Administratief Medewerker

Functieomschrijving

Immotrap beheert meer dan 100 gebouwen in Leuven en daarrond. Met 10 medewerkers hebben we onze handen vol. Wij zoeken daarom dringend versterking. Ontdek onze cultuur, wie weet raak je geboeid.

Wat zijn jouw taken?

Contacten en administratie geven je energie. Je staat onze klanten en leveranciers bij zowel telefonisch, per mail als aan ons onthaal. Het grote voordeel van de syndicus wereld is dat elke dag er anders kan uit zien. Je bent dan ook iemand die beschikt over een goede dosis inzicht en een sterke hands-on mentaliteit.

Deze houding helpt je om de herstellingswerken op te volgen van offerte naar inplanning van de werken en klusjes t.e.m. de budgetopvolging en de uitbetaling. Jouw professionele contacten zullen voornamelijk leveranciers, verzekeringsmakelaars, experten, deskundigenzijn in het kader van herstellings
- of renovatiewerken. Daarom blijf je ook in elk dossier in nauw contact met de betrokken mede-eigenaars en/of huurders. Een goede dosis diplomatie en een kritische geest helpen je vlot omgaan met de verschillende actoren.

Bij dit alles word je bijgestaan door je enthousiaste collega’s. Je bent een geboren communicator die duidelijke instructies kan geven in het kader van schade
- of hersteldossiers aan onze klusjesmannen, aannemers, verzekeringsmakelaars, experten en deskundigen. Ook met je collega’s kan je vlot communiceren waardoor ons gebouwenpatrimonium goed beheerd wordt. Het opstellen en bijhouden van de dossiers zijn hierbij ook cruciaal. Het iSyndix platform helpt je daarbij.

Naast deze taak organiseer je samen met de zaakvoerders en dossierbeheerders regelmatig de Raden van Mede-eigendom en Algemene Vergaderingen van uitnodiging tot verslag.

Verder help je af en toe bij het updaten van de website.

In een notendop
- Nederlands (gesproken en geschreven), Frans (gesproken), Engels (gesproken)
- Microsoft Office - Teams
- Vlotte communicator
- Zelfstandig beheren en plannen van dossiers
- Sterke verantwoordelijkheidszin
- Punctueel
- Inzicht
- Hands-on mentaliteit

Wie zoeken we?

Deze afwisselende job eist dat je verantwoordelijkheid neemt, dat je organisatorisch sterk staat, dat je nauwkeurig bent en dat je vlot met anderen kan samenwerken. Je bent een belangrijke en vriendelijke schakel binnen Immotrap met de juiste attitude.Eéntje die mee nadenkt hoe je je eigen processen kan verbeteren ten voordele van je dagelijkse werking en deze van de collega’s.

Heb je al ervaring in de syndicus of vastgoed wereld, dan is dat fijn, maar weet dat het geen must is.

Wij staan open voor een voltijdse samenwerking. Maar ook deeltijdse samenwerkingen zijn mogelijk.

Jobgerelateerde competenties
- Budgetten opvolgen
De boekhoudkundige, juridische, fiscale,... documenten invullen
- Onderhoudscontracten van het vastgoedpatrimonium beheren en opvolgen
- Vastgoed beheren: Gebouwen in mede-eigendom met moeilijkheden
- Vastgoed beheren: Gebouwen in mede-eigendom
- De voorbereiding van de werkzaamheden aansturen
De bedrijven, aannemers,... selecteren
- Maatregelen nemen ten gevolge van klachten of problemen (geschillen, inningen,...)
- De onderhoudswerkzaamheden, renovatie, sanering, bouw of inrichting van het vastgoedpatrimonium vaststellen en plannen
- Verzekeringsovereenkomsten (actualiseren, verbintenis en opdracht tot betaling,...) en schadegevallen (verklaring, berekening, terugbetaling,...) opvolgen en beheren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Plaats tewerkstelling

IMMOTRAP
Tervuursevest 23 3001 HEVERLEE
- Toon op kaart