Assistant de Management

**Description de l’entreprise
**Le secrétariat de l'Administration Générale **effectue une grande variété de tâches liées à la gestion du département. Il apporte un soutien administratif et organisationnel à l'Administratrice Générale. Il l'aide à accomplir sa fonction et lui permet d'optimiser son travail.

Le secrétariat gère aussi les salles de réunion du 36e étage (étage des Administrateurs Généraux) et la logistique des comités de gestion.

Le **Service fédéral des Pensions **est une institution publique de sécurité sociale qui assure les missions suivantes:

- conseiller et informer de manière claire en matière de pension, via différents canaux de communication adaptés aux besoins et aux groupes cibles ;
- calculer les pensions des salariés, des fonctionnaires, ainsi que la GRAPA (garantie de revenus aux personnes âgées) à partir des données mises à sa disposition. Il notifie ensuite leurs droits aux (futurs) pensionnés ;
- payer les pensions des salariés, des fonctionnaires, des indépendants et la GRAPA. Le SFP s'engage à assurer un paiement correct et à temps à ses clients ;
- soutenir la prise de décision politique. Le SFP fait bénéficier les décideurs politiques de ses données, de ses analyses et de son expertise en matière stratégique, juridique, financière et actuarielle.

Le Service fédéral des Pensions se compose d'une administration centrale, établie à la Tour du Midi à Bruxelles, et d'un certain nombre de bureaux régionaux, où travaillent au total quelque 2500 agents.

La Tour du Midi se trouve face à la gare du Midi, et au cœur du réseau SNCB, STIB, TEC et De Lijn.

**Description de la fonction
**Un job routinier où les jours se ressemblent tous ? Non merci Tu recherches une fonction avec des responsabilités et du changement ? Un environnement où tu pourras utiliser couramment tes connaissances linguistiques et où le souci du détail est une qualité indispensable ? Tu seras peut-être le talent organisationnel sur lequel pourra s'appuyer notre organisation Alors n'hésite pas, postule rapidement pour la fonction d'assistant de management au Service fédéral Pensions

Nous recherchons actuellement 1 assistant(e) de management au sein de l'Administration Générale.

**En quoi consiste la fonction ?**

En tant qu'assistant de management (secrétaire de direction), vous accomplissez plusieurs tâches, notamment:
Vous prenez en charge **la coordination et la réalisation des tâches administratives **suivantes:

- Vous réceptionnez et traitez le courrier entrant et sortant ainsi que les mails afin de réaliser un tri des informations devant être communiquées aux intéressés (administratrice générale, administrateur général adjoint, responsable du département ou aux autres membres du département et du Service fédéral des pensions).
- Vous gérez les communications téléphoniques.
- Vous exécutez et assurez le suivi d'un ensemble de tâches administratives (préparation des documents pour les diverses réunions, rédaction de notes, etc.)
- Vous gérez l'agenda, de manière proactive, aussi bien au niveau de la planification des réunions que de l'organisation d'éventuels déplacements, etc.
- Vous organisez diverses réunions et veillez au bon déroulement de celles-ci, notamment pour le Comité de gestion (envoi d'invitations, gestion des présences, rédaction de l'ordre du jour, mise à disposition des documents, etc.).
- Vous veillez à la coordination et réponse aux questions parlementaires, à celle du médiateur pension et celles de l'auditorat

Vous **aidez les collaborateurs ou des personnes externes **au service à obtenir l'information recherchée:

- Vous transmettez l'information venant du responsable vers les collaborateurs
- Vous agissez comme un trait d'union entre votre responsable et les partenaires externes et/ou internes.
- Vous gérez l'ensemble des documents et informations propres au service ou au SFP afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou contact externes et de veiller à un transfert adéquat des informations importantes.

Vous participez au **soutien de la gestion des connaissances.
**Description du profil
**Vous possédez un diplôme de bachelier.

Les étudiants de dernière année peuvent également participer à cette procédure.

**Attention Il s'agit d'un contrat dans le cadre d'une convention de premier emploi. Pour pouvoir être recruté, vous devez donc avoir moins de 26 ans.**

**Compétences comportementales**
- Vous structurez votre travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
- Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
- Vous adoptez une attitude souple face aux changements et vous vous adaptez aux circonstances changeantes et à des situations variées.
- Vous agissez de manière intègre, co