Een Directieassistent Voor Het Operationeel

Functieomschrijving

Algemene context

De opdracht van het Operationeel Departement bestaat uit het beheer van de gemeentelijke infrastructuur om klanten, gemeentepersoneel én gebruikers van de openbare ruimte zo comfortabel en veilig mogelijk te ontvangen. Het departement zorgt ook voor een veilig en comfortabel vervoer van goederen en personen. Om die taken te vervullen, staan de volgende diensten ter beschikking: administratieve dienst, Gebouwenbeheer, Beheer van de Openbare Ruimte en Vervoer.

Als directieassistent werk je nauw samen met de directie van het departement. Je levert bijstand en speelt de rol van facilitator in haar taken op het vlak van tijdbeheer, organisatie van de relaties met derden, anticipatie, voorbereiding en opvolging van dossiers en organisatie van het kantoor.

Jouw opdrachten
- Je zorgt voor een strikte organisatie en proactieve structuur van de informatie die van rechtsreeks belang kan zijn voor de verantwoordelijken en de diverse betrokken partijen;
- Je maakt overzichtstabellen en volgt die op;
- Je registreert, reproduceert, klasseert en archiveert documenten (manueel of digitaal), werkt de bestanden bij en stelt statistieken op;
- Je ontvangt en filtert telefoonoproepen, bezoekers en vragen;
- Je analyseert en verduidelijkt het onderwerp van de vraag;
- Je behandelt de vraag, geeft juiste en volledige informatie aan interne en externe gesprekpartners, legt hen de te volgen procedures uit, informeert hen over de stand van zaken van de dossiers, eventueel wijs je hen naar de juiste en bevoegde personen door;
- Je behandelt briefwisseling, nota’s en verslagen of stelt die op;
- Je voert opzoekingen uit;
- Je beheert de agenda en de mailbox van de verantwoordelijken, plant en organiseert hun verplaatsingen;
- Je zorgt voor de planning, organisatie en voorbereiding van de vergaderingen van de verantwoordelijken (beschikbaarheid van de partijen, reservatie van lokalen, voorbereiding van dossiers en communicatiemiddelen, enz.) en je zorgt desgevraagd voor de opvolging en opmaak van de notulen (wekelijkse vergadering).

Profiel
- Je bent houder van een Bachelordiploma erkend door NARIC Vlaanderen of de Franse Gemeenschap;
- Je bent tweetalig Nederlands-Frans;
- Je hebt 2 jaar beroepservaring in een administratieve functie;
- Je hebt voeling met het technisch domein en bent in staat de technische informatie over de activiteiten van de verschillende technische diensten van het departement (Gebouwenbeheer, Beheer van de Openbare Ruimte en vervoer) te begrijpen en voor het publiek toegankelijk te maken;
- Je hebt een uitstekende beheersing van Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access;
- Je beschikt over goede schrijf
- en communicatievaardigheden;
- Je bent discreet en diplomatisch: je gaat vertrouwelijk om met de informatie en gegevens die je verwerkt;
- Je bent proactief en oplossingsgericht;
- Je houdt van organiseren en bent in staat prioriteiten te stellen;
- Je bent autonoom en kunt verslag van je werk uitbrengen;
- Je bent in staat om in duo te werken met een andere directieassistent.

Jobgerelateerde competenties
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Analyseren
- Zelfstandigheid
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een fijne en stimulerende werkomgeving waarin je jezelf kunt ontplooien;
- Voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (37u30/week);
- Aanvangswedde (zonder anciënniteit) van 2.633,99 EUR (brutomaandloon); daarbovenop kan een geldelijke valorisatie komen indien je al beroepservaring in de private en/of de publieke sector hebt;
- Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie (192,30 EUR bruto/maand);
- Maaltijdscheques (nominale waarde 8 EUR);
- Minstens 31 verlofdagen per jaar;
- Gratis abonnement (NMBS / MIVB / TEC / DE LIJN) ;
- Voetgangers
- en fietsvergoeding: 20 cent/km);
- Uitgebreid opleidingspakket voor nieuwkomers;
- Voorkeurstarieven in alle Iris Ziekenhuizen Zuid.

Plaats tewerkstelling

Gemeente Elsene
Elsensesteenweg 168 1050 ELSENE
- Toon op kaart

Bijlage: NL_Assistante de direction.pdf
PDF

Vereiste studies
- Academisch (gerichte) bachelor (ABA)

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Frans (zeer goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste J