088-2022 Management Assistant M/v/x Cod 38uur

Werken in het UMC Sint-Pieter, werken in het hart van de stad, in het hart van het leven, met passie voor zorgOnze 2.800 medewerkers zijn onze sterkte en onze eerste ambassadeurs. Respect, innovatie, engagement, kwaliteit en solidariteit zijn de waarden die hen telkens drijven. Iedereen in onze 40 medische diensten streeft ernaar de patiënt centraal te stellen.

Wat ons typeert, is ons vermogen om ons aan te passen aan de sociale realiteit, onze verdraagzaamheid, ons vrij onderzoek en onze kracht om ons dagelijks in te zetten voor de Brusselse patiënten en patiënten van elke herkomst.

Het UMC Sint-Pieter is een openbaar buurtziekenhuis waar iedereen voor kwalitatief hoogstaande zorgen terechtkan. Vanuit die missie gaan wij dagelijks de uitdagingen van de volksgezondheid aan. Door actief te investeren in onderzoek en onderwijs zijn wij trouw aan ons universitair karakter.

Door ons streven naar medische uitmuntendheid en onze multidisciplinaire aanpak in onze elf themaziekenhuizen, is ons ziekenhuis nationaal en internationaal een referentie.

Het UMC Sint-Pieter maakt deel uit van het Universitair Ziekenhuiscentrum Brussel (UZCB) dat de Brusselse openbare en universitaire ziekenhuizen groepeert. Wij werken nauw met diverse partners samen zoals huisartsen, specialisten, het OCMW en andere hulp
- en zorginstellingen.

In het UMC Sint-Pieter werken, is deel uitmaken van een hechte, ondersteunende groep waarin iedereen zijn plaats heeft voor een optimale dienstverlening. De tevredenheid van onze patiënten en het welzijn op het werk zijn onze prioriteiten.

**Organisationele as. Deze as omvat de 'management support'-activiteiten**:

- Beheer en voorbereiding van de dossiers/rapporten (Rvb, AV,), door de informatie noodzakelijk voor hun voorbereiding te verzamelen en door de opvolging van hun beslissingen te verzekeren (indienen van de beslissingen bij de voogdijminister, overdracht aan Cocom);
- Voorbereiding en opvolging van vergaderingen (opstellen van de agenda, checklist maken, nota's nemen, verslag opstellen, opvolgen van de beslissingen);
- _Helicopterview_ van de directieprojecten, mogelijke betrokkenheid bij het projectbeheer (strategisch plan, opvolging van de RIZIV-conventies, update van de ziekenhuisstatistieken,), gemakkelijk contacten kunnen leggen en alle informatie verzamelen die nodig is om dossiers op te stellen;
- Overdracht van informatie van de algemene directie naar andere diensten/functies/instanties;
- Organisatie/coördinatie:

- van interne en externe events in nauwe samenwerking met de dienst Communicatie, (bijvoorbeeld: inhuldigingen, Nieuwjaar, dag van de verpleging, Moederdag,)
- van reizen en verblijven tijdens congressen/seminaries, bezoeken van andere ziekenhuizen.

Alle taken die hierboven worden vermeld, houden het volgende in:

- Regelmatige samenwerking met externe instanties;
- Contact met secretariaten van andere bestuurders en verantwoordelijken, de voorzitter van de Rvb, het CHUBXL, het IRIS-netwerk, de directies van andere ziekenhuizen, de FOD Volksgezondheid, het RIZIV, Santhéa,
- Relaties met leveranciers van externe diensten onderhouden (restaurants, hotels en vergaderzalen, traiteurs,) voor het organiseren van events, vergaderingen en reizen.

**B. Operationele as. Deze as omvat de activiteiten van het secretariaat van de algemene directie, namelijk**:
Het beheer:

- Van inkomende oproepen, het filteren van deze oproepen, door algemene inlichtingen te verstrekken en door de oproepen indien nodig door te geven aan de medisch directeur;
- Van de correspondentie: sorteren, behandelen en schrijven van voorstellen die moeten worden gevalideerd door de medisch directeur;
- Van de agenda, door de afspraken op te volgen en prioriteiten te stellen;
- Van de economaat, door bureaumateriaal te bestellen en de voorraad op te volgen;
- Van het onthaal van bezoekers, door hen te begeleiden en antwoorden te geven op hun vragen.

**Toelatingsvoorwaarden**:

- U hebt een bachelor in directiesecretariaat met nuttige ervaring voor de functie;
- U kunt goed communiceren in Nl/Fr (schrijven en spreken);
- U bent diplomatisch en respecteert strikt de vertrouwelijkheid;
Profiel
- Team geest
- Strikt respect voor vertrouwelijkheid
- flexibel
- multitasking
- Kennis van medisch jargon
- Respecteer de hiërarchie
- Proactief en ondernemend

Een contract van onbepaalde duur van 38 uur per week met een baremaschaal van de openbare sector (sociaal charter)

Extralegale voordelen:

- maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
- voorkeurstarieven voor medische zorg in alle ziekenhuizen van het irisnet (voor u, uw partner, uw familieleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
- een tussenkomst in de kosten voor het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
- een jaarlijkse aanmoedigingspremie;
- een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (op voorwaarde dat u het taalcertificaat van Selor artikel 10 of 12 kunt voorleggen);
- 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale vakant