Management Assistant

Functieomschrijving Als fulltime Management Assistant heb je verschillende verantwoordelijkheden: - Je bent het aanspreekpunt en het gezicht van ons hoofdkantoor; je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefoontjes. - Beheren van de relaties en overeenkomsten met kantoorleveranciers, dienstverleners en onze huisbaas, inclusief kantoordiensten en nutsvoorzieningen. - Coördineren van zakenreizen naar het buitenland en bezoeken aan ons Belgische kantoor (reis, hotel, transfers, restaurant,...). - Organiseren van interne en externe evenementen in binnen - en buitenland. - Zorgen voor de agenda van de vergaderzalen en de bestellingen van de catering. - Plaatsen van mededelingen en updates op ons intranet. - Ontwikkelen en coördineren van de uitvoering van ons Health & Safety beleid. - Volg onze (aangetekende) postverwerking en administratieve processen op. - Coördineren van alle kantoormateriaal (contracten en benodigdheden). - Beheren van alle opslagfaciliteiten en archieven en betrokken zijn bij kantoorbeveiligingszaken. - Proactief een oogje in het zeil houden voor nieuwe trends en tools op het gebied van office management die aansluiten bij de groei van het bedrijf. - PA-taken zoals het opstellen van presentaties voor de CEO. - Ondersteunen van het managementteam bij operationele verzoeken. Je bent de sleutelpersoon in ons hoofdkantoor en werkt nauw samen met het managementteam en alle andere afdelingen. Je rapporteert rechtstreeks aan de CIO en werkt vanuit onze hoofdzetel Anderlecht, België Jobgerelateerde competenties - Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern - Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren - Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren - Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...) - Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren - Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren Persoonsgebonden competenties - Plannen en organiseren - Communiceren Aanbod - Een uitdagende functie met veel afwisseling, autonomie en verantwoordelijkheid. - Je werkt in een aangename sfeer en in een dynamische en multiculturele omgeving. - Deel uitmaken van een zeer innovatieve en snelgroeiende internationale speler in de Life Sciences industrie. - We investeren in je persoonlijke ontwikkeling. - We bieden een aantrekkelijk salarispakket met een vast contract en een pakket extralegale voordelen waaronder maaltijdcheques en verzekeringen. - We zijn trots op onze ondernemerscultuur en koesteren open communicatie, wederzijds respect, professionalisme en efficiënte besluitvorming, en we geloven dat onze multiculturele organisatie een van onze belangrijkste concurrentievoordelen is. - Wij geloven dat tijdige en weloverwogen beslissingen als antwoord op opkomende kansen en ideeën de sleutel zijn tot ons succes. - Wij geloven dat het succes van de onderneming ligt in de bekwaamheid, toewijding en motivatie van elk van onze medewerkers. - Wij geloven dat vrijheid leidt tot flexibiliteit en empowerment tot betrokkenheid Plaats tewerkstelling ALTER PHARMA Marie Curiesquare 50 1070 ANDERLECHT - Toon op kaart Vereiste studies - Professioneel (gerichte) bachelor (PBA) Werkervaring - Beperkte ervaring ( < 2 jaar ) Talenkennis - Engels (zeer goed) - Frans (zeer goed) - Nederlands (zeer goed) Contract - Vaste Job - Contract van onbepaalde duur - Voltijds - Dagwerk Plaats tewerkstelling - Marie Curiesquare 50 1070 ANDERLECHT