chauffeurs et des préparateurs de commandes. - Vous suivez les heures travaillées par le personnel. - Vous vérifiez et approuvez les factures...

  • Sales & Management Assistant

    il y a 15 heures


    Asse, Belgique VINCI Energies Young Talents Days Temps plein

    Vous avez au moins **3 ans d’expériences** dans une fonction **administrative** au sein d’une équipe de **vente** ? Vous maitrisiez le **français** et le **néerlandais**, et vous avez un bon niveau **d’anglais** ? Les tâches répétitives ne vous effraient pas et vous avez la capacité de revoir votre planning hebdomadaire en fonction des...

  • Sustainability Assistant

    il y a 7 jours


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Vos responsabilités**: En tant que Sustainability Assistant vous offrez du support à l'équipe responsable du développement durable, vous assurez le suivi de certains projets et vous intervenez dans différents domaines, tels que “Health & Nutrition”, “Sustainable Private Brands” et “Zero Waste". - Vous êtes responsable de la préparation du...

  • Assistant Health

    Il y a 3 mois


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Ce que vous allez faire**: En tant qu'**Assistant Health & Safety**, vous êtes responsable d'effectuer diverses tâches opérationnelles et administratives de manière autonome, proactive et en toute confidentialité au sein du service "Health & Safety", afin de garantir un support efficace et optimal. - Responsable de la préparation dashboards "Health &...


  • Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Vos responsabilités**: En tant qu'Assistant(e) Optimisation & Expert Inbound, vous serez chargé(e) d'effectuer diverses tâches administratives et opérationnelles liées au transport international et à l'exportation de marchandises afin d'apporter un soutien optimal au département. - Suivi des dossiers d'exportation (par exemple, traitement des...

  • Assistant Inbound Optimization

    il y a 2 semaines


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Vos responsabilités**: En tant qu'Assistant(e) Optimisation & Expert Inbound, vous serez chargé(e) d'effectuer diverses tâches administratives et opérationnelles liées au transport international et à l'exportation de marchandises afin d'apporter un soutien optimal au département. - Suivi des dossiers d'exportation (par exemple, traitement des...

  • Business Unit Assistant

    il y a 15 heures


    Asse, Belgique VINCI Energies Young Talents Days Temps plein

    **La fonction** - Vous travaillez en étroite collaboration avec le **Business Unit Manager et les Project Managers**: - Vous participez à **l’établissement** des **offres** pour les parties administratives. - Vous aidez à faire les **commandes** et leurs **suivis** pour les **projets**: - Vous vous occupez des divers **courriers**...

  • Assistant Customer Care

    Il y a 5 mois


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Ce que vous allez faire**: Assistant(e) service client chez Delhaize ? C'est contribuer à la satisfaction maximale des clients ! Vous êtes responsable de l'accueil téléphonique des clients et du suivi administratif et organisationnel des dossiers. Avec votre équipe, vous offrez un service à la clientèle correct et fluide. - Vous traitez et suivez...


  • Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Vos responsabilités**: En tant que **Category Assistant**, vous êtes responsable de l'organisation opérationnelle et administrative d'une filière (filire Fresh : catégorie produits laitiers). Vous accompagnez le(s) Filière Manager(s) et les Category Managers dans la gestion de l’assortiment et la préparation de la gestion de la promotion, dans le...

  • Customer Care Assistant

    Il y a 2 mois


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Ce que vous allez faire**: **Assistant(e) service client chez Delhaize ? C’est contribuer à une satisfaction client maximale !** Vous êtes responsable du service téléphonique pour les clients ainsi que du suivi administratif et organisationnel des dossiers. Avec votre équipe, vous offrez un service client précis et efficace. **Vos...

  • Dsd & Local Assistant

    Il y a 2 mois


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Ce que vous allez faire**: En tant que **DSD & Local Assistant**, vous apportez un soutien administratif et opérationnel aux fournisseurs ainsi qu’au DSD & Local Coordinator. Vous contribuez ainsi à la réalisation des objectifs du service et à l'efficacité de l'organisation. **Responsabilités** - **_ Gestion de l'assortiment :_** Vous contribuez...


  • Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Ce que vous allez faire**: CDD = contract van bepaalde duur (janvier 2025 - juillet 2025) En tant qu'**Assistant(e) Optimisation & Expert Inbound,** vous serez chargé(e) d'effectuer diverses tâches administratives et opérationnelles liées au transport international et à l'exportation de marchandises afin d'apporter un soutien optimal au...

  • Category Expert Dairy

    il y a 2 semaines


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Vos responsabilités**: En tant que **Category Assistant**, vous êtes responsable de l'organisation opérationnelle et administrative d'une filière (filire Grocery). Vous accompagnez le(s) Filière Manager(s) et les Category Managers dans la gestion de l’assortiment et la préparation de la gestion de la promotion, dans le cadre de la stratégie...

  • Category Expert

    Il y a 7 mois


    Asse, Belgique Delhaize Temps plein

    **Vos responsabilités**: En tant que **Category Assistant**, vous êtes responsable de l'organisation opérationnelle et administrative d'une filière (filire Diary). Vous accompagnez le(s) Filière Manager(s) et les Category Managers dans la gestion de l’assortiment et la préparation de la gestion de la promotion, dans le cadre de la stratégie...