Een Directieassistent-e Voor Het Departement Human

Functieomschrijving

Algemene context

De opdracht van het Departement Human Resources is de administratie te voorzien van het nodige personeel om zijn activiteiten uit te voeren en de departementen bij te staan bij het beheer van human resources door de ontwikkeling van vaardigheden en harmonieuze arbeidsomstandigheden te bevorderen die gunstig zijn voor de motivatie van de personeelsleden en hun persoonlijke ontwikkeling. Hij verzorgt de volledige administratie van het personeel en begeleidt hem vanaf zijn indiensttreding tot het eind van zijn loopbaan.

Als directieassistent-e werk je nauw samen met de Directie van het Departement. Je biedt permanente ondersteuning, vereenvoudigt hun taken op het gebied van tijdbeheer, beheert de relaties met derden, anticipeert, bereidt en volgt dossiers op en organiseert het kantoor.

Jouw opdrachten
- Je plant, organiseert en bereidt werkvergaderingen voor (beschikbaarheid van de partijen, reservatie van lokalen, voorbereiding van dossiers en communicatiemiddelen, enz.) en zorgt, indien gevraagd, voor de opvolging en opmaak van de notulen;
- Je verzorgt het secretariaat van de vakbondsonderhandelings
- en overlegcomités: organiseren van vergaderingen, opstellen van de agenda in samenwerking met de directie, versturen van oproepingen, opstellen van protocollen en notulen;
- Je zorgt voor het goede verloop van de ontslagprocedures: verzending van verslagen, organisatie, bijeenroeping en opstellen van de notulen van de hoorzittingen;
- Je staat in voor de vertaling van het Frans naar het Nederlands van alle reglementaire documenten van het HR Departement, dienstnota’s en dienstorders, correspondentie, en je leest en controleert de vertalingen uitgevoerd door de collega's van de HR-Departement;
- Je behandelt de aanvragen en zorgt voor een goede ondersteuning van de aanvragers: je communiceert en verstrekt nauwkeurige en volledige informatie aan de verschillende interne partners (HR-referenten, interne communicatiedienst, hiërarchische lijn, enz.) en externe partners (OCMW, andere gemeenten, Cohezio, enz.), legt hun de te volgen procedures uit, informeert hen over de voortgang van de dossiers en verwijst ze indien nodig door naar de juiste en bevoegde personen;
- Je registreert, reproduceert, classificeert en archiveert de documenten (manueel of digitaal), werkt de bestanden bij;
- Je beheert de documentatie van het Departement (Strada Lex, Status van lokale en provinciale besturen,, enz.) en de verspreiding ervan naar de betrokken departementen;
- Je ontvangt en filtert telefoonoproepen van de Directie en verwelkomt bezoekers;
- Je houdt toezicht op de aan onthaalmedewerker-ster gedelegeerde taken.

Profiel
- Je bent houder van een Bachelor diploma erkend door NARIC Vlaanderen of de Franse Gemeenschap;
- Je bent tweetalig Nederlands-Frans;
- Je hebt 2 jaar beroepservaring in een administratieve functie;
- Je hebt interesse in human resources;
- Je hebt een uitstekende beheersing van Word, Excel, Outlook; kennis van PowerPoint is een troef;
- Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden: je bent in staat prioriteiten te stellen, deadlines te stellen en deze na te leven;
- Je beschikt over zeer goede interpersoonlijke vaardigheden: je bent in staat om een warme welkom te bieden en hebt het gevoel voor contact en communicatieve vaardigheden;
- Je beschikt over uitstekende schrijfvaardigheden in beide landstalen;
- Je handelt neutraal, discreet en diplomatiek: je waarborgt de vertrouwelijkheid van de informatie en gegevens die u verwerkt;
- Je toont aanpassingsvermogen, flexibiliteit en bent stressbestendig;
- Je bent in staat om afstand te nemen en je emotioneel los te maken van een situatie, zelfs onder druk;
- Je voert je taken proactief en autonoom uit.

Jobgerelateerde competenties
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Analyseren
- Zelfstandigheid
- Flexibiliteit

Aanbod
- Een fijne en stimulerende werkomgeving waarin je jezelf kunt ontplooien;
- Voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (37u30/week);
- Aanvangswedde (zonder anciënniteit) van 2.633,99 EUR (bruto maandloon); daarbovenop kan een geldelijke valorisatie komen indien je al beroepservaring in de privé en/of de publieke sector hebt;
- Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie (192,30 EUR