Un.e assistant.e administratif.ve

Contexte

:

Le service de kinésithérapie & réadaptation et le service d'ostéopathie dépendent de la Faculté des sciences de la motricité qui se situe sur le campus Erasme.

Facilement accessible par métro, en voiture ou à vélo, le campus Erasme accueille également l’hôpital académique de l’université (HUB - hôpital Erasme) qui collabore avec le service de kinésithérapie et réadaptation de la FSM.

Le service de kinésithérapie draine approximativement étudiants (dont vont en stage) et celui d'ostéopathie environ étudiants.

Le poste à pourvoir est partagé entre ces deux services: ½ temps pour le Département de kinésithérapie et réadaptation et ½ temps pour le Département des sciences de l’ostéopathie. La fonction consiste à offrir un support administratif de proximité aux coordinateurs des 2 départements pour tout ce qui concerne les activités classiques d’un secrétariat y compris l’accueil des étudiants.

Les missions pour chacun des services seront réparties comme suit:

Pour le département de kinésithérapie et réadaptation :

Gestion et organisation des stages cliniques de Kinésithérapie, entre autres, via une application informatique sur File Maker Pro Organisation des répartitions de stages, communication avec les lieux de stage, avec les étudiants, conventions assurantielles, communication et organisation de l’encodage des points via le carnet informatisé sur l’UV… Communication avec étudiants, les maitres de stage et avec les autres secrétariats de la faculté via mails/UV Gestion présence des étudiants en stage, rassemblement des notes de stage (depuis l’UV) Gestion des dossier pour l’obtention des demandes d’agrément Production des suppléments aux diplômes Implication dans la communication avec les hôpitaux Gestion d’un vademecum et création d’une FAQ dans le cadre des stages Gestion des horaires des travaux pratiques (TP) pour les MA1 (1TP à organiser)

Pour le département de sciences de l’ostéopathie :

Organisation des horaires des travaux pratiques d’ostéopathie ainsi que celle des horaires d’examens de ces travaux pratiques en étroite collaboration avec les secrétariats des autres sections mais aussi le secrétariat facultaire Encodage de ces informations dans les programmes institutionnels Organisation des horaires des élèves-assistants Organisation des listes de présence. Gestion présence des étudiants, rassemblement des notes de TP Dactylographie du courrier du service et son suivi, mais aussi préparation, mise en page des questionnaires des examens écrits (+ photocopies) Aide au suivi des demandes d’ouverture et de renouvellement de mandats (AEX, maîtres de stages, collaborateurs scientifiques, …) ainsi que leur archivage au sein du service Gestion et traitement des appels téléphoniques et des mails Coordination et l’organisation des horaires des assistants Permanence « accueil » pour les étudiants Planification et suivi des stages (gestion des horaires, grilles de stages, carnets et rapports, conventions de stages etc..)

Profil:

Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB de préférence en lien avec la fonction (gestion administrative, secrétariat de direction…) Pouvoir justifier de 3 ans d’expérience professionnelle dans une fonction similaire Les candidat.e.s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu.e.s. Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles ni de la Communauté flamande devront en obtenir une équivalence par la FWB : ( 

Connaissances et compétences générales :

Maitrise de la langue française Sens de l’organisation et des responsabilités Capacité d’adaptation, proactivité et rigueur Bonne connaissance des outils collaboratifs Microsoft (outlook, Forms, teams, sharepoint, Excel..) Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé est un atout. (Min B1). Bonne gestion des deadlines et des priorités

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction :

La maitrise des logiciels institutionnels (Time Edit, Ksup, mon Ulb, e-cursus…) est un atout. A défaut un intérêt avéré pour les outils informatiques et la volonté de s’y former sont attendus.

Qualités requises :

Esprit d’équipe, de collaboration Autonomie Sens de l’accueil et des relations humaines Empathie et bonne humeur

Nous offrons: 

Un cadre de travail agréable et convivial Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire Une formation permanente Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment en fonction des impératifs de service) Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions). Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…) Une institution avec des valeurs sociétales fortes.

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