assistant.e Administratif.ve

**La fonction au sein de l'organisation**: - Toute référence, dans le cadre de la présente sélection, à une personne d'un genre donné s'entend également comme faite à une personne de tout autre genre._ Vivalis est l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom). Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières. Vivalis rassemble une centaine de collaborateurs au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyens sont les valeurs centrales. Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication": - "Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés,... ; - "Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ; - "Coordination & Procédures" : services transversaux d’appui aux autres directions (RH, coordination administrative, service juridique, Infrastructure) ; - "Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ; - L' "Observatoire de la Santé et du Social", un service d’étude. L’assistant administratif travaillera au sein de la direction "Santé & Aide aux Personnes", sera associé aux missions d'une ou plusieurs cellules composant la direction et travaillera en étroite collaboration avec les responsables desdites cellules. **Les mission liées à la fonction** L’assistant administratif donnera un support administratif aux activités de chacun des collaborateurs de la ou des cellules pour laquelle ou lesquelles il sera affecté. Il sera plus particulièrement amené à organiser et assurer le suivi des tâches administratives et organisationnelles pour un ou plusieurs supérieur(s) hiérarchique(s) de la direction "Santé & Aide aux Personnes" afin de le(s) soutenir dans l'accomplissement de leurs activités (gestion des maladies à déclaration obligatoire, gestion des programmes de dépistage de maladies telles que le cancer, lutte contre le dopage,). En tant qu'**assistant administratif au sein de la direction "Santé & Aide aux Personnes"**, la fonction exige de: - Veiller à la coordination journalière des activités ; - Établir un planning et s’assurer du suivi des différentes étapes d’un dossier, fixer les priorités, organiser son travail et suivre les tâches en collaboration avec le chef de service ; - Collaborer activement avec le chef de service afin de l’informer de l’état d’avancement des demandes, lui faire part des difficultés, se montrer proactif et proposer des solutions ; - Participer aux réunions avec les acteurs-clés et en assurer l’ordre du jour, la rédaction des PV et leur diffusion ; - Participer à la coordination officieuse de la réglementation en assistant le chef de service dans le suivi ou les changements de la réglementation et suggérer des modifications ; - Assurer la réception et la distribution des mémos, des avis, des textes, des documents,..., entre la direction, les autres services ou les partenaires externes et rapporter correctement et au moment approprié. **Profil** - Qualités recherchées: conseiller, soutien à la gestion de dossiers, expert des processus, soutien à la gestion de connaissances ; - Une connaissance des différents domaines de compétences de l’administration est un atout (santé ou aide aux personnes) ; - Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l'administration publique est un atout ; - La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout. **Ce que nous offrons pour cette fonction** - Barème B101 [min. 33.588,99 € ; max. 59.822,11 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (2,0807 au 01/06/2024) ; - Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ; - Assurance hospitalisation, en ce compris enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ; - Accessibilité aisée via les transports en commun ; - Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ; - Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo ; - Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ; - Possibilité de télétravailler ; - 35 jours de congé par an ; - Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ; - Nombreuses possibilités de formation ; - Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses. - le numéro de référence de cette procédure : 2022_BE_B1_22 ; - un CV à jour. **Déroulement du recrutement**: L'entretien de sélection se tiendra devant une commiss