HR shared service Administrator M/F

il y a 1 semaine


Gent, Flandre, Belgique Robert Walters Belgium Temps plein

We are looking for a fulltime HR Shared Services Administrator to join our office in Gent. You will be allocated a work portfolio with the territories we are operating, such as Switzerland.

Together with the Senior HR Shared Services Specialist, you will be part of the local Shared Services team responsible for Belgium & Switzerland. You are reporting directly to the Senior HR Shared Services Manager located in Germany. You will also collaborate closely with the local HR Business Partner for Belgium & Switzerland.

As an HR Shared Services Administrator, your main responsibilities include assisting with day-to-day tasks such as issuing employee life paperwork, onboarding, offboarding administration, and managing general administrative HR queries. You will work closely with the rest of the HR team.

Tasks & responsibilities

  1. Manage the entire employee lifecycle process (permanent & temp employees)
  2. Maintain accurate and up-to-date employee records
  3. Prepare HR-related documents such as employment contracts, offer emails, change, and leaver letters.
  4. Ensure compliance with data protection regulations and local labour law.
  5. Maintain HRIS and payroll system, proactively identify areas for improvement, and contribute to implementing enhancements.
  6. Generate reports and analyze HR data as needed for management.
  7. Take action based on HRIS system notifications.
  8. Liaise with necessary teams such as Legal and Finance, as well as the local HR Business Partner
  9. Run payroll for temporary and permanent employees (monthly) in collaboration with external payroll provider
  10. Client invoicing for temp employees

About the job

Contract Type: FULL_TIME

Specialism: Human Resources

Focus: Payroll and Comp&Ben

Workplace Type: Hybrid

Experience Level: Entry Level

Second Language: English - Professional Working

Location: Ghent

Job Reference: 6032

Date posted: 24 February 2025

Consultant: Astrid Truffaut

Come join our global team of creative thinkers, problem solvers and game changers. We offer accelerated career progression, a dynamic culture and expert training.

#J-18808-Ljbffr
  • HR Administrator Ghent

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Robert Walters Belgium Temps plein

    Werk je graag in een dynamische organisatie? Weet je hoe je nauwkeurig, discreet en gestructureerd te werk moet gaan? Ben je gemotiveerd om bij te leren en te groeien in een internationale context? Dan ben jij misschien wel de HR Shared Services Administrator die we zoeken bij Robert Walters.Wij zijn op zoek naar een fulltime HR Shared Services Administrator...

  • HR Administrator Ghent

    il y a 1 semaine


    Gent, Flandre, Belgique Robert Walters Temps plein

    HR Administrator Ghent (6032) Ghent, BelgiumWij zijn op zoek naar een fulltime HR Shared Services Administrator voor ons kantoor in Gent. Je krijgt een werkportefeuille toegewezen met de gebieden waar wij actief zijn, zoals Zwitserland.Samen met de Senior HR Shared Services Specialist maak je deel uit van het lokale Shared Services team dat verantwoordelijk...

  • PowerBI Administrator

    il y a 3 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Orange Cyberdefense Temps plein

    Some highlights:Being part of an international company yet with local presenceBuild a safer digital society together with usWorking as a PowerBI AdministratorWithin Orange Cyberdefense, we are looking for a PowerBI administrator for the support and development of business-critical reporting. We are seeking an experienced PowerBI administrator with knowledge...


  • Gent, Flandre, Belgique Haerens Group Temps plein

    De Haerens groep is een sterk groeiende familiale onderneming, actief in hoogtechnologische brand- en beveiligingsdeuren, internationale museuminstallaties en hightech glas onder de merken Eribel, Meyvaert, Vitrotec en Haerens. Ons team bestaat uit meer dan 250 medewerkers in 2 productievestigingen in België en verschillende hubs in het buitenland. ...

  • HR Administrator

    il y a 1 semaine


    Gent, Flandre, Belgique TN Belgium Temps plein

    Heb jij al een eerdere ervaring in personeelsadministratie?Kan jij zelfstandig werken en ben je stressbestendig?Heb jij een goede kennis van het MS Office pakket?Lees dan snel verderBedrijfsprofiel:Onze klant is een gerenommeerde familiebedrijf met wereldwijde erkenning als marktleider in opslag, transport, logistiek en gerelateerde activiteiten voor...

  • Manager HR Services

    il y a 1 semaine


    Gent, Flandre, Belgique TN Belgium Temps plein

    Als Manager HR Services ben je samen met jouw team verantwoordelijk voor een efficiënte uitvoering van de verschillende HR & payroll processen en sta je garant voor een accurate personeels- en loonadministratie.Je geeft leiding aan het HR Services team (7 collega's) die zorg dragen voor de personeels- en loonadministratie en het fiets- en wagenparkbeheer....

  • HR Officer

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Haerens Group Temps plein

    De Haerens groep is een sterk groeiende familiale onderneming, actief in hoogtechnologische brand- en beveiligingsdeuren, internationale museuminstallaties en hightech glas onder de merken Eribel, Meyvaert, Vitrotec en Haerens. Ons team bestaat uit meer dan 250 medewerkers in 2 productievestigingen in België en verschillende hubs in het buitenland. ...

  • HR Officer

    il y a 1 semaine


    Gent, Flandre, Belgique Haerens Group Temps partiel

    De Haerens groep is een sterk groeiende familiale onderneming, actief in hoogtechnologische brand- en beveiligingsdeuren, internationale museuminstallaties en hightech glas onder de merken Eribel, Meyvaert, Vitrotec en Haerens. Ons team bestaat uit meer dan 250 medewerkers in 2 productievestigingen in België en verschillende hubs in het...

  • Hr Payroll Administrator

    il y a 1 semaine


    Gent, Flandre, Belgique TN Belgium Temps plein

    Personeelsplanning: Van opmaken van contracten tot de juiste uitbetaling. Jij zorgt ervoor dat onze klanten steeds de sulieme en juiste service krijgen.Dataregistratie: Als we ooit naar de Bahama's willen dan moeten we streven naar dat 100% online platform. Het juist bijhouden en verwerken van alle data in onze verschillende tools is essentieel.HR-advies:...


  • Gent, Flandre, Belgique TN Belgium Temps plein

    Stage HR Administrator opleidingen, East FlandersIntroductieBegin de jaren 70 ontstond er nood aan een definitieve en centrale vestigingsplaats voor de Volvo activiteiten. Vele grootsteden werden overwogen, maar de Belgische know-how en de centrale ligging maakten van Gent de ultieme ligging. In 1975 openden we onze eerste fabriek hier, een keuze die ervoor...

  • Account Manager HR Services

    il y a 3 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Vandelanotte | more than accountants Temps plein

    Deze job wacht op jouAls Business Development Manager HR Services bij Vandelanotte ben je verantwoordelijk voor het actief identificeren en benaderen van nieuwe klanten voor onze HR- en Payroll-diensten. Deze diensten omvatten onder andere leiderschapsontwikkeling, assessments, loonanalyses, payroll, werving & selectie, familiale governance en outsourcing....

  • Service Egineer

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique SEA-invest Temps plein

    De internationale groep SEA-invest nv, met hoofdzetel in Gent-Zeehaven, is gespecialiseerd in de op- en overslag van bulkgoederen (dry & liquid) en fruit in zeehavens in Europa en Afrika. In België is SEA-invest actief in de zeehavens van Antwerpen, Gent en Zeebrugge waarbij het bedrijf op ca. 20 sites in opdracht van haar klanten goederen laadt, lost en...

  • Supply chain administrator

    il y a 1 semaine


    Gent, Flandre, Belgique TN Belgium Temps plein

    Supply chain administrator, Oost-VlaanderenOost-Vlaanderen, BelgiumJe wordt intensief getraind om een toegevoegde waarde en aanspreekpunt te worden voor je internationale klant(en). Het zo goed mogelijk bedienen van je klant(en), het bewaken van processen en het analyseren van targets en prestaties behoren tot je belangrijkste verantwoordelijkheden.Werken...

  • Business Administrator

    il y a 3 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Witteveen+Bos Landschapsarchitectuur, Stedenbouw en Architectuur Temps plein

    Je functieAls business administrator word je een belangrijke spil in de voorbereiding en administratieve ondersteuning van offertes en openbare aanbestedingen. Jouw dagelijkse takenpakket is een boeiende mix van uitdagingen. Van het beheren van tenders en het bewaken van ons document management systeem tot het invoeren van projecten en het zorgvuldig...

  • Service Egineer

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique SEA-invest Temps plein

    De internationale groep SEA-invest nv, met hoofdzetel in Gent-Zeehaven, is gespecialiseerd in de op- en overslag van bulkgoederen (dry & liquid) en fruit in zeehavens in Europa en Afrika. In België is SEA-invest actief in de zeehavens van Antwerpen, Gent en Zeebrugge waarbij het bedrijf op ca. 20 sites in opdracht van haar klanten goederen laadt, lost en...

  • Supply chain administrator

    il y a 1 semaine


    Gent, Flandre, Belgique Belgie Vacature Temps plein

    Taken en verantwoordelijkhedenOnze opdrachtgever is een wereldwijde logistieke dienstverlener actief in 40 landen.Ze bieden logistieke diensten aan voor bedrijven in verschillende sectoren: Chemie, automotive, consumentengoederen, elektronica en retail.Ze stellen internationaal meer dan 18.000 medewerkers tewerk.Voor de vestiging Kallo zoeken we een supply...

  • Service Delivery Coordinator

    il y a 3 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Jobmatch Temps plein

    Bedrijf:Voor een klant, een speler in o.a. preventie op het werk, zoekt Jobmatch een administratieve medewerker.Beschrijving:Je staat klanten te woord aan de telefoonJe plant de geneeskundige onderzoeken (en griepsvaccins)Je informeert de klant telefonisch van last minute wijzigen en zoekt een zo optimaal mogelijke oplossing.Je beantwoordt alle inkomende...

  • Sales Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Start People Gent (Orban) Temps plein

     DescriptionBen jij klantgericht, organisatorisch sterk en heb je affiniteit met de automotive- of vrachtwagensector? Heb je de ambitie om te groeien in een veelzijdige rol met doorgroeimogelijkheden? Dan zijn wij op zoek naar jouWat ga je doen?Als Internal Sales Administrator ben je de spil in de opvolging van het verkoopproces van vrachtwagens. Je zorgt...

  • Service Engineer

    il y a 1 semaine


    Gent, Flandre, Belgique SEA-Tank Terminal Temps plein

    FunctieomschrijvingDe internationale groep SEA-invest nv, met hoofdzetel in Gent-Zeehaven, is gespecialiseerd in de op- en overslag van bulkgoederen (dry & liquid) en fruit in zeehavens in Europa en Afrika.In België is SEA-invest actief in de zeehavens van Antwerpen, Gent en Zeebrugge waarbij het bedrijf op ca. 20 sites in opdracht van haar klanten goederen...


  • Gent, Flandre, Belgique TN Belgium Temps plein

    Deze job wacht op jouAls Business Development Manager HR Services bij Vandelanotte ben je verantwoordelijk voor het actief identificeren en benaderen van nieuwe klanten voor onze HR- en Payroll-diensten. Deze diensten omvatten onder andere leiderschapsontwikkeling, assessments, loonanalyses, payroll, werving & selectie, familiale governance en outsourcing....