Assistent - Lid Magazijnier Binnen de Speciale Eenheden

Studieniveau
- Hoger secundair- Graad
- Assistent
- Plaats van tewerkstelling
- DGJ - DSU - OBSERVATIE
Ruiterijlaan 2, 1040 Etterbeek
- Uiterste inschrijvingsdatum
- 05.05.25
- Max. aantal inschrijvingen
- 12
- Referentienummer
- 121575/S6T

**Jobomschrijving**:

- 1. Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

Voorbeelden van taken:

- Het dossier of informatie in verband met het dossier ontvangen.
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden.
- Alle nuttige informatie doorgeven op een duidelijke manier (schriftelijk indien noodzakelijk).
- De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels.
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.
- Zijn opdracht uitvoeren conform het kader bepaald door de hiërarchie en met respect voor de door de wet gedefinieerde beperkingen, inclusief de door het Parket goedgekeurde afwijkingen.

2. Als gegevensbeheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken:

- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
- De ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren.
- Op basis van de opdracht verslagen maken.

3. Als informatiebeheerder, de relevante informatie met betrekking tot specifieke domeinen beheren en exploiteren om ze beschikbaar te stellen zodat iedereen in staat is zijn/haar taken uit te voeren en/of de ad hoc procedures na te leven.

Voorbeelden van taken:

- De inhoud van de informatie controleren en aanpassen.
- De informatie communiceren via het (de) geschikte kana(a)l(en).
- De informatie opzoeken in de verschillende gegevensbanken en informatiebronnen.
- De courante (politionele) informaticatoepassingen verbonden aan de dienst gebruiken.
- Alle ter beschikking gestelde technologische middelen gebruiken en openstaan voor hun gebruik.
- De verschillende middelen en dragers voor oriëntatie gebruiken.
- De gebruikte middelen en de informatie bijhouden/updaten.
- Relevante informatie/opleidingen verstrekken over de specifieke materie in kwestie, aangepast aan de behoeften van de doelgroep.

4. Als administratieve ondersteuning de administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken:

- gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst
- verslagen van interne vergaderingen opstellen
- formulieren ontwikkelen
- de echtheid en geldigheid van de documenten controleren
- dossiers administratief beheren en opvolgen
- dossiers en informatiebrochures samenstellen
- documenten in allerhande formaten en over uiteenlopende onderwerpen vertalen
- evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen organiseren
- vergaderingen plannen, uitnodigingen sturen en de zaal vastleggen
- faxen en brieven versturen voor een persoon of een dienst
- kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen

5. Als logistieke ondersteuning logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken:

- de voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren
- de inventarissen van het meubilair bijhouden
- zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken
- het wagenpark beheren
- het vervoer van goederen en/of van personen verzekeren in logistiek materiaal voor de dienst voorzien of het reserveren

6. Als contactpersoon antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken:

- de telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe
- de klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- berichten ontvangen en doorgeven
- zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers (burgers, klanten, ondernemingen)
- de nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen
- om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen
- voor interne of e