Un-e Coordinateur-trice de Formation

offre d'emploi 2025/025CDD

**La**Faculté des Sciences Humaines et sociales - HuSci-** **Formation continue en sciences humaines et sociales**recrute**:
**Un-e coordinateur-trice de formation**

**Pour un CDD d’un an à temps plein (en vue d’un CDI)**

**Contexte**:

- L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé-es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant-es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
- ULB Husci est le Centre de formation continue en Sciences Humaines et Sociales de l’Université libre de Bruxelles. Notre mission est de proposer et rendre accessible des parcours et formations de qualité tout au long de la vie. Pour cela, nous accompagnons, innovons, créons et rêvons avec des organisations et professionnel-les pour qu’ils puissent développer leur employabilité et compétitivité. Nous cherchons à ouvrir l’Université et transférer les savoirs vers la société pour dynamiser la participation citoyenne et faciliter la cohésion sociale.
- ULB HUSCI est un des leaders de la formation tout au long de la vie à Bruxelles et en Wallonie ouvert à toutes et tous. Nous accueillons plus de 2.500 personnes par an. Nos programmes bénéficient des dernières innovations de la recherche et sont résolument construits pour libérer le potentiel de chaque apprenant-e, peu importe leurs parcours antérieurs. Pour nous, les mots : humain, écoute, innovation, service et confiance ne sont pas que des slogans. Ils nous guident pour accompagner nos apprenant-es tout au long de la vie.
- ULB HUSCI connait un développement rapide de son catalogue de formation nécessitant le recrutement **d’un-e coordinateur-trice de formation** sur le campus du Solbsoch.

**Missions essentielles**:
Son rôle est d’assurer l’organisation pratique et logistique d’un ensemble de certificats et formations courtes. Entre autres, la gestion et le suivi des inscriptions des étudiant-es, le suivi de l’organisation pratique ainsi que le secrétariat. Ce travail se fait au sein de l’équipe de coordination sous la supervision de la responsable opérationnelle.

1. Gestion administrative des formations:

- Élaboration des horaires
- Réservations des locaux
- Contacts avec les intervenant-es et étudiant-es
- Participation à l’implantation de nouveaux programmes de formation (supports, communication, planification )
- Participation à l’organisation pratique d’évènements (supports com, logistique ) tels que les proclamations, des conférences, des sessions d’infos

2. Secrétariat de formation:

- Rappels de cours
- Demandes et réception des supports de cours
- Organisation de l’espace online de formations sur Moodle
- Catering
- Suivi des accréditations (avec le responsable qualité)
- Réponses aux demandes des étudiants
- Soutien aux cours en ligne (outils Teams de la suite Microsoft office, Zoom)
- Suivi des tableaux d’honoraires pour les paiements des intervenants (avec la coordinatrice financière)
- Suivi des factures (avec la coordinatrice financière)
- Préparation et organisation pratique des examens
- Suivi des travaux de fin de formation
- Suivi des conventions et rédaction des rapports d’activité

Les tâches ci-dessus (liste non exhaustive) se font en concertation directe avec les membres de l’équipe de coordination de formations et la responsable opérationnelle.

**Profil**:

- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB en secrétariat, administration ou un CESS avec expérience professionnelle probante. Nous cherchons avant tout des personnes multitasking et motivées par la formation tout au long de la vie.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)

**Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier**:
Requises:

- Polyvalence
- Adaptation et gestion du changement
- Flexibilité
- Orthographe irréprochable
- Maitrise indispensable de la suite Office (Outlook, Word, Excel, Teams )
- Gestion des priorités
- Aptitudes organisationnelles exigées et compétences à la planification
- Assertivité

Atouts:

- Avoir la connaissance de l’anglais et/ou du néerlandais (Min niv B1)
- Avoir des connaissances en webdesign (gestion d’un site web, blog )

**Qualités requises**:

- Capacité à travailler dans une équipe de première ligne
- Être orienté-e service et solution
- Capacité d'adaptation et d’initiative
- Sens des responsabilités / fiabilité
- Sens de la relation client
- Ponctualité
- Rigueur
- Sens du service

**Nous offrons**:

- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
- Des avantages extra légaux (régime de congés