Office Manager

Functieomschrijving

s Office Manager heb je een organisatorisch talent, houd je van administratie en krijg je voldoening van een planning die klopt als een bus. Je hebt een klantgerichte en dienstverlenende instelling, waarbij professionaliteit centraal staat. Met jouw oplossingsgerichte en pro-actieve houding ga jij elke werkdag met veel enthousiasme en energie weer aan de slag

WAT GA JE DOEN?
- Receptie en Office Management_
- Je bent iemand die ons kantoor administratief en organisatorisch kan ondersteunen
- Een all-rounder die flexibel, service-minded en accuraat te werk gaat bij de planning, coördinatie en opvolging van alle admin office taken:

- enthousiast onthaal verzorgen van bezoekers, klanten en kandidaten
- eerste telefonisch aanspreekpunt
- inkomende post en verzendingen regelen
- bestellingen van office supplies, catering, lunches, reizen
- ondersteuning op aanbestedingsdossiers
- Iemand die elk nieuw project enthousiast aanpakt en uitvoert, en die creatief kan meedenken.
- Je kan vlot werken met het MS Office pakket (Word, Excel en Outlook) en je wordt aangemoedigd om slim gebruik te maken van digitale tools en automatisatie om je werk te verlichten en de kans op fouten te verkleinen.
- Supporteren HR Team_
- Nieuwe Ipsos collega’s
- Supportering bij de onboarding
- Planning opleidingen
- Rekrutering
- Updaten jobboards
- Inplanning en opvolging kandidaten
- Employee happiness activiteiten mee ondersteunen
- Team activiteiten en nieuwjaarsfeest mee uitwerken
- Je helpt bij het aanvragen en opmaken van offertes

Profiel
- Werk je nauwkeurig, planmatig en ben je vooral op zoek naar een administratieve en ondersteunende functie binnen een heel tof team?
- Ben je een vlotte communicator in het Nederlands, Engels en bij voorkeur ook Frans?
- Ben je in staat om verschillende taken en rollen op te nemen en snel te schakelen als het nodig is?
- Werkt je dynamiek en enthousiasme aanstekelijk voor collega’s?
- Straal je zelfvertrouwen uit en bent je een echte teamplayer?
- Krijg je vooral veel goesting om erin te vliegen als je deze vacature leest?

Jobgerelateerde competenties
- Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen,...)
- Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen,... van documenten
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
- Personen onthalen en hun vraag identificeren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een jong en gedreven team waar collegialiteit geen loos begrip is. En veel activiteiten tijdens en buiten het werk
- Een internationale omgeving met doorgroeimogelijkheden. Ook diverse opleidingen zullen ervoor zorgen dat je kennis snel toeneemt.
- Je kan bij ons experimenteren en zelfstandig nieuwe initiatieven uitwerken.
- Variatie, variatie, variatie Klanten, taken, teams,. Geen enkele dag is dezelfde.

WIJ BIEDEN JOU BOVENDIEN
- Een gevarieerde administratieve job vol uitdagingen in een dynamische werkomgeving
- Autonomie met veel ruimte om alles te leren
- Een echte teamspirit: sociale, menselijke en business activiteiten met een sterke focus op welzijn
- Uiteraard voorzien we ook een correct loon en extralegale voordelen

Plaats tewerkstelling

Ipsos
Rooigemlaan 2 9000 GENT
- Toon op kaart

Bijlage: Office Manager.pdf
PDF