088-2022 Management Assistant Pour Le Pool de La

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est travailler au cœur de la ville, au cœur de la vie, met passie voor zorg

Nos 2 800 collaborateurs sont notre force et nos premiers ambassadeurs. Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont présents dans chacune de leurs activités. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action, au sein des 40 services médicaux.

Ce qui nous caractérise, c’est notre faculté d’adaptation aux réalités sociales, notre tolérance, notre libre-examen, et notre capacité à nous mobiliser au quotidien pour les patients bruxellois et de toutes origines.

Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public de proximité, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous. Dans ce cadre, nous relevons quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant notre caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche.

Notre quête de l’excellence en médecine de pointe et notre approche multidisciplinaire, notamment au sein de nos onze cliniques à thème font de notre hôpital une référence tant sur le plan national qu’international.

Le CHU Saint-Pierre fait partie Centre Hospitalier Universitaire de Bruxelles(CHUB) qui regroupe les hôpitaux publics et universitaires bruxellois. Nous travaillons à ce titre en étroite collaboration avec de nombreux partenaires comme les médecins généralistes, spécialistes, le CPAS et les autres institutions d’aides et de soins.

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est faire partie d’un groupe soudé, soutenant, au sein duquel chaque personne a sa place, afin d’offrir un service optimal. La satisfaction de nos patients et notre bien-être au travail sont nos priorités.

**Fonction**:
En tant que Management assistant du CEO, vous serez amené à travailler sur deux volets:
**Axe organisationnel - cet axe comprend des activités de ‘management support’ au sein de la Direction Générale, en étroite collaboration avec la Direction Générale Médicale**:

- La gestion et la préparation des dossiers/rapports (CA, AG, CSB ), en rassemblant les informations nécessaires à leur préparation et en assurant le suivi des décisions (soumissions des décisions à la tutelle, transmission à la Cocom) ;
- La préparation et le suivi des réunions (établissement de l’OJ, check list, prise de notes, rédaction de PV, suivi des décisions)
- Vision hélicoptère des projets de la Direction, capacité d’implication dans la gestion de projets (projet Care4me, plan stratégique, suivi des conventions, update statistiques hospitalières ), pouvoir facilement établir les liens et rassembler toutes les informations requises lors de l’établissement de dossiers;
- Le relais de l’information de la Direction Générale vers les autres services / fonctions/ instances;
- L’organisation/coordination:

- D’évènements internes et externes en étroite collaboration avec le service de Communication, (exemple : inauguration, Nouvel An, fête des infirmières, fête des mamans )
- de voyages et de séjours lors de congrès/séminaire, visite d’autres hôpitaux.

L’ensemble des tâches reprises ci-dessus impliquent:

- Une collaboration régulière avec le Cabinet du Président du CA;
- Le contact avec les secrétariats des autres Directeurs et Responsables, du Président du CA, du CHUBXL, du réseau IRIS, des Directions des autres hôpitaux, du SPFSP, de l’INAMI, de Santhéa;
- La gestion des relations avec les fournisseurs des services externes (restaurants, hôtels et salles de réunion, traiteurs ) lors de l’organisation d’évènements, de réunions et de voyages.

**Axe opérationnel - cet axe comprend les activités courantes d’un secrétariat d’une Direction Générale, notamment**:

- La gestion:

- Des appels entrants, le filtre de ceux-ci, en donnant des renseignements d’ordre courant et en transférant les appels si nécessaire au Directeur Général;
- De la correspondance : tri, traitement et écriture de propositions pour validation auprès du Directeur Général;
- De l’agenda, en assurant le suivi des rendez-vous et en gérant les priorités;
- De l’économat par la commande de matériel de bureau suivant le stock.
- L’accueil des visiteurs, l’orientation de ceux-ci et la réponse à leurs questions.

Conditions d’accès:

- Vous possédez un Bachelor avec une expérience utile pour la fonction ;
- Vous avez une bonne communication orale ainsi qu’une bonne capacité rédactionnelle en FR/NL ;
- Vous avez le sens de la diplomatie et du respect strict de la confidentialité.

Profil
- Esprit d’équipe
- Respect strict du caractère confidentiel
- Flexible
- Polyvalent
- Discret
- Connaissance du jargon médical
- Respect de la hiérarchie
- Proactif et entreprenant

Un contrat temps plein de 38h semaine à durée indéterminée avec une échelle barémique du secteur public (charte sociale)