HR-assistent

Departement: Universiteitsdienst Mens en Organisatie; Human Resources
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 11-05-2025 (DD/MM/YYYY)

**Jouw opdracht**:
In deze functie werk je binnen 2 teams van de universiteitsdienst Mens & Organisatie, functiedomein HR: team HR-gebruikersondersteuning en -data en team Leren en Ontwikkelen.

Je ondersteunt administratieve en HR-gerelateerde processen, fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en speelt een belangrijke ondersteunende rol in de organisatie en administratie van vormingsinitiatieven voor medewerkers.

**Leren en Ontwikkelen (60% van je takenpakket)**
- Je ondersteunt in planning en logistiek van de vormingsinitiatieven voor UGent medewerkers:

- Afspraken maken met interne en externe trainers, zalen en catering vastleggen;
- Opvolgen van deelnemersaantallen, opstellen en updaten van opleidingsfiches en uitsturen van evaluatieformulieren;
- Fungeren als aanspreekpunt voor trainers met betrekking tot praktische zaken;
- Logistieke ondersteuning bieden, zoals het voorzien van didactisch materiaal en het ter plekke verwelkomen van deelnemers.
- Je staat in voor de input en update van gegevens in het online leerplatform:

- Opleidingsfiches opladen;
- Planningen inbrengen;
- Handleidingen en instructies up to date houden;
- Technische updates opvolgen;
- Melden van technische problemen aan de IT-collega’s.
- Je beantwoordt standaardvragen over opleidingen via een intern helpdesksysteem en verwijst door bij specifieke vragen.
- Je biedt administratieve ondersteuning bij rapportages, jaarverslagen en aanbestedingen.
- Je staat in voor de administratieve verwerking en opvolging van vormingsverlof.
- Je staat in voor de inplanning van interne vergaderingen voor het grotere team en de HR-adviseurs.

**HR-gebruikersondersteuning (40% van je takenpakket)**
- Je beantwoordt vragen via telefoon en staat in voor fysieke permanentie op het rectoraat (2 dagen per week, tussen 9 en 16 uur), samen met je collega’s.
- Je biedt telefonische ondersteuning aan UGent medewerkers:

- basisinformatie verstrekken over HR-thema’s en doorverwijzen naar relevante bronnen;
- vragen over personeelsdossiers dispatchen naar de juiste HR-teams;
- basisproblemen in het HR gebruikersplatform of personeelsaccounts oplossen en complexere problemen doorgeven aan collega’s binnen het team.
- Je verwerkt administratieve wijzigingen (adreswijzigingen, bankrekeningnummers, gezinssituatie,...).

Je takenpakket evolueert op basis van jouw voorkeuren en de noden van het team.

***Jouw profiel**:
**Kennis en ervaring**:

- Je hebt van de courante softwarepakketten (MS Office);
- Kennis van SAP-HR is een pluspunt;
- Je hebt bij voorkeur enige kennis van L&D systemen of je hebt een sterke interesse om je grondig te verdiepen in het UGent
- eigen L&D systeem;
- Je kan vlot kunnen communiceren in het Nederlands en het Engels, zowel schriftelijk als mondeling.

***Algemene competenties**:

- Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig;
- Je hebt een grote interesse in leren en ontwikkeling;
- Je bent leergierig en gaat op zoek naar verbeteringen;
- Je bent klantgericht en communiceert graag, zowel telefonisch als via mail;
- Je bent samenwerkingsgericht maar kan ook zelfstandig taken opnemen;
- Je bent een goede planner;
- Je bent flexibel: je houdt er van om wisselende taken op te nemen, kan overweg met werkpieken en bent bereid om af en toe buiten de standaard uren te werken en je te verplaatsen naar onze vormingslocaties (binnen Gent).

**Wat bieden wij jou?**:
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse C. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings
- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie,

**Interesse?**:
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een **diploma hoger secundair onderwijs.**

Bezorg ons ten laatste op 11-05-2025 om 23.59 uur de volgende documenten:

- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma

**Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde dipl