Assistant - Soutien Aux Aspects Logistiques Et

Niveau d'études- Secondaire supérieur - Degré- Assistant- Lieu d'embauche- DGJ - DSU - NATIONAL TECHNICAL SUPPORT UNIT - Avenue de la Cavalerie 2, 1040 Etterbeek- Date limite d'inscription- 20.02.24- Régime de travail- Contrat de travail à durée indéterminée - Temps plein- Nombre maximum d'inscriptions- 25- Tests- Voir rubrique "Modalités de sélection"- Numéro de référence- 108756/P6T**Description d'emploi**: RAISON D'ETRE DE LA FONCTION Le gouvernement belge a décidé d'installer un système national pour l'interception et l'observation des télécommunications : la Facilité d'Interception Technique Centrale. Le membre CTIF aide à l'élaboration et au développement techniquement complexe du Service CTIF. DSU/NTSU/CTIF fonctionne 24 heures sur 24. Il y a toujours quelqu'un de présent et contactable. Les membres de ce service de permanence ont les tâches suivantes: Gestion des mesures de téléphonie : le suivi administratif des mesures de téléphonie. Traiter les demandes, les introduire dans le système informatique, contacter les opérateurs telecom,; Donner un support de première ligne aux enquêteurs : une certaine affinité avec l'informatique et la téléphonie sont nécessaires ; Contrôler les factures que les opérateurs téléphoniques nous envoient par rapport aux mesures téléphoniques ; Ecouter les conversations interceptées ne fait pas partie de cette fonction. Ce service fonctionne 24 heures sur 24. 7 jours sur 7, sur base de prestations de 12 heures. Les membres du personnel ont un horaire irrégulier, cela signifie qu'ils ont aussi régulièrement des jours de repos. Une allocation horaire supplémentaire est prévue pour les prestations effectuées le week-end, la nuit et les jours fériés. DESCRIPTION DE LA FONCTION En tant que gestionnaire de dossiers, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la règlementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier. - Recevoir le dossier ou des informations en rapport avec celui-ci ; - Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources ; - Rechercher des informations dans différents fichiers ; - Vérifier si l'information dans le dossier est complète et correcte ; - Exécuter les étapes prévues du dossier suivant les procédures ou règles ; - Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur ; - Proposer des alternatives pour la suite du traitement du dossier. En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées. - Augmenter le degré d'accessibilité du classement (étiquettes, table des matières, structure des dossiers,...) ; - Analyser et/ou contrôler les données introduites ou à introduire ; - Créer des rapports et des listes sur base de la banque de données ; - Ordonner des données et les attribuer aux catégories du fichier informatique ou de la banque de données ; - Consulter les différentes bases de données de gestion du personnel pour assurer un traitement correct de la demande du membre du personnel. En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires. - Contrôler l'authenticité et la validité des documents ; - Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif ; - Faire des copies et constituer des dossiers de documentation. En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité. - Assurer la réception, le stockage et la livraison du matériel et/ou des pièces d'équipement ; - Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service. En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande. - Répondre au téléphone et transférer l'appel vers les personnes ou les services spécialisés ; - Renvoyer les 'clients' vers les personnes/services compétents ; - Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail ; - Réceptionner et transmettre des messages.