Administratief Medewerker Alarmcentrale

Functieomschrijving Ben je gebeten door administratieve taken en kan je nauwkeurig werken met cijfers? werk je graag nauwkeurig en deadlines schrikken jouw niet af? Kom je graag in telefonisch in contact met klanten? Dan zijn wij op zoek naar jou Als administratief medewerker binnen ons team meldkamer zal je samen met het administratieve team in staan voor het dagelijks contract beheer, facturatieproces van onze klanten en ondersteuning bieden in commerciële dossiers. Dit hoort in jouw takenpakket: - Aanmaak van klanten en contracten in het CRM-facturatie systeem - Beheer van prijsaanpassingen in functie van wijzigingen in het betrokken dossier - Beheer van klanten informatie - Je verwerkt tickets opvolgend vanuit onze customerdesk afdeling met betrekking tot klanten informatie - Voorbereiding, facturatie en maand afsluitingen deadlines - Maken en onderhandelen van credit nota’s in functie van de opzegvoorwaarden - Beheer van contracten en de opvolging in mail en briefwisseling hierrond - Briefwisseling met klanten - Commerciële ondersteuning van het sales team: opmaken en overmaken van prijslijsten, raamovereenkomsten, offerte ondersteuning, eerstelijns feedback op klanten vragen, enz. - Je maakt deel uit als contactpersoon voor bepaalde klanten met betrekking tot hun vragen en opmerkingen over de facturatie - Interne taken zoals bestelbonnen voor leveranciers, opvolging van interne faciliteiten, enz. Profiel gezochte profiel - je werkt ordelijk volgens een vaste structuur - je bent heel nauwkeurig - je kan autonoom werken - je bent dynamisch ingesteld - je bent contactvaardig & commercieel ingesteld - je bent stressbestendig - je hebt affiniteit voor cijfers, bent analytisch - je kan initiatieven nemen - je kan standvastig zijn - je ben proactief - je bent leergierig - je bent een teamplayer - je hebt geen afschrik voor telefonische communicatie in het NL / FR - PC kennis: grondige kennis van Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams (advanced) en CRM Dynamics is een extra troef - je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans met goede noties van het Engels gevraagde opleiding - Opleiding in een administratieve richting met kennis van bedrijfsbeheer of relevant aan gelijkaardig opgebouwde ervaring Jobgerelateerde competenties - Personen onthalen en hun vraag identificeren - Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren E-mails behandelen - Documentatie zoeken die verband houdt met de activiteit van de organisatie of de dienst Documentatie doorsturen of archiveren - Klantendossiers administratief opvolgen (controle van de betalingen, leveringen,...) - Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies - Documenten coderen, klasseren en archiveren - De opmerkingen van de klanten verzamelen en doorsturen naar de dienst productie, marketing, onderzoek, ontwikkeling,... - Telefonische oproepen beantwoorden Klanten ontvangen Klanten informeren of oriënteren - Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren - Gegevens van de algemene boekhouding invoeren De boekingen registreren - Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren - Kopieerwerk verrichten - Verkoopsovereenkomsten opstellen Betalingen opvolgen Aanmanen bij onbetaalde rekeningen - Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren - Documenten invoeren en de lay-out verzorgen Documenten doorsturen en klasseren Aanbod Wat bieden wij? een voltijds contract (volgens paritair comite 317) met een aantal extra-legale voordelen. Deel uitmaken van een familiaal team karakter. Plaats tewerkstelling Regio Vilvoorde - Zaventem Vereiste studies - 3de graad technisch secundair onderwijs (TSO3) - gelijkwaardig door ervaring. Werkervaring - Beperkte ervaring ( < 2 jaar ) Talenkennis - Frans (goed) - Nederlands (goed) Rijbewijs - B Contract - Vaste Job - Voltijds - Dagwerk Plaats tewerkstelling - Regio Vilvoorde - Zaventem