Un Gestionnaire Administratif de Département

**_Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène._**

Il s'agit d'une attribution à durée déterminée qui s'oriente dans une perspective pérenne.

**Objectif de la fonction**

Le gestionnaire administratif de département a pour objectif d’apporter une aide administrative et logistique au chef de département dans l’exercice des différents axes de sa mission et de l’échéancier académique. Il travaille en étroite collaboration avec le chef de département et l’ensemble de son équipe pédagogique ainsi qu’avec les services administratifs concernés.

**Description de la fonction**

La description de la fonction n’est pas exhaustive et est sujette à adaptation en fonction de l’évolution constante des besoins des équipes pédagogiques.

Vos tâches couvriront les spécificités suivantes:

- Organisation logistique des évaluations_ (périodes de pré-session, per-session, post-session):

- Assurer la coordination de l'impression des examens, y compris pour les étudiants à besoin spécifique (ABS):

- Assurer les vérifications, les communications et les adaptations nécessaires à la préparation des documents à imprimer
- Gérer l'impression des examens avec leurs listes de présence et assurer leur mise à disposition selon les règles internes d'organisation
- Assurer la communication avec les prestataires extérieurs
- Gérer l'encodage des examens pour les étudiants à besoins spécifiques (ABS)
- Participer à la gestion de la boîte mail relative aux examens
- Gérer l'identification des examens : assurer les publipostages requis et l'impression des documents sur chaque enveloppe d'examens
- Durant les jours d'examens : assurer quotidiennement les vérifications et les réadaptations le cas échéant
- Participer à la gestion des situations d'aide et de dépannage aux surveillances d’examen
- Rangement et classement des différents examens
- Soutien à la gestion administrative du département_:

- Gestion de rendez-vous et coordination d’agendas
- Préparation et constitution de dossiers
- Prises de notes, établissement de PV, suivi et communication de décisions prises
- Classement de dossiers
- Saisie et mise en forme divers documents (courriers, rapports, convocations,)
- Réalisation de mailings
- Diffusion d’informations aux étudiants et aux enseignants

**Diplôme et expériences professionnelles requis**
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier de préférence dans une orientation administrative
- Vous pouvez justifier d’une expérience professionnelle pertinente mettant en avant une gestion administrative au service d'un public et/ou d’une équipe de travail
- Vous disposez d’une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office
- Faire état d'une expérience de gestion administrative dans un environnement pédagogique constitue un sérieux atout

**Compétences et qualités requises**
- Sens du service pour répondre aux besoins
- Faire preuve d’organisation, de rigueur et de dynamisme
- Attitude proactive et autonome
- Très bonnes compétences communicationnelles tant à l’écrit qu’à l’oral
- Souplesse face aux urgences et dans l’approche de la fonction
- Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
- Flexibilité horaire lors de certaines périodes clés de l'année académique (sessions d'examens, rentrée académique notamment)

**Autres précisions**
- Date d’entrée en fonction : dès que possible
- Régime de travail : mi-temps (19h/semaine)
- Lieu de travail : campus de Woluwe
- Fonction éligible au télétravail s’élevant, compte tenu du régime de travail, à 1 jour par semaine
- Type de contrat : contrat à durée déterminée pouvant déboucher sur un contrat à durée indéterminée (orientation pérenne)

**Procédure de sélection