Medewerker Secretariaat Bedrijfskunde

Odisee is dé cohogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op cocreatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk ‘in co’. Studenten, docenten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken - binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze werkveld en bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij. Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.

De cluster Bedrijfskunde bestaat uit 4 bacheloropleidingen en 5 graduaatsopleidingen en is daarmee de grootste cluster van Odisee. Het clustersecretariaat ondersteunt de opleidingshoofden van de verschillende opleidingen, de afstudeercoördinatoren en de clusterdirecteur.

Als medewerker van het clustersecretariaat Bedrijfskunde word je lid van een enthousiast team van professionals die in verschillende domeinen actief zijn. Je werkt op campus Brussel en/of Aalst en ondersteunt de bachelor
- en graduaatsopleidingen van de cluster.

**Jouw taakinhoud**

Het secretariaat is de spil van de cluster. Je gevarieerd takenpakket situeert zich in verschillende domeinen:

- Interne en externe communicatie_
- Je houdt de medewerkers van de cluster op de hoogte via diverse communicatiekanalen van praktische zaken of acute wijzigingen en bent het directe aanspreekpunt voor al je collega’s, docenten, studenten en externen.
- Je houdt de webpagina’s van opleidingen en het personeelsplatform voor de cluster up to date;
- Je verzorgt de nieuwsbrief voor de cluster en houdt vinger en vraagt hiervoor de nodige informatie op bij de betrokkenen.
- Je voorziet permanentie van de balie van het clustersecretariaat staat docenten en studenten te woord. Je onthaalt externen gepast.
- Project
- en eventmanagement_
- Je organiseert en/of ondersteunt evenementen in en rond de campus zoals infodagen en proclamatie. Je bent onder meer verantwoordelijk voor reservaties, uitnodigingen, planning, het financiële plaatje en het draaiboek, kortom ‘the big picture’.
- Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor de organisatie ervan en maakt verslagen (notuleren + opvolging van de actiepunten).
- Je plant de sollicitatieprocedure bij aanwervingen van lectoren en volgt op.
- Je coördineert de onthaalopdrachten van de cluster;
- Bijhorende ondersteunende taken hierbij zijn: reservatie van lokalen, catering, AVM; organisatie van kopieer en drukwerk,
- Organisatie en planning_
- Agendabeheer: je plant afspraken in met interne en externe personen; je beheert de administratieve processen van de cluster zoals het aanmaken en opvolgen van stagecontracten en bachelorproefovereenkomsten, contracten van gastdocenten, aangifte ongevallenverzekering en het beheer van trajecten van werkstudenten (vdab)
- Je bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van de cluster en je voor de archivering van belangrijke documenten in de cloud;
- Je houdt vinger aan de pols wat betreft ontwikkelingen die relevant zijn voor de cluster en kent je weg in de organisatie om de juiste bronnen/personen te vinden.
- Eerstelijns ombuds_
- Je staat samen met je collega’s in voor de eerstelijns-ombudsdienst voor studenten (herplannen van examens, ziekteattesten beheren,).
- Je bent medeverantwoordelijk voor de opvolging en bewaking van het afwezigheidsbeleid van de cluster

**Gewenst profiel**
- Je beschikt over een bachelordiploma (bij voorkeur bachelor Organisatie en Management, voorheen Office Management) of beschikt over een diploma secundair onderwijs met mínimaal vijf jaar relevante ervaring.
- MS Office 365 kent voor jou geen geheimen en je bent altijd op zoek naar de meest geschikte ICTtoepassingen om een opdracht efficiënt uit te voeren.
- In Word werk je met mailmerge om bijvoorbeeld labels te maken, brieven en sjablonen op te stellen en de opmaak van documenten te verzorgen.
- Excel is je toeverlaat bij het rapporteren van cijfergegevens.
- In PowerPoint laat je je creatieve kant zien.
- Outlook is je speelterrein voor het dagelijkse mailverkeer, het agendabeheer, het inplannen van afspraken en meetings enzovoort.
- Je maakt inschrijvingsmodules en leert alle ins en outs van het elektronisch leerplatform (Toledo) kennen.
- De planning van reservaties en meldingen doe je in de planningstool.
- Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Je zal hoofdzakelijk in het Nederlands en het Engels communiceren. Je bent stressbestendig en kan een veelheid van taken aan.
- Je bent een kei in nauwkeurig en efficiënt werken en een rolmodel voor studenten in opleiding.
- Loyaliteit, luisterbereidheid en discretie gaan hand in hand met jouw klantvriendelijkheid en zorgzame ingesteldheid.

**Ons aanbod**