Administratief Medewerker

Met zo’n 3900 medewerkers en een uitgebreid onderwijsnet kan de **Stad Brussel** beschouwd worden als een van de belangrijkste werkgevers van het Brussels Gewest. Het **Departement Stedenbouw** heeft als algemene missie een visie van de ontwikkeling van het grondgebied van de Stad Brussel te bepalen en uit te dragen, die o. a. doelstellingen opneemt met betrekking tot een verstandig beheer van middelen, koolstofneutraliteit, klimaatbestendigheid en polycentrisme; het ontwikkelt eveneens uitvoeringsstrategieën van deze visie door middel van plannen en reglementen (waaronder mobiliteit en parkeren), van stedelijke vernieuwingsprogramma’s, herinrichting van openbare en groene ruimten, en milieuprojecten. De dienst "**secretariaat en onthaal vergunningen**” staat in voor de administratieve behandeling van de gegevens, documenten en dossiers die betrekking hebben tot aanvragen tot stedenbouwkundige vergunningen, milieuvergunningen en stedenbouwkundige inlichtingen. Het onthaalt de burgers en verschaft algemene inlichtingen over de geldende procedures. µzij beheert anderzijds de administratieve opvolging van de dagdagelijkse taken in verband met het beheer van het secretariaat van de directie vergunningen en in verband met de overlegcommissie, met respect voor de geldende regelgeving en interne procedures. **MISSIE** Je bent verantwoordelijk voor het invoeren van gegevens met betrekking tot aanvragen voor stedenbouwkundige-, milieuvergunningen en stedenbouwkundige inlichtingen, in overeenstemming met de geldende wetgeving en interne procedures. Je ontvangt en informeert het publiek over algemene vragen over vergunningsaanvragen en stedenbouwkundige inlichtingen. Als eerste contactpersoon vertegenwoordigt je onze instelling door een goed indruk te geven en een kwaliteitsservice te bieden door elke aanvraag op dezelfde manier te behandelen. *** **VOORNAAMSTE TAKEN** - Je vult de gegevens met betrekking tot de aanvragen van stedenbouwkundige-, milieuvergunningen en stedenbouwkundige inlichtingen (in NOVA), vult de Excel tabellen aan - Je onthaal, informeert en begeleidt het publiek en de collega's in alles wat met de directie Vergunningen te maken heeft (vergunningsaanvragen, stedenbouwkundige inlichtingen, gemeentelijke premies, enz. - Je organiseert en/of volgt de agenda/planning op van afspraken voor voorafgaande stedenbouwkundige inlichtingen, raadpleging van dossiers die het voorwerp uitmaken van een openbaar onderzoek, archiefdossiers, indiening van vergunningsaanvragen, enz. - Je verzamelt, ordent, codeert en actualiseert alle informatie/documentatie over de zaken die door de directie Toelatingen worden beheerd - Laminaataffiches met betrekking tot stedenbouwkundige onderzoeken op het gebied van ruimtelijke ordening, stedenbouw en milieu en met betrekking tot besluiten op het gebied van stedenbouw. - Je scant de documenten/dossiers/plannen die worden afgegeven en ontvangen door de dienst Vergunningen, volgens de geldende procedures. Je controleert de kwaliteit, leesbaarheid en conformiteit van de documenten. - Je bent verantwoordelijk voor de fysieke en elektronische archivering van dossiers/documenten, archivering/migratie van gedigitaliseerde documenten in het informatiesysteem (netwerkboom, EDM, enz.) - Je deelt de nodige informatie mee aan de hiërarchie (voortgang van de verschillende taken die inherent zijn aan de dienst, voortgang van de digitaliseringsoperaties, ondervonden moeilijkheden, enz.) - Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs. Of Je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit voor een functie in de graad van assistent. - Je hebt een zeer goed niveau van het Frans en het Nederlands, zowel gesproken als geschreven. Dit is een vereiste voor de functie. - Je hebt graag verschillende contacten - Je gaat gestructureerd te werk - Ervaring in secretariaatswerk/ scannen/ telefooncentrale is een pluspunt - Je kan overweg met MS Office - Voltijds contract van onbepaalde duur - Maandelijks brutosalaris: minimum 2335,92 euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen). Je kan een schatting van je salaris berekenen via onze online loonsimulator. - Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering, pensioenplan voor contractuele medewerkers ten belope van 3% van het brutosalaris - Regelmatige bijscholing - Mogelijkheid om te telewerken - Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola) **INLICHTINGEN** - Bij het Departement HR - Dienst Werving Administratief Centrum Anspachlaan 6 (13de verdieping) 1000 Brussel 02 279 24 20 - Openingsuren: dagelijks van 8u30 tot 12u30,