Assistant Administratif

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L’Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur commune locale.

Assistant administratif - niveau C(h/f/x)

Au sein du

Service Gestion des Processus de la Direction des Services Opérationnels

Contrat de remplacement

Numéro de référence:
20240927/9130/466

Fonction

But

Dans le cadre de la collaboration entre l’Agence et les Centres Publiques d’Action Sociale (OCMW), vous êtes en charge de la gestion des conventions d’un nombre déterminé de CPAS. Vous êtes responsables du contrôle et du suivi des paiements des subsides octroyés par l’Agence avec ce partenaire.

Vous exécutez des tâches administratives de manière fiable et efficace.

Contexte

Vous faites partie d’une équipe bilingue de 30 personnes. Cette équipe est composée de 5 cellules : les frais médicaux no-show, conventions/subsides ILA, prolongation droit à l’accueil, contrôle chèques-repas, suivi processus en lien avec l’AR Cumul.

Depuis votre position, vous travaillez en étroite coopération avec le service des Finances de la Direction des Services Généraux. Vous entretenez également des contacts structurels avec d’autres services internes compétents (Juridique, Coordination, Région Sud).

Vous travaillez au sein de la Direction des services Opérationnels, sous la supervision du responsable du service Gestion des Processus.

Contenu

Vous assurez un suivi autonome des dossiers administratifs qui vous sont confiés en exécutant les tâches suivantes:

- Vous assurez la bonne réception des déclarations mensuelles des subsides.
- Vous mettez à jour les diverses bases de données utilisées concernant le nombre de places conventionnées.
- Vous contrôlez les déclarations de subsides selon les instructions et procédures en vigueur.
- Vous assurez le suivi des paiements auprès de notre service des Finances.

Vous participez aux formations en lien avec vos tâches.

Vous prenez des initiatives afin d’assurer le bon déroulement des tâches qui vous sont confiées tout en respectant le cadre légal de votre mission.

Vous classez, archivez les documents et gérez les banques de données existantes (rassembler, coder et contrôler les données selon un système fixe).

Vous faites preuve de polyvalence si nécessaire pour l’exécution des tâches des autres cellules au sein du service.

Vous faites des propositions d’amélioration du fonctionnement administratif global du service.

Profil

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (niveau C)

Vous avez de l’expérience professionnelle pertinente acquise dans l’exercice d’une fonction similaire.

Compétences techniques

Exigences

Vous maîtrisez les bases de MS Office : Word, Excel,

Vous avez une connaissance pratique du néerlandais qui vous permet de travailler dans un environnement bilingue et de répondre aux demandes bilingues.

Atouts

Vous avez des connaissances de l'anglais et/ou d'autres langues étrangères.

Vous avez des connaissances dans la lecture des procédures dans le Registre National

Vous avez des connaissances dans la gestion de bases de données.

Aptitudes générales
- Savoir travailler en équipe_: savoir créer et stimuler un esprit d'équipe grâce au partage des opinions et des idées en apportant des solutions aux conflits entre les collègues.
- Orientation client :_ accompagner les clients internes et externes, de manière claire, intègre et objective en leur offrant un service personnel et en entretenant de bons contacts.
- Faire preuve de fiabilité_: travailler de manière intègre, en fonction des attentes de l'organisation, dans le respect de la confidentialité et des accords conclus et ce, sans quelconque parti pris.
- S'autodévelopper_ : planifier et gérer activement son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, oser questionner son propre fonctionnement en fonction de nouvelles compréhensions, expériences et connaissances.
- Atteindre les objectifs_: s'investir, montrer la volonté et l'ambition pour atteindre les résultats, oser se porter garant pour la qualité postulée.
- TRAITER L'INFORMATION : _chercher de manière efficiente et efface, décoder et traiter de grandes quantités de données dans les limites du délai fixé.
- Résoudre des problèmes _: _