Management Assistant Vakgroep Biologie

**1 - Werken bij de VUB**:
Ben jij onze **[jobtitel] **die graag de tanden zet in** [domein]** en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien.

De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo’n **4000 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; **een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van **EUTOPIA**, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

De vakgroep Biologie (DBIO) aan de Vrije Universiteit Brussel verzorgt verschillende Biologie-opleidingen en verricht onderzoek op een internationaal vooraanstaand niveau. De vakgroep bestaat uit drie subgroepen, Cellulaire en Moleculaire Levenswetenschappen, Ecologie en Biodiversiteit en het Amfibieën Evolutie Lab. De groep bestaat uit 10 voltijdse professoren, 3 deeltijdse professoren, een 70-tal onderzoekers, 3 technische assistenten en een management assistant (v/m).

**2 - Functiebeschrijving**:
We zoeken een veelzijdige kracht die zich thuis voelt in een administratieve omgeving, probleemoplossend denkt, eigen initiatief neemt, meedenkt met onze organisatie, en affiniteit heeft met het onderwijs en onderzoek binnen het vakgebied Biologie of bereid is deze affiniteit te ontwikkelen.

De management assistant is het centrale aanspreekpunt voor vakgroepsmedewerkers en studenten, en speelt een actieve en coördinerende rol in het wegwijs maken van nieuwe studenten in zowel de bachelor
- als masteropleidingen. Dat laatste gaat vaak in het Engels. De management assistant onderhoudt ook nauw contact met andere secretariaten van opleidingen binnen en buiten de instelling.

**_a) Administratieve ondersteuning van het onderwijs binnen het vakgebied Biologie_**
- Onthaal secretariaat
- Logistieke ondersteuning van de organisatie van het onderwijs: opmaak lessen
- en examenroosters, leslokalenbeheer, studiereis, uitwisselingen, studentenadministratie, communicatie met studenten, communicatie met docenten binnen internationale onderwijssamenwerkingen, beheer softwarelicenties, financiële administratie onderwijs (facturen, onkostennota's,...)
- Ondersteuning van de internationale onderwijssamenwerking (rapportering, financiële ondersteuning, externe contacten)
- Administratieve ondersteuning bieden bij de organisatie van bachelor
- en masterthesisverdedigingen, de jaarlijkse posterpresentatie van de onderzoeksgroepen
- Assistentie bij het invoeren van examenresultaten van studenten in databases (bv CALI)
- Samenstelling en bundeling van dossiers voor screening van internationale studenten, organisatie interviews, etc.
- Logistieke en inhoudelijke ondersteuning vakgroepraad en opleidingsraden: voorbereiden, opvolging en verslaggeving, voorbereiding en ondersteuning bij de kwaliteitszorg van de opleidingen
- Ondersteuning studenten rond samenstelling curriculum, infodagen
- Bijdrage leveren aan het up-to-date houden van de website en andere communicatiemedia van de vakgroep, en databases van wetenschappelijke publicaties

**_b) Administratieve ondersteuning van het onderzoek binnen de vakgroep Biologie_**
- Logistieke, administratieve en inhoudelijke ondersteuning bij het voorbereiden en opvolgen van projecten (opmaak projectvoorstellen en offertes, ondersteuning projectmanagement, rapportage, financiële opvolging)
- Financiële administratie (facturen, onkostennota’s,...), voorbereiding en opvolging financiële planning
- Logistieke en administratieve ondersteuning van onderzoeksgerelateerde activiteiten, zoals workshops, symposia en projectvergaderingen
- Coördineren van onderzoeksgerelateerde communicatie

**_c) Administratieve ondersteuning personeelszaken_**
- Opvolgen van personeelsadministratie (bv administratie in Teo)
- Administratieve ondersteuning bij aanwervings
- en hernieuwingsdossiers van onderzoekers en docenten.

Op termijn kan de bovenstaande taakomschrijving aangepast worden op basis van een verschuiving van taken binnen de vakgroep Biologie.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, **[in combinatie met thuiswerk].**

**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid. Je beschikt minstens over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden, in het Nederlands en het Engels
- Goede kennis van het Frans in spreken en schrijven is een troef
- Je hebt een degelijke ke