Consulent Organisator Van Evenementen

Studieniveau- Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)
- Graad- Communicatieconsulent- Plaats van tewerkstelling- CGC - CHANNEL OFFICE
Kroonlaan 145A, 1050 Elsene- Uiterste inschrijvingsdatum- 31.12.24- Referentienummer- 117623/S5T**Jobomschrijving**:
**A. Als dossierbeheerder**
Dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken:

- Dossiers die betrekking hebben op zaken die tot het domein van evenementen behoren op georganiseerde wijze behandelen en opvolgen.
- Dossiers ontvangen en nagaan of alle informatie juist en volledig is.
- De samenstellende elementen van de dossiers analyseren door zo nodig diepgaand onderzoek te verrichten (verzoek om aanvullende informatie, verzoek om verduidelijking van bepaalde elementen, verzoek om specifieke documenten enz.).
- Controleren of de gegevens in overeenstemming zijn met de geldende regelgeving.
- De in de dossiers voorziene stappen uitvoeren volgens de procedures en regels en de afgesloten dossiers klasseren.**B. Als gegevensbeheerder**
Gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:

- Alle gegevens in verband met de evenementen opslaan in gegevensbanken of ad-hocsystemen.
- De stuurborden van de desk Event aanvullen en statistische gegevens opstellen en verstrekken.
- Mondelinge nota's, attesten of standaardcorrespondentie met betrekking tot evenementendossiers opstellen.
- De toegang tot informatie vergemakkelijken en structureren.
- De vereiste diensten aan de klanten leveren.**C. Als administratieve steun**
Administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop
van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken:

- Inkomende correspondentie ontvangen of verwerken, informatie aan de hiërarchische meerdere(n) of andere leden van de dienst of andere afdelingen bezorgen.
- Standaardbrieven of gepersonaliseerde brieven schrijven voor de hiërarchische meerdere(n) of klanten.
- Een aantal administratieve taken in verband met de opvolging van het secretariaat van de desk Event uitvoeren (kopiëren, schrijven van brieven, klasseren, agenda, begeleiden van bezoekers enz.)**D. Als coördinator van evenementen/operaties**

Zorgen voor een optimale inzet van middelen en voor contacten met de juiste partners, teneinde de uitvoering van evenementen of operaties te vergemakkelijken en het gemeenschappelijke doel te bereiken.

Voorbeelden van taken:

- Meewerken aan de praktische organisatie van evenementen (diners en recepties, evenementen, colloquia enz.).
- Uitnodigingen versturen en de nodige zalen reserveren.
- Het logistieke materiaal en de organisatie van activiteiten reserveren of verzorgen.
- Zorgen voor documenten of brochures.
- Bezoekers tijdens evenementen ontvangen en begeleiden.
- De installaties voor en tijdens evenementen controleren.
- Rondleidingen organiseren.**E. Als contactpersoon**

Antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken:

- De nodige informatie vragen of documenten analyseren om klanten verder te helpen.
- Concrete vragen beantwoorden over de werkwijzen, de timing en de gebruikte middelen.