Management Assistant

HYDRIA est une entreprise publique autonome active dans le secteur de l'environnement. Elle est chargée de la collecte et de l'épuration des eaux usées ainsi que de la lutte contre les inondations en vue d'améliorer la qualité de vie des citoyens en Région de Bruxelles-Capitale. Pour renforcer sa Direction « Réseaux », HYDRIA recherche (H/F/X) : MANAGEMENT ASSISTANT Temps plein Niveau d'études requis : Master ou Bachelor Lieu : Bruxelles (proximité immédiate de la gare Forest Midi) Soutenir, faciliter et optimiser la gestion administrative et organisationnelle du Directeur Réseaux, en collaboration étroite avec lui, tout en assurant la coordination de missions spécifiques. L'objectif est de contribuer activement à une gestion efficace et à donner une image positive et professionnelle d'HYDRIA. Concrètement, vos principales responsabilités seront les suivantes : Assurer la gestion administrative et organisationnelle liée aux activités de la Direction Réseaux : accueil téléphonique et physique au bureau, gestion du courrier entrant et sortant, tenue de l'agenda, organisation complète des déplacements (logistique, réservations, documents), et mise à jour du fichier de contacts et d'adresses. Organiser, préparer et assurer le suivi complet des réunions : élaboration de l'ordre du jour à partir des points précédents, envoi des invitations, réservation des salles, du matériel et du catering, préparation des documents nécessaires, rédaction et diffusion des procès-verbaux en français et en néerlandais, et reporting. Structurer et gérer un système d'archivage performant, après inventaire des documents de la Direction Réseaux (procès-verbaux, courriers, dossiers, e-mails, etc.), afin d'en garantir la traçabilité et l'accessibilité. Apporter un soutien ponctuel à d'autres membres de la Direction Réseaux ou à d'autres directions, notamment pour l'organisation de visites, la préparation de rapports, ou le suivi de projets transversaux. Introduire et assurer le suivi des demandes d'autorisations de chantier (OSIRIS, CLIM, CLIP). Assurer le suivi administratif et financier de la facturation liée à certains accords-cadres, en lien avec les interlocuteurs internes et externes concernés. Diplôme de master/licence en sciences administratives ou sciences politiques ou bachelor /graduat orienté Office Management (délivré en Belgique ou diplôme étranger avec attestation d'équivalence). Bilingue Français - Néerlandais + bonne maîtrise orale et écrite de l'Anglais. Expérience de minimum 5 années dans une fonction similaire ou en cabinets d'avocats. Excellente maîtrise de MS Office (particulièrement Word et PowerPoint) et bonne connaissance de SharePoint. Intérêt pour les matières juridiques et institutionnelles. Maîtrise d'un dictaphone. Assertivité, capacité d'adaptation, orientation « Solutions » et « Résultats ». Rigueur et discrétion, dynamisme, esprit d'initiative, d'analyse mais aussi de synthèse, aisance relationnelle, capacité à prioriser, réactivité et autonomie, résistance au stress… Disponibilité rapide. Un contrat [38h/semaine] à durée indéterminée. Un package salarial [selon barème, en tenant compte de votre niveau d'études et d'expérience professionnelle], assorti de plusieurs avantages extra-légaux [ assurance groupe et assurance hospitalisation gratuites, chèques-repas , formations…] avec possibilité d'effectuer du télétravail 2 jours/semaine. PowerPoint, Télétravail, Analyse, Réseaux, Nederlands, Courrier, Management, Catering, Uitvoering, Wetenschap, Néerlandais, Stressbestendigheid, Coordination, Frans, Management, Sharepoint, Facturation, Onthaal, Traçabilité, Rédaction, Archivage, Assertiviteit, Rapport, Boekingen, Catering, Bilingue, Administratie, MS Office Suite, PowerPoint, Français, Facturering, Logistique, Coaching, Management, Frans, Direction, Sciences politiques, Discretie, Direction de bureau, Physique, Suivi administratif, Bilingual, Recherche, Discrétion, Aanpassingsvermogen, Réception, Suivi de projet, Agendabeheer, CLIPS, Administration, MS Office Suite, Engelse taal, Rapport, Analyse, Netwerken, Nederlands, Adaptations, Office-Management