Assistant de Projets Administratif Et Financier

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires: - gouvernance démocratique, économique et financière ; - paix, stabilité et sécurité ; - climat, agriculture et développement durable ; - santé et développement humain. Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés. Sous la supervision du Coordinateur de projet basé à bruxelles, et en lien avec le reste de l’équipe (siège et terrain), le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif: Principales missions: **Volet financier**: Suivi financier des projets - Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires Etc.) relances et enregistrements. - mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances) - Renseignement du journal de dépenses et fiabilisation de l’information financière (ajout les nouvelles dépenses, retraitement /harmonisation des libellés budgétaires, vérification des formules, vérification de la cohérence des écritures d’inventaire, etc.) - Réconciliation du journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle - rapprochement - Préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques), en collaboration avec le CPAF Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger - Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain - Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ; - Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.) - Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ; - Liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France. - Soutien en renfort/appui technique aux comptables terrain. - Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain - Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain - Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives Gestion des partenaires - Communication directe avec les différents partenaires des projets - Suivi des dossiers partenaires, conventions et subventions des différents projets - Vérification les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions - Mise à jour et suivi des paiements partenaires avec la comptabilité **Volet contractuel**: - Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventions - Indexation, classement et archivage des documents - Réalisation des tâches administratives de secrétariat - Saisie et mise en forme de documents - Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents) - Mise à jour des tableaux de bords - Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel - Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC ) - Appui au suivi administratif des dossiers expert clé géré par le siège dans le cadre du projet **Volet logistique** (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques) - Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert ) L’assistant(e) de projet est placé(e) sous la supervision du coordinateur du projet de coopération " Facilité Globale AML/CFT", financé par l’Union européenne. Ce projet est le mécanisme d’assistance technique de la Commission européenne proposée aux pays hors UE en vue d’améliorer leur système de lutte anti-blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. - **Qualifications et compétences**: - Diplôme pertinent en assistant financier, assistant comptable, assistant administratif ou équivalent - Maîtrise du pack office (Word, Excel) - Maîtrise du français et de l’anglais - Bonnes capacités rédactionnelles - ** Expérience professionnelle** - Une expérience professionnelle en assistant financier/comptable/administratif ou dans tout autre domaine pertinent pour le poste - ** Compétences et qualités recherchées** - Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités - Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés - Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail - Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative - Aisance relationnelle, dispo