Secrétaire Administrative Et de Planification en Consultation Ophtalmologie

**Société**:
Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public et universitaire de référence, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous.

Dans ce cadre, il relève quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant son caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche.

Les chiffres clés qui caractérisent l’hôpital sont les suivants:
450.000 consultations/an

45.000 admissions/an

23.000 opérations chirurgicales/an

85.000 passages aux urgences/an

2900 accouchements/an

3200 collaborateurs dont 400 médecins

Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont les valeurs clés de l’hôpital. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action. Les réponses aux réalités sociales, la tolérance, le libre-examen et la capacité à se mobiliser au quotidien pour les patients, bruxellois et non-bruxellois, sont les moteurs de ses actions.

La quête de l’excellence en médecine de pointe et l’approche multidisciplinaire, font de l’hôpital une référence sur le plan national.

Le CHU St Pierre travaille également en étroite collaboration avec de nombreux partenaires comme les médecins généralistes, médecins spécialistes référents, les CPAS et les autres institutions d’aides et de soins en Région bruxelloise.

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est à la fois faire partie d’un hôpital ancré dans la Ville depuis plusieurs siècles et d’un réseau hospitalier moderne en développement rapide, CHORUS, plus grand réseau hospitalier en Belgique. Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est faire partie d’un groupe soudé, soutenant, au sein duquel chaque personne a sa place, afin d’offrir un service optimal. La satisfaction de nos patients et notre bien-être au travail sont nos priorités.

Les Hôpitaux Iris Sud et le CHU Saint-Pierre entreprennent un projet de groupement stratégique visant à consolider leur stabilité et à dynamiser leurs partenariats médicaux. Ce projet a pour ambition de préserver et renforcer la qualité des soins en offrant un environnement encore plus stimulant pour les professionnels de santé. Cette collaboration représente une belle opportunité de renforcer l’excellence de deux hôpitaux publics engagés, soutenus par des valeurs éthiques fortes et un attachement constant envers la santé publique.

**Fonction**:
Votre mission est d’’accompagner les équipes dans la transition liée au transfert de l’activité vers le site de Molière, dans le cadre du groupement avec HIS.

La secrétaire administrative et de planification assure le soutien administratif et organisationnel des activités et de la planification au sein du service d’ophtalmologie. Elle veille à l’optimisation continue du planning des consultations ainsi que du quartier opératoire. Pour cela, elle travaille en étroite collaboration avec l’infirmière-chef, la chef de pool, le responsable du quartier opératoire, l’agent de la cellule ressource, le chef de service, ainsi qu’avec l’ensemble des services supports de l’institution.

Son rôle principal est de coordonner les tâches liées à la gestion du temps, à l’organisation des boxes et à leur occupation optimale, tout en assurant une communication fluide entre les différents intervenants afin de garantir le bon déroulement des demandes d’examens techniques au sein du service.

Cette fonction requiert une excellente connaissance de la complexité du plateau d’ophtalmologie, notamment la diversité des examens techniques réalisés, la distinction entre les différentes salles d’examen, ainsi que les besoins spécifiques en matériel. La secrétaire devra également faire preuve d’une grande réactivité pour adapter quotidiennement les programmes.

Domaines d’intervention : consultations d’ophtalmologie diagnostiques et thérapeutiques, autres examens techniques du plateau d’ophtalmologie, et coordination entre l’équipe de planification et la coordinatrice du bloc opératoire.

Lien hiérarchique : Directrice des opérations et des achats, ainsi que la responsable des secrétariats.

**Vos responsabilités au quotidien sont**:

- Gestion de la planification:

- **Gestion du planning**général et hebdomadaire (annuel) du plateau d’ophtalmologie, repérer les plages vides des consultations. Les remplir au mieux en accord avec l’accueil et le responsable technique (pour les urgences en premier lieu).
- **Adapter le planning** de consultation et de salle d’op suite à l’absence des médecins : déplacer PG, techniciens, infirmières d’une consultation à l’autre, en accord avec l’accueil et le responsable technicien pour absorber l’absence.
- **Adapter la charge des patients** : renforcer les consultations qui débordent avec les ressources disponibles (PG, médecins, techniciens et infirmiers).
- **Gestion du planning d’urgence** et de la ré-orientation des appels pour les examens urgents (intra muros - patients hospitalisé CHU - et extra muros - demande de médecins traitants ou médecin d’hôpitaux partenaires)

2. Soutien administratif:

- Faire un can