HR-medewerker Planning

Jobomschrijving

Ben jij een **organisatorisch talent**met oog voor detail? Heb je affiniteit met selectie & werving en vind je het leuk om in contact te staan met verschillende mensen? Dan zijn wij op zoek naar jou

Als **HR-medewerker Planning**bij het **Team Selectie**ben je het kloppende hart van ons team, waar flexibiliteit en snelheid essentieel zijn. Jij bent degene die rust en structuur brengt in een dynamische omgeving, zelfs als de plannen onverwachts wijzigen. Of het nu gaat om last-minute aanpassingen of onvoorziene uitdagingen: jij houdt je hoofd koel en blijft de touwtjes stevig in handen houden. Je speelt m.a.w. een cruciale rol in de ondersteuning van onze selectieverantwoordelijken. Lees snel verder en ontdek of deze veelzijdige functie iets voor jou is.

Wat zijn je **taken en verantwoordelijkheden?**
- **Opvolging interviewplanning**:Je beheert de interviewplanning van het Team Selectie in een overzichtelijke excel. Wanneer je interviewdata (van online of fysieke interviews) doorkrijgt van onze selectieverantwoordelijken vul jij deze aan op deze planning. Indien nodig voorzie je ook tijdig de assessoren voor de interviews en vul je die aan. Voor de fysieke interviews of assessments in Brussel reserveer je de lokalen (cockpits) en plan je dit in op de planning, dit doe je voor het Team Selectie, maar ook voor de andere teams binnen de Dienst Loopbaanbewegingen.
- **Coördinatie online interviews**:Voor de online interviews, die via Teams verlopen, verstuur je een week op voorhand de uitnodigingen naar de kandidaten en de juryleden (assessoren en juryvoorzitter). Daarnaast zorg je ervoor dat zowel de kandidaten als de assessoren de nodige documenten ondertekenen voor de start van de interviews. Je volgt dit dagelijks op en bewaart digitaal de ondertekende documenten per selectieprocedure. Indien nodig stuur je rappels zodat alle documenten voor de deadline ondertekend worden. Ook bij laattijdige inschrijvingen van kandidaten of lastminute vervangingen van assessoren volg je dit nauwgezet op.
- **Opvolging kandidaten**:Eén dag op voorhand bezorg je de juryvoorzitter een overzicht met kandidaten die ingepland staan voor de interviews de volgende dag. Ook van eventuele afzeggingen van kandidaten breng je de juryvoorzitter op de hoogte en pas je de Teams-uitnodigingen aan.
- **Voorbereiding fysieke interviews**:Voor de fysieke interviews van het Team Selectie bereid je de documenten voor die gebruikt zullen worden tijdens de casus en het interview. Op de dag zelf ontvang je de kandidaat, doe je een ID-controle en plaats je de kandidaat in voorbereiding van zijn test waarbij je de nodige uitleg geeft. Wanneer de voorziene tijd voor de test afgelopen is haal je de kandidaat uit voorbereiding zodat hij hierna zijn interview kan afleggen.
- **Contactpersoon**:Je bent hét aanspreekpunt voor onze assessoren. Je beantwoordt dagelijks hun vragen via mail of telefoon. Je geeft hen algemene info, beantwoordt meer specifieke vragen of lost problemen op.
- **Callcenter**:Je wordt ingeschakeld in ons callcenter. Je beantwoordt via telefoon vragen van kandidaten die deelnemen aan onze selectieprocedures over bv. deelnemingsvoorwaarden, verloop van de testen, enzovoort.
- **Toezichthouder**:Wanneer nodig hou je mee toezicht in onze testzalen wanneer kandidaten hun pc-test voor een selectieprocedure afleggen. Je helpt kandidaten bij problemen of beantwoordt hun vragen.

**Extra aandachtspunt**:Als HR-medewerker Planning heb je variabele werktijden en zal je regelmatig in onze kantoren in Brussel worden verwacht.

**In deze functie kom je rechtstreeks in contact met publiek. Bijgevolg is het verboden om uiterlijke tekenen te dragen van gelijk welke ideologische, politieke of religieuze overtuiging**(KB 02/10/1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel - artikel 8, paragraaf 1). De FOD Financiën staat dit enkel toe aan personeelsleden die niet rechtstreeks in contact komen met het publiek.



Profiel

**Gedragscompetenties**
- Resultaatgericht zijn: je neemt beslissingen en onderneemt acties om doelen te bereiken en draagt verantwoordelijkheid voor de behaalde resultaten.
- Samenwerken: je werkt samen in team en bouwt professionele relaties op om de gezamenlijke doelen te bereiken.

**Troeven**
- Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.

**Deelnemingsvoorwaarden**
- Beschikken over een hoger secundair diploma (of laatstejaarsstudent zijn).
- Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland.
- De burgerlijke en politieke rechten genieten.
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.



Aanbod

Wij bieden jou een eerste werkervaring bij de FOD Financiën en een eventueel toekomstig parcours binnen onze organisatie.

Je wordt aangeworven onder een startbaanovereenkomst als **Administratief Assistent**met de bijhorende weddeschaal **C1**.

**Loon**
Minimum aanvangswedde: 2002,24 EUR (netto maandsalaris, reeds