Assistant Administratif

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L’Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur commune locale.

Assistant administratif - cellule chèques-repas - niveau C (h/f/x)

Au sein du

Service Gestion des Processus de la Direction des Services Opérationnels

XXXX

Numéro de référence:
99999-231

Fonction

But

En tant qu’assistant administratif pour la cellule chèques-repas, vous soutenez vos collègues au Siège central de l’Agence en ce qui concerne le contrôle de la procédure des demandeurs de protection internationale inscrit sous la mesure départ volontaire avec chèques et vous préparez la liste des paiements.

Contexte

Vous faites partie d’une équipe bilingue de 36 personnes (6 au sein de votre cellule). Cette équipe est composée de 5 cellules : les frais médicaux no-show, conventions/subsides ILA, prolongation droit à l’accueil, contrôle chèques-repas, cumul.

Depuis votre position, vous travaillez en étroite coopération avec le service des Finances de la Direction des Services Généraux. Vous entretenez également des contacts structurels avec d’autres services internes compétents (Juridique, Coordination, Dispatching, ICT ).

Depuis mars 2020, l’Agence a introduit la possibilité pour les résidents encore en procédure de quitter volontairement les structures d’accueil avec des chèques-repas. Le service Gestion des Processus est chargé du contrôle et des paiements des chèques-repas des anciens résidents des centres partenaires. En 2025, la mission effectuée par le service Gestion des Processus va être élargie avec la gestion de ce même groupe-cible pour les anciens résidents des centres d’accueil gérés par Fedasil.

Vous travaillez au sein de la Direction des services Opérationnels, dans le service Gestion des Processus sous la supervision de la responsable de la cellule chèques-repas.

Contenu

En tant qu’assistant administratif pour les chèques-repas, vous exécutez les tâches suivantes:

- Vous collectez les coordonnées des demandeurs qui ont perdu leur carte ;
- Vous transmettez les informations au service des Finances pour qu’une nouvelle carte puisse être envoyée;
- Vous informez votre cellule de toute changement pertinent susceptible d’avoir un impact sur le droit et le paiement des chèques-repas ;
- Vous contrôlez le droit aux chèques-repas sur base de listes transmises par la responsable de la cellule chèques-repas ;
- Vous assistez à la préparation des listes de paiements des chèques pour que le paiement soit assuré toutes les deux semaines aux bénéficiaires;
- Vous prenez des initiatives afin d’assurer le bon déroulement des tâches qui vous sont confiées tout en respectant le cadre légal de votre mission et en informant votre responsable direct ;
- Vous faites des propositions d’amélioration du fonctionnement administratif global du service ;
- Vous contribuez activement à la réalisation des missions stratégiques de la direction des services opérationnels ;
- Vous participez activement aux réunions d’équipe.

Profil

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d’un diplôme dans l’enseignement supérieur (CESS).

Vous avez de l’expérience professionnelle pertinente acquise dans l’exercice d’une fonction similaire.

Compétences techniques

Exigences
- Vous avez une connaissance pratique du néerlandais qui vous permet de travailler dans un environnement bilingue et de répondre aux demandes bilingues ;
- Vous êtes résistants au stress et êtes capables de travailler de manière autonome, même en période d’activité plus importante ;
- Vous êtes flexible et désireux d’apprendre ;
- Vous avez de solides compétences en matière de communication.

Atouts
- Vous avez des connaissances de l'anglais et/ou d'autres langues étrangères.
- Vous avez des connaissances dans la lecture des procédures dans le Registre National.

Aptitudes générales

ANALYSER LES INFORMATIONS : analyser les données de manière ciblée et juger l’information d’un œil critique.

RÉSOUDRE LES PROBLÈMES : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

AGIR DE MANIÈRE ORIENTÉE SERVICE : accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.

TRAVAILLER EN ÉQUIPE : créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre col