Gestionnaire Administratif

**Description de l’entreprise
**Le Pôle Territorial Inclusif est constitué de 22 écoles fondamentales et secondaires de l'enseignement spécialisé qui se sont associées pour soutenir les équipes pédagogiques et accompagner les élèves à besoins spécifiques de plus de 120 écoles fondamentales et secondaires de l'enseignement ordinaire dans les zones de Bruxelles et du Brabant Wallon.

Le Pôle Territorial Inclusif, construit en inter-réseaux, repose sur des valeurs éthiques et professionnelles partagées.

L'équipe pluridisciplinaire du pôle est là pour soutenir les équipes dans les différentes missions inhérentes à la mise en place du Pôle Territorial.

Tous les membres de l'équipe pluridisciplinaire doivent pouvoir adhérer à la philosophie propre au Pôle Territorial Inclusif afin de véhiculer ses valeurs dans chaque décision et action mises en place dans le cadre de ses missions.

**Description de la fonction
**A l'inverse de la majorité des membres du personnel du pôle, le Gestionnaire administratif n'est pas attaché à un secteur spécifique du pôle. Son travail s'effectue au sein des bureaux du pôle (156, boulevard Brand Whitlock - 1200 Woluwe-Saint-Lambert) et concerne toutes les écoles du pôles, partenaires ou coopérantes et toute personne (CPMS, Parents, asbl, etc.) qui voudrait prendre contact avec le pôle ou l'un de ses membres.

Sous la supervision du coordonnateur, les missions du gestionnaire administratif s'organisent en plusieurs axes:
**Accueil**
- Garantir un accueil convivial et bienveillant à toute personne, membre du personnel ou non, qui se présente au sein du bâtiment ;
- Assurer l'accueil téléphonique ;
- Répondre aux questions générales concernant le pôle et son organisation ;
- Réceptionner et transférer les demandes adressées au pôle ;
- Traiter les courriels de l'adresse générale du pôle.
- Être une personne ressource pour les membres du pôle concernant le cadre de travail et la charte de vie commune (Règlement d'ordre intérieur) ;

**Gestion administrative et soutien organisationnel**
- Créer une base de données reprenant les coordonnées des membres du personnel ;
- Tenir à jour la base de données des membres du personnel ;
- Assurer la bonne réception des documents liés à l'engagement des membres du personnel et leur organisation ;
- Tenir à jour les absences, remplacements, prolongations de tous les membres du personnel ;
- Tenir à jour les dossiers des membres du personnel ;
- Gérer les opérations financières de base (remboursements, demande d'offres, factures,...) ;
- Créer des outils de facilitation administrative et les tenir à jour ;
- Tenir à jour les fichiers de recensement et listings (écoles, collaborateurs, partenaires, CPMS,...) ;
- Gérer l'agenda du-de la coordonnateur-rice ;
- Gérer les disponibilités des bureaux du pôle ;
- Assurer l'organisation logistique quotidienne au sein du pôle ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions et évènements (invitations ou prise de rendez-vous, présences, signalisation, accueil, commande traiteurs, achats, etc.).
- Rédiger les PV de certaines réunions (Comité de Concertation, Rencontres avec partenaires extérieurs,...) à définir avec le-la coordonnateur-rice ;
- Aider à la gestion comptable du pôle.

**Soutien à la gestion de l'intégration**
- Centraliser les dossiers des élèves en intégration ;
- Centraliser et vérifier la réception de documents ;
- Soutenir les démarches administratives et d'accueil pour les nouvelles intégrations.

**Description du profil
**- Être titulaire, au minimum, d'un diplôme suivant : assistant social, éducateur, enseignant du maternel, du primaire, du secondaire, ergothérapeute, infirmier, kinésithérapeute, logopède, neuro-psychologue, puériculteur ;
- Pouvoir démontrer une connaissance de la réglementation de l'enseignement spécialisé, de l'enseignement ordinaire et de l'enseignement fondamental et secondaire ou la volonté de l'acquérir ;
- Se tenir à jour sur les informations légales (décrets et circulaires) concernant le pôle et la gestion des membres du personnel ;
- Être éventuellement porteur de compétences particulières (article 35 du décret du 11 avril 2014).
- de flexibilité et d'adaptabilité ;
- de compétences relationnelles ;
- de capacités organisationnelles ;
- d'un souci du détail ;
- de discrétion ;
- d'une excellente communication écrite et orale ;
- d'une capacité à adapter sa communication en fonction des intervenants et des situations ;
- d'une volonté à s'inscrire dans une communication constructive, qui permet d'énoncer et de recevoir les situations problématiques en vue de recherche de solutions concrètes, indépendamment des intervenants ;
- d'un esprit d'équipe dans une visée solidaire;
- d'une capacité de travail en autonomie ;
- de neutralité.

**Avantages du poste
**Une charge hebdomadaire à temps plein (36 périodes de 50 minut