Un-e Assistant-e Administratif-ve

offre d'emploi 2025/119

**Le Département des services à la communauté - Service social étudiants recrute**:
**Un-e assistant-e administratif-ve services sociaux**

**Pour un CDI contractuel à temps plein**

**Contexte**:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé-es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant-es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

Au sein du Département des Services à la Communauté (DSC), le Service Social Etudiants (SSE) a pour objectifs d’aider les étudiant-es à obtenir leur premier diplôme universitaire et de démocratiser l’accès aux études.

Réunissant 12 assistant-es sociaux-ales et assistant-es administratif-ves, le SSE peut être sollicité par tout étudiant de l'Université confronté à des problèmes financiers, familiaux, juridiques, administratifs. Les étudiants sont principalement en quête d'informations, de conseils et d’aides financières pour faciliter leur intégration au sein de l'université. En 2024-2025, il a ainsi soutenu quelque 9800 étudiant-es en difficultés, chiffre en croissance depuis 5 ans.

Également rattaché au DSC, le Service Social des Personnels (SSP) met en œuvre la politique sociale de l’Université à l’égard de ses salariés. Composé d’une équipe de 2 agentes de première ligne, le SSP conseille, accompagne et soutient les quelque 5000 membres des personnels administratifs, scientifiques et académiques dans leurs difficultés financières, familiales, administratives

Ces deux services travaillent en synergie et en partenariat avec d’autres équipes du DSC et contribuent à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques sociales de l’Université.

**Missions essentielles**:
Sous la supervision de la responsable des deux services et dans le respect des règles de confidentialité propres aux services sociaux, l’assistant-e administratif-ve:

- Participe quotidiennement et première ligne, à l’accueil, l’information, l’écoute et l’orientation des usager-es (étudiant-es, agent-es actif-ves ou pensionné-es) par mail, téléphone et en présentiel ; dans ce cadre, en sus d’une présence majoritaire au Solbosch, l’agent-e tient des permanences régulières sur le campus d’Erasme et peut être amené-e à se déplacer sur d’autres campus de l’Université.
- Contribue à la gestion et au suivi administratif des dossiers:

- Traitement, dans les meilleurs délais et avec empathie, des demandes liées aux avantages sociaux (SSP) et aux aides financières (SSE)
- Préparation des dossiers d’aides financières des étudiant-es en amont de la prise de rendez-vous avec l’assistant-e social-e
- Contribution au suivi des demandes « priorité logement » (SSE)
- Préparation, encodage, mise à jour et archivage (papier et numérique)
- Encodage et suivi des remboursements (SSP)
- Participe au suivi statistique et au reporting administratif, financier et comptable
- Met à jour et diffuse les informations relatives aux activités et dispositifs des services (documents, affichages, communication interne et externe), et contribue à la visibilité des services
- Oriente vers d’autres services compétents lorsque nécessaire et se tient donc à jour sur les compétences et missions de ces autres services (RH ULB, équipes bien-être, service des inscriptions etc )
- Est force de proposition pour l’amélioration des procédures et outils

Par ailleurs, selon les besoins, l’assistant-e administratif-ve contribue aux missions transversales du Département des services à la communauté.

**Profil**:

- Être titulaire d’un diplôme de bachelier en secrétariat, assistanat de direction, assistant de psychologie ou tout autre diplôme en lien avec le secteur social
- Avoir une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire est souhaitée.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)

**Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier**:
Requises:

- Excellente maîtrise du français oral et écrit
- Compétences en secrétariat et en administratif
- Notion de comptabilité
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité d’apprentissage rapide de nouveaux outils (SAP, logiciels métiers internes)
- Capacité à produire et analyser des statistiques (Excel)
- Compréhension passive du néerlandais (lecture de documents administratifs)
- Sens de l’accueil, de l’orientation et du service public
- Empathie, écoute active, diplomatie, respect et discrétion
- Intérêt pour les politiques sociales et les missions de l’enseignement supérieur
- Rigueur, fiabilité et bonne gestion du temps et des priorités
- Aisance avec les chiffres
- Capacité de travail en équipe et autonomie

**Nous offrons**:

- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution