Gestionnaire de Dossiers Secrétariat Musées

**Société**:
Avec environ 4000 membres du personnel, la **Ville de Bruxelles** est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise.

Le **Département Culture, Jeunesse et Sports** a pour rôle, par le biais d’activités multiples et diversifiées, de viser à l'épanouissement intellectuel, culturel, artistique, social et physique des citoyens.

La Culture, avec les services des Archives, des Musées et le service de la « Culture » comprend les expositions, le folklore, les arts de la scène et les événements en espace public. Ces services assurent la gestion du Patrimoine de la Ville de Bruxelles et apportent un soutien à la création, aux artistes et promeuvent le patrimoine culturel bruxellois (folklore, patrimoine immatériel, l’art en espace public, )

La Ville de Bruxelles est à la recherche d'un **Gestionnaire de dossiers secrétariat musées **(H/F/X) pour le **Département Culture, Jeunesse et Sport.**

**Fonction**:
Vous êtes responsable des dossiers courants liés au secrétariat et à la gestion de l’asbl BME (Bruxelles musées expositions) qui vous sont confiés par la hiérarchie du service des Musées, conformément à la législation et aux procédures en vigueur.

Vous veillez à la bonne circulation/diffusion de l'information au sein du service.

Vous entretenez des contacts réguliers les collègues internes au service et d'autres départements, un secrétariat social, le public et d’autres institutions.

Vous travaillez au sein d'une petite équipe de 5 personnes. Exceptionnellement, votre disponibilité sera demandée en dehors des heures normales de service.

**TACHES**
- Informer et renseigner les collègues (par téléphone, par mail,...) et le public. Conseiller et assister les collègues et la hiérarchie du service (procédures,...)
- Encoder et contrôler des données/documents/ travaux divers (payroll du personnel BME, recettes, dépenses, prestations, gestion des congés/pointages, comptabilité, etc ).
- Constituer, analyser, actualiser les dossiers (marchés Centrale d'achats, commandes, factures, débours, conventions BME, budgets, création d'engagements, paiements de banque, ordres de service, déclarations de créance, facturation, paiements, liquidations, workflow).
- Rédiger des courriers, rapports workflow, PVs, bons de commandes, factures, procédures, etc.
- Traiter la correspondance entrante et sortante.
- Classer et archiver les documents et données du service.
- Rechercher, mettre à jour des informations (tableaux des dépenses, listes trimestrielles,...), compléter et contrôler des fiches payroll.
- Participation et service lors d'évènements, expositions ou réunions (servir, guider, mise en place,...)
- Se tenir informé et à jour de l’évolution de la législation en matière associative.
- Communiquer les informations nécessaires à la hiérarchie (chef de service adjoint, Direction Musées) sur l’état d'avancement des dossiers, projets, etc.

**Profil**:

- Vous êtes titulaire d’un diplôme de **Bachelier **à orientation RH, comptabilité ou assistant de direction.

Ou vous remplissez les conditions de mobilité interne ou de promotion pour une fonction de niveau B (grade de secrétaire).
- Vous faites preuve de rigueur, d’un esprit analytique et savez structurer votre travail
- Vous êtes orienté résultats
- Vous pouvez travailler aussi bien de façon autonome qu’en équipe
- Vous faites preuves de solides compétences informatiques, notamment dans la gestion de la bureautique et des logiciels de base
- Votre orthographe est irréprochable et vous aimez rédiger
- Vous avez de bonnes connaissances du milieu associatif et un intérêt pour le secteur culturel
- Une expérience en ressources humaines, gestion administrative, comptabilité ou une expérience au sein d’un service public constitue un atout pour la fonction.
- **Vous êtes parfaitement bilingue en Français et Néerlandais**:

- La connaissance de l’anglais est un atout

**Offre**:

- Un **contrat** à plein temps et à** durée indéterminée**.
- Salaire mensuel brut **:minimum **2878,47 euros** (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique) - Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne.
- Une **allocation de bilinguisme**.
- Une **allocation de fin d'année** et un **pécule de vacances**.
- Des **chèques repas** (8€ dont 6,91€ à charge de la Ville de Bruxelles)
- **36,5 jours de congés** libres, 4 jours de congés fixés par l'employeur, et 10 jours fériés légaux.
- Possibilité d’une **assurance hospitalisation** à des tarifs avantageux et la prise en charge du **ticket modérateur** par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hô