Administrative Assistant

il y a 10 heures

Brussels, Belgique ICF International Temps plein

Description

At ICF Next, we’re not just consultants — we’re communicators, strategists, creatives, and problem-solvers working at the heart of the European Union. Based in Brussels, our multicultural team delivers meaningful change through impactful campaigns, digital transformation, and strategic advisory services for EU institutions and international clients. If you're passionate about making a difference and thrive in a dynamic, collaborative environment, we’d love to hear from you.

We are seeking a proactive and detail-oriented **Administrative Assistant** to support the financial and administrative coordination of consultancy services delivered to the **European Institutions**. This role plays a vital part in ensuring the smooth execution of framework contracts through accurate invoicing, reporting, and operational follow-up.

**Key Responsibilities**
- Review and validate supplier invoices in compliance with contractual terms and internal procedures
- Assist in preparing client reports and issuing invoices for consultancy services
- Monitor consultant timesheets for accuracy, completeness, and timely submission
- Collaborate with Project Managers and Finance teams to track project profitability and financial performance
- Organize and prepare documentation for project closures and audits
- Maintain accurate records using internal dashboards and project tracking tools
- Create and format professional presentations and internal reports (e.g., PowerPoint)

**Your Profile**
- Proficient in Microsoft Office Suite; experience with ERP systems (e.g., Deltek, SAP) is a plus
- Fluent in English (spoken and written); knowledge of French is an asset
- Strong attention to detail and analytical mindset
- Highly organized and adaptable, with the ability to manage multiple priorities under tight deadlines
- A proactive team player with a positive attitude and the ability to work independently
- Fast learner, eager to develop new skills and take on responsibilities
- Comfortable working with cross-functional teams (finance, procurement, recruitment, contracts)
- Familiarity with the European Institutions and framework contracts is a strong advantage
- Minimum 3 years of experience in administrative, financial, or project support roles

indeed

LI-CC1

**Working at ICF**

ICF is a global advisory and technology services provider, but we’re not your typical consultants. We combine unmatched expertise with cutting-edge technology to help clients solve their most complex challenges, navigate change, and shape the future.

Brussels, Belgium (BE75)

  • Assistant Administratif

    il y a 10 heures

    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1295172 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve), votre tâche principale consistera à encoder des factures et d'autres documents comptables....**expérience**: -

  • Junior Administrative Assistant

    il y a 9 heures

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: **_As a Junior Administrative Assistant (M/V/X), your responsibilities will be: _** - Opening customer account; - Customer Care (answering customer questions, providing general administrative support,.) - Answer and redirect phone calls to the right departments; - Develop and maintain the database (manage customer contact list, manage...

  • Assistant Administratif Comptabilité

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Temps plein

    ASSISTANT ADMINISTRATIF (H-F-X) Temps-Partiel (50%) FR/NL - Comptabilité & Controlling Société immobilière internationale - mission d'intérim de mi-janvier à mi-mai (4 mois) Proche Gare Centrale - mi-temps (50% - 19h/semaine) Nous recherchons pour l'un de nos clients internationaux, actif dans le secteur immobilier et situé à deux pas de la Gare...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Uptime ICT Temps plein

    Description Intégrateur de systèmes depuis plus de 10 ans, Uptime-ICT, est l'alter ego francophone d’Uptime Group, membre du groupe Cronos qui compte aujourd’hui plus de 7.000 collaborateurs aux profils hautement qualifiés ! Forts de plus de 400 professionnels dotés d’une connaissance approfondie des technologies infrastructure, nous sommes...

  • Administrative Assistant

    il y a 10 heures

    Brussels, Belgique Loyens & Loeff Temps plein

    As a leading firm, Loyens & Loeff is the logical choice as a legal and tax partner if you do business in or from the Netherlands, Belgium, Luxembourg or Switzerland, our home markets. Our clients can count on personal advice from any of our 900 advisers based in one of our offices in the Benelux and Switzerland or in key financial centres around the world....

  • Assistant de Projets Administratif Et Financier

    il y a 9 heures

    Brussels, Belgique Expertise France Temps plein

    Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires: - gouvernance démocratique, économique et financière ; - paix, stabilité et sécurité ; - climat, agriculture et développement durable ; - santé et développement...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Organon Temps plein

    **GENERAL DESCRIPTION - Role and Responsibilities** Reporting into the Medical Lead Mid-Europe, the administrative assistant is responsible for the overall administrative management of the Medical Affairs department in his/her assigned scope and assist the Medical Affairs team in it’s daily activities (calender and travel management, scheduling and...

  • Stagiaire Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 10 heures

    Brussels, Belgique Louyet Group Temps plein

    Louyet Group **En tant que stagiaire assistant(e) administratif(ve), vous êtes en charge**: - De répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages ou diriger les appels vers les bons interlocuteurs; - D’aider à la gestion des dossiers clients (création, mise à jour et archivage); - De gérer les factures, devis et bons de commande sous la...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2025/119 **Le Département des services à la communauté - Service social étudiants recrute**: **Un-e assistant-e administratif-ve services sociaux** **Pour un CDI contractuel à temps plein** **Contexte**: L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000...

  • HR Assistant Administratif

    il y a 10 heures

    Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein

    Vous avez une solide expérience des processus RH et êtes passionné(e) par l’accompagnement des employés tout au long de leur parcours au sein de l’entreprise ? Vous aimez travailler dans un environnement structuré et appréciez les tâches administratives ? Si c’est le cas, nous avons le poste idéal pour vous et nous serions ravi de collaborer...