Erasme - Secrétaire/documentaliste Qualité

**Société**:
L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

**Fonction**:
Les activités du service de génétique sont réparties en** 3 secteurs**:

- Le laboratoire de génétique moléculaire de l’Hôpital Erasme, partie intégrante du Service de Génétique, réalise des analyses moléculaires dans le cadre de diagnostics génétiques constitutionnels.
- Le laboratoire de cytogénétique constitutionnelle de l’Hôpital Erasme, quant à lui, réalise des analyses caryotypiques, d’hybridation in situ fluorescente (FISH) et d’hybridation génomique comparative sur puce à ADN (CGH-array) dans le cadre de diagnostics anténataux et de maladies chromosomiques constitutionnelles.
- Les activités cliniques, réalisées dans le cadre de la Clinique de Génétique Médicale, comprennent les activités de conseil génétique, sous la forme de consultations et d'avis spécialisés, pédiatriques et adultes, dispensés dans les autres services de l'Hôpital Erasme et des autres hôpitaux du réseau ULB. Le conseil génétique pratiqué dans le cadre du diagnostic anténatal ou pré-implantatoire est effectué en étroite collaboration avec le secteur de médecine fœtale des services de Gynécologie de l'Hôpital Erasme et des autres hôpitaux du réseau.

**Description générale de la fonction**:
En tant que secrétaire pour le service de génétique, vous assumez et coordonnez les tâches de secrétariat en lien direct avec l’activité du laboratoire et de la clinique. Vous êtes responsable des tâches administratives générales de manière à permettre au service de fournir des services de qualité.

En tant que documentaliste qualité, vous prenez une part active au suivi du système qualité. Vous êtes amené à travailler dans les 3 secteurs du laboratoire de génétique, ayant des champs de responsabilités variées.

**Vos principaux rôles et responsabilités**:
En tant que secrétaire pour le laboratoire:

- Vous encodez les données concernant les patients, les analyses demandées, et, le cas échéant, les résultats d’analyse dans les systèmes informatiques du laboratoire (OAZIS, GLIMS).
- Vous gérez la correspondance de manière à ce que tous les interlocuteurs reçoivent les informations nécessaires, correctes et dans les temps.
- Vous assurez des tâches générales de secrétariat de manière à ce que les activités du service se déroulent de façon structurée et organisée (photocopies, courrier, classement des documents administratifs,).

En tant que secrétaire pour la clinique:

- Vous réalisez la prise de rendez-vous et répondez à des demandes de résultats ou de renseignements provenant de l’extérieur ou de l’intérieur de l’hôpital.
- Vous aidez les médecins et les cadres en génétique à la préparation des consultations de génétique.
- Vous participez à la gestion administrative des comptes rendus. Pour ce faire, vous dactylographiez (si nécessaire), assemblez, soumettez pour signature, traitez et classez les comptes rendus.
- Vous transmettez aux médecins généticiens les résultats des analyses concernant leurs patients le cas échéant.

En tant que documentaliste qualité:

- Vous vous assurez que le laboratoire de génétique effectue ses tâches dans le respect des textes normatifs dont la norme ISO 15 189 en travaillant en étroite collaboration avec le responsable qualité.
- Vous êtes responsable de la gestion quotidienne du système qualité (KALILAB),

Vous participez à l’organisation du système qualité et au contrôle continu de la mise en œuvre de l'assurance qualité en assistant le responsable qualité dans les tâches suivantes:

- suivi d’audits internes et élaboration des plannings,
- mise en place et suivi d’indicateurs qualité,
- gestion de la documentation qualité : paramétrage dans les registres électroniques, impression et distribution des copies contrôlées,
- contrôle des activités de gestion des équipements (suivi des dysfonctionnements, des validations ),
- gestion des plaintes et réclamations (suivi des actions correctives et préventives) ,
- traçabilité des formations par la mise à