Un Gestionnaire Administration Du Personnel

**_ REMARQUES PRÉALABLES_**

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène.

**Présentation de l'environnement de travail**

Le service de l’administration du personnel de la HE Vinci se déploie au sein des services des ressources humaines qui regroupent, outre le service du personnel, le service de développement des ressources humaines.

L’équipe de l’administration du personnel est composée de six gestionnaires qui accompagnent sur le plan administratif les membres du personnel tout à long de leur carrière au sein de la HE Vinci.

**Mission**

Le gestionnaire Administration du personnel a pour mission principale d’assurer la gestion administrative du personnel tant statutaire que contractuel, en ce compris le traitement des rémunérations, dans le respect des délais impartis et du cadre légal et réglementaire.

Il sera amené à assurer, en collaboration étroite avec l’équipe, les missions suivantes:

- Assurer quotidiennement la tenue complète de la gestion du temps des membres du personnel comprenant la gestion des absences pour maladies, accidents du travail, suivi des différentes formes de congés.
- Assurer le suivi de la rémunération de tous les membres du personnel.
- Établir les différents documents et déclarations obligatoires : déclarations sociales, attestations diverses, fiches fiscales, accidents de travail, etc
- Assurer le suivi administratif des nouveaux membres du personnel et assurer la gestion administrative du dossier (production des contrats, vérification des données, explications éventuelles).
- Accueillir le personnel lors des permanences et répondre aux questions et demandes diverses.
- Contribuer au sein du service au suivi des échéances administratives dont la publication au Moniteur belge des postes déclarés vacants, la préparation des dossiers de nominations, de promotions, d’élections des nouveaux mandats,...
- Participer aux réunions et groupes de travail au sein de l’équipe.
- Être un appui pour les équipes de coordination pédagogique et de direction dans les domaines relatifs au suivi administratif des attributions et du respect du règlement de travail.
- Tenir et mettre à jour les dossiers et archives du personnel dans le respect de la loi sur la protection de la vie privée.

**Profil souhaité**
- Être titulaire d’un bachelier en rapport avec la fonction (par exemple : gestion des ressources humaines, sciences juridiques,) ou justifier d’une expérience probante dans une fonction similaire
- Avoir au minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans une fonction similaire
- Démontrer des connaissances en législation sociale et en gestion du personnel
- Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office)

**Compétences et qualités requises**
- Capacité à travailler en équipe tout en faisant preuve d’autonomie
- Capacité d’adaptation et d’anticipation
- Rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Faire preuve de dynamisme et de proactivité
- Orienté service et solution
- Gestion du stress, connaissance et respect de ses limites

Plaque tournante de l’information, la fonction requiert également une posture de discrétion et le respect de la plus stricte confidentialité des informations.

**Autres précisions**
- Engagement dans une orientation pérenne dans un régime de travail à temps plein (38h/semaine)
- Date d’entrée en fonction : dès que possible
- Positionnement de la fonction : sous l’autorité hiérarchique de la directrice des ressources humaines, la responsabilité fonctionnelle revenant à la responsable du service Administration du personnel
- Site de travail : sur un des campus de la HE Vinci (Woluwe, Ixelles, Louvain-La-Neuve)
- Prestations : une procédure d’autoévaluation et d’évaluation sera mise en place pour la personne qui occupera la fonction
- Elle bénéficiera en outre d’un plan d’intégration dans l’exercice de sa mission

**Nous vous offrons**
- Du télétravail structurel : 2 jours par semaine après période de formation
- Un régime de congé attrayant : minimum 32 jours ouvrables
- Le remboursement intégral des frais de déplacement domicile/lieu de travail en transport en commun
- Des tarifs préférentiels sur les accès des infrastructures sportives de l'ULB et de l'UCL

**Procédure de sélection**
- Test d’aptitude en lien avec la fonction