Executive Assistant

**Bedrijf**:
Onze klant is een prestigieuze instelling met een grote impact op de Belgische financiële wereld.

Werken voor dit bedrijf betekent:

- Deel uitmaken van een groep die investeert in je **professionele ontwikkeling**.
- Behoud van een **evenwicht tussen werk en privéleven** dankzij een arbeidsovereenkomst die verschillende dagen thuiswerk toestaat en flexibele werkuren.
- **Verantwoordelijkheden** dragen in een bedrijf dat een belangrijke rol speelt in de Belgische economie.
- Werken in **moderne, lichte en aangename kantoren**.
- Profiteer van een vast contract bij **een stabiele groep**.

**Wat is jouw rol?**

Als Executive Assistant bent je de rechterhand van de Voorzitter, de Ondervoorzitter en de Directie. Je draait mee aan de top van de organisatie en werkt zelfstandig en proactief.

De Executive Assistant bekleedt een **sleutelpositie** binnen de organisatie en **faciliteert, denkt mee en adviseert.
Je takenpakket bestaat meer bepaald uit volgende taken:

- Administratieve taken en algemene secretariaatstaken als agendabeheer voor de drie verantwoordelijken, beheren van briefwisseling, organiseren van verplaatsingen en logistiek.
- Planning, organisatie en opvolging van de vergaderingen van de Raad, het Uitvoerend Comité, Marketing & Communicatie, personeelsvergaderingen en andere vergaderingen:

- Vergaderingen inplannen en agenderen.
- Vergaderingen voorbereiden, zowel qua logistiek als inhoudelijk: uitnodigingen versturen, opstellen van de dagorde, verzamelen van documenten, inhoudelijke voorbereiding dagorde en documenten, voorbereiden notulen.
- Notuleren tijdens de vergaderingen, deze vergaderingen opvolgen: aanpassing, ondertekening en verzending.
- Presentaties en documenten voorbereiden.
- Plannen en organiseren van o.a. vergaderingen, evenementen, (binnen
- en buitenlandse) reizen, seminaries binnen de toegekende budgetten voor de leden van de Raad en van de Directie.
- Opmaak van de newsletter voor het personeel met ondersteuning van HR en de Communicatie team.

**Wie ben jij?**

Onze klant zoekt iemand met volgende competenties en vaardigheden:

- Je hebt een bachelor in officemanagement of gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt minstens 10 jaar ervaring in gelijkaardige functies, zoals Executive Assistant, Personal Assistente enz.
- Je bent vlot tweetalig NL/FR, zowel gesproken als geschreven.
- Je beschikt over een uitstekende kennis van MS Office.
- Je bent dynamisch en een doorzetter.
- Je bent stressbestendig en neemt initiatief.
- Contactvaardigheid, discretie en zin voor initiatief zijn je sterke punten.
- Je werkt nauwkeurig, integer en kunt omgaan met eventuele externe druk.
- Je bent proactief en een kei in organisatie. Je vindt planning belangrijk en leeft steeds de gestelde deadlines na.

**Onze klant biedt je**
- Een voltijds contract aan voor onbepaalde duur in een stabiele en prettige werkomgeving. Je werkt met zeer flexibele uren en je mag verschillende dagen per week van thuis uit werken.
- Een aantrekkelijk en competitief salarispakket in functie van je capaciteiten en ervaring. Dit alles aangevuld met talrijke extralegale voordelen zoals: maaltijdcheques, hospitalisatie
- en groepsverzekering, forfaitaire kosten, terugbetaling woon-werkverkeer, parkingplaatsen, verschillende bedrijfsactiviteiten (teambuilding, kerst drink enz.)
- De mogelijkheid om opleidingen te volgen en intern te evolueren.
- Je komt terecht in een stabiel werkomgeving.
- Het kantoor is gelegen in Brussel en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.