Administratief Assistent

Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap. Fedasil zoekt: Administratief assistent - cel maaltijdscheques (M/V/X) Binnen de dienst Procesbeheer van Directie Operationele Diensten Interne / externe / werfreserve selectie Referentienummer : 99999-231 Functie Doel Als administratief assistent voor de maaltijdcheques cel ondersteunt u uw collega's op de hoofdzetel van het Agentschap met betrekking tot de controle van de procedure van verzoekers van internationale bescherming die ingeschreven staan onder de vrijwillige vertrekmaatregel met cheques, en bereidt u de lijst van betalingen voor. Context U maakt deel uit van een tweetalig team van 36 personen (6 binnen uw cel). Dit team bestaat uit 5 cellen: medische kosten no-show, overeenkomsten/LOI subsidies, verlenging - recht op opvang, controle maaltijdcheques, cumul. Vanuit uw positie werkt u nauw samen met de Financiële Dienst van de Directie Algemene Diensten. U onderhoudt ook structurele contacten met andere interne diensten die bevoegd zijn (Juridisch, Coördinatie, Dispatching, ICT ). Sinds maart 2020 heeft het Agentschap de mogelijkheid ingevoerd voor bewoners die nog in procedure zijn, om vrijwillig de opvangstructuren te verlaten met maaltijdcheques. De Dienst Procesbeheer is verantwoordelijk voor de controle en betalingen van maaltijdcheques voor voormalige bewoners van partnercentra. In 2025 zal de missie van de Dienst Procesbeheer worden uitgebreid met het beheer van dezelfde doelgroep voor voormalige bewoners van de Fedasil opvangcentra. U werkt binnen de Directie Operationele Diensten, onder het toezicht van de verantwoordelijke van de maaltijdcheques cel. Inhoud Als administratief assistent, voert U daar de volgende taken uit: - U verzamelt de gegevens van verzoekers die hun kaart verloren hebben; - U stuurt de gegevens door naar de Financiële Dienst zodat een nieuwe kaart kan worden verstuurd; - U informeert de cel maaltijdcheques over relevante wijzigingen die invloed kunnen hebben op het recht en de betaling van maaltijdcheques; - U controleert het recht op maaltijdcheques aan de hand van lijsten van de verantwoordelijke van de cel maaltijdcheques. - U assisteert bij de voorbereiding van de betalingslijsten zodat betalingen tweewekelijks kunnen worden uitgevoerd voor begunstigden. - U neemt initiatieven om de toegewezen taken efficiënt en binnen het wettelijke kader uit te voeren en hierover te rapporteren aan de verantwoordelijke. - U doet voorstellen ter verbetering van de administratieve werking van de dienst. - U draagt actief bij aan de uitvoering van de strategische missie van de operationele diensten; - U neemt actief deel aan teamvergaderingen. Profiel Diploma en ervaring Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs. Je hebt relevante werkervaring opgedaan in een vergelijkbare functie. Technische competenties Vereisten - Stressbestendig en in staat om zelfstandig te werken, ook tijdens drukke periodes. - Flexibel en bereid om bij te leren. - Sterke communicatieve vaardigheden Troeven - Praktische kennis van het Frans, zodat je in een tweetalige omgeving kunt werken en op tweetalige verzoeken kunt reageren. - Kennis van het Engels en/of andere vreemde talen. - Kennis van de procedures in het Nationaal Register. Algemene vaardigheden informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. SERVICEGERICHT HANDELEN: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. IN TEAM WERKEN: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Aanbod Type overeenkomst Voltijds contract van onbepaalde duur. De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week. Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag. Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar. Plaats van tewerkstelling Fedasil Hoofdbestuur Kartuizerstraat 21 1000 Brussel Loon Voordelen