Field Administration Officer

il y a 1 semaine

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique ACODEV Temps plein

Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder Grenzen
Site web : https://www.msf.be
Lieu de l'emploi : Brussels / Belgium

Type d'emploi : Contrat à durée déterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Ressources humaines
Date de publication : 07/03/2025
Date limite : 30/03/2025

Education & Expériences

  • Diplôme en gestion des ressources humaines, droit, ou sciences du travail ou expérience équivalente
  • Minimum de 2 ans d'expérience en administration du personnel dans un contexte international
  • Très bonne connaissance dans le domaine de la législation sociale belge est obligatoire
  • Une expérience MSF est un atout
  • De l'expérience en gestion de paie est un atout

Compétences

  • Bonnes compétences en communication, écoute active et gestion des relations interpersonnelles
  • Bonnes connaissances de MS-Office : Word, Excel
  • Organisation, méthode et méticulosité
  • Flexible et dynamique
  • Autonome & orienté solutions
  • Sachant travailler en équipe et sous pression
  • Forte sensibilité interculturelle et capacité d'adaptation
  • Motivation à travailler dans l'humanitaire et plus particulièrement au sein de MSF
  • Parfaite maîtrise du français (oral et écrit)
  • Bonne maîtrise de l'anglais (oral et écrit)
  • La connaissance du Néerlandais est un atout

Date de début: Avril 2025

Localisation: Bruxelles (Belgique)

Type de contrat: Contrat à durée déterminée – Temps plein

Durée: 8 mois et demi

Salaire: en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ

Avantages: Chèques repas – Assurance hospitalisation (DKV) – Plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun

Adhésion aux valeurs managériales de l'organisation: Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation

Adhésion aux engagements pour un comportement responsable

Date limite pour postuler : 30 Mars 2025

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➢ Vous serez dirigé vers le formulaire de candidature en ligne pour ce poste

➢ Cela devrait prendre entre 5 et 10 minutes à remplir. Merci d'avance de préparer votre CV et votre lettre de motivation pour les télécharger

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d'informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats

Au sein de MSF Belgique (Centre Opérationnel de Bruxelles - OCB), l'équipe d'administration RH fait partie du Hub «People Deployment» dédié à la gestion du personnel. L'objectif de l'équipe est d'assurer un accueil et un accompagnement de qualité aux employés de MSF dans leur parcours administratif.

En tant que Field Administration Officer, vous êtes responsable et garant de la gestion des contrats belges des employés mobiles internationaux (IMS – International Mobile Staff).

Vous vous engagez à contribuer au développement, à la promotion et à veiller à la mise en œuvre d'un cadre de travail équitable, cohérent avec les valeurs de MSF et adapté aux besoins de sa mission sociale. Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, en respectant la confidentialité et les engagements, et en évitant toute forme de partialité.

Sous la supervision de la Head of Administration, vous rejoignez une équipe de 10 personnes réparties sur 2 pôles : gestion de la population localisée au siège de Bruxelles ou sur les affectations dans les projets à l'étranger.

Responsabilités:

Gestion administrative des contrats belges soumis à l'ONSS pour les projets (IMS et M.I.O):

  • Suivi du cycle de la gestion des contrats IMS
  • Réception et vérification des demandes de contrat des Pool Managers
  • Assurer le briefing à tout nouvel employé (contrat, assurances, bénéfices, fiscalité etc)
  • Garantir un accompagnement administratif des employés durant le contrat OCB
  • Établir les contrats, les avenants ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de contrat ainsi qu'à la clôture
  • Informer les employés des démarches à réaliser lors de la fin de contrat
  • Être la personne de référence pour les International Mobility Unit, Pool Managers et les Development Advisors
  • Rassembler les données nécessaires à l'élaboration de la paie en collaboration avec les IMU

Gestion de la communication de son pool d'employés:

  • Répondre à toutes les questions formulées par les employés & l'équipe International Mobility Unit
  • Adresser les questions les plus spécifiques & dossiers plus complexes aux référents thématiques

Gestion administrative des contrats belges pour les autres centres opérationnels MSF:

  • Établir les contrats/avenants et encodage des données administratives
  • Assurer l'accueil administratif de la personne et être le point de contact pour les questions des employés
  • Assurer le suivi des refacturations en administration croisée
  • Gérer quotidiennement l'adresse mail cross-admin

Back-up Payroll pour les staffs internationaux:

  • Préparer et analyser les données nécessaires au bon déroulement de la paie
  • Assurer un Payroll mensuel standard en l'absence du Field Payroll Officer
  • Être en contact avec l'équipe HR IT System, Finance, IMU

Back-ups partiels des autres Field Admin Officer:

Responsable du suivi administratif et du soutien aux employés avec des contrats spécifiques «Roster»:

  • Suivi du cycle de la gestion des contrats IMS
  • Réception et vérification des demandes de contrat des Pool Managers
  • Assurer le briefing à tout nouvel employé
  • Suivi administratif auprès des sections contractantes
  • Être la personne de référence pour les International Mobility Unit, Pool Managers et les Development Advisors
  • Rassembler les données nécessaires à l'élaboration de la paie en collaboration avec les IMU

Gestion de la communication de son pool d'employés:

  • Répondre à toutes les questions formulées par les employés & l'équipe International Mobility Unit
  • Adresser les questions les plus spécifiques & dossiers plus complexes aux référents thématiques
  • Participer à l'amélioration continue des procédures et politiques relatives aux matières en rapport avec sa fonction
  • Mise à jour des documents/fiches techniques Back-up liés à son poste
  • Participer à la compilation des documents liés aux audits
  • Contribuer à l'amélioration de la base de données RH
#J-18808-Ljbffr

  • Field Administration Officer

    il y a 1 semaine

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  • Finance & Administration Officer

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Practitioners' Network for European Development Cooperation Temps plein

    BACKGROUNDFounded in 2007, the Practitioners' Network for European Development Cooperation (PN) is a network of European national development cooperation agencies based in Brussels and registered as an AISBL (international non-profit association) under Belgian legislation. It currently has 16 full members, 8 associate members, and one observer (the European...

  • Administration Assistant

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Birdlife International Temps plein

    Application deadline: Friday, 21 March 2025 - 23:45Location: Brussels (office-based)Contract: 1 year fixed-termFull-time: 37.5 hours per weekSalary: EUR 3,600 gross/monthBenefits: Lunch vouchers, Reimbursement of up to 50% of the transport expenses, 13th Month SalaryBirdLife Europe & Central Asia works to conserve birds and biodiversity by focusing on...

  • Salesforce Administration

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Sansaone Temps plein

    Job DescriptionWe are seeking a Salesforce Administrator to provide technical support, manage CRM operations, and ensure data integrity within Salesforce. The ideal candidate will have experience in Salesforce administration, user management, and data maintenance, along with strong problem-solving and communication skills.Key ResponsibilitiesProvide...

  • HR & Office Administration Assistant

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

    Social network you want to login/join with:HR & Office Administration Assistant, BrusselsClient:QoverLocation:BrusselsJob Category:OtherEU work permit required:YesJob Reference:Not providedJob Views:10Posted:10.02.2025Expiry Date:27.03.2025Job Description:About Qover:We are Qover, a leading Insurtech scale-up that has raised $70 million. With an...

  • Real Estate Administration Officer

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique D-Network Temps plein

    Onze Klant is een vastgoed investeerder en ontwikkelaar die actief is in Belgïe, Frankrijk en nog in andere europese landen. Ze zijn op zoek naar een Betrouwbare Administration Officer met beheersing van SAP om hun vastgoedbeheer in evenwicht te houden. Als Administration officer, speel je een sleutelrol met de volgende taken : Beheer van huurcontracten:...

  • Finance & Administration Manager

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Walters Temps plein

    Finance & Administration Manager (2331122/001) Brussels, BelgiumAs a Finance & Administration Manager, you will have the chance to lead key financial and administrative functions in a global setting. This is an exceptional opportunity for an experienced professional to make a significant impact in the insurance sector, based in Brussels.Your responsibilities...

  • HR Administration Specialist, null

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

    WHO IS EDENRED?Take a step forward and let Edenred surprise you. Every day, we deliver innovative solutions to improve the life of millions of people, connecting employees, companies, and merchants all around the world. We know there are hundred ways for you to grow. With us, you will expand your skills in a multicultural, challenging, and dynamic...

  • Client Administration Officer

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Treetopprivate Temps plein

    Job Title: Client Administration OfficerOffice: BrusselsReports to: Office ManagerPosition Status: Full-time/Part-timeFunction: To provide comprehensive administrative support to Client Relationship Managers (also called Senior Financial Advisor or Private Wealth Manager). To leverage the CRM's time and to successfully service TreeTop clients, in...

  • Stage - Sales administration Back Office

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Bvlgari Temps plein

    Bvlgari Brussels, Brussels Region, BelgiumJoin or sign in to find your next jobJoin to apply for the Stage - Sales administration Back Office role at BvlgariStage Assistant(e) Sales Administration de 4 mois (1er Juillet au 31 Octobre 2025) (H/F) q BruxellesSeniority levelEntry levelEmployment typeFull-timeJob functionSales and Business DevelopmentIndustries:...

  • Finance and Administration Officer

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TRAFFIC Temps plein

    TRAFFIC Brussels, Brussels Region, BelgiumFinance and Administration Officer50% FTE, with possibility of expanding the scope of the role in future, subject to funding availability and satisfactory performanceORGANISATIONAL BACKGROUNDTRAFFIC is the leading non-governmental organization working globally on trade in wild animals and plants in the context of...

  • HR Administration Specialist, Brussels

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

    Social network you want to login/join with:Take a step forward and let Edenred surprise you.Every day, we deliver innovative solutions to improve the life of millions of people, connecting employees, companies, and merchants all around the world.We know there are hundred ways for you to grow. With us, you will expand your skills in a multicultural,...

  • Association Administration

    il y a 5 jours

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Unique Belgium Temps plein

    : Duties and Responsibilities  Schedule meetings, prepare agendas, reports, and presentations for board, committee and working party meetings. Coordinate with all attendees.Facilitate meetings, capturing action items and decisions. Manage post-meeting activities such as distributing minutes, tracking all action items and following up on outstanding...

  • is looking for a Finance and Administration Officer

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Eurocarers Temps plein

    Position : Finance and Administration Officer Location : Brussels, Belgium Contract Type : Permanent (CDI) Working Hours : Part-time (70% – 26.6 hours/week) Salary : €2,750 to €3,500 (Full-Time Equivalent), depending on experienceAbout Eurocarers:Eurocarers is the European umbrella organisation representing informal carers and their organisations,...

  • Payroll & HR Administration Officer, null

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

    Vous avez de l'expérience en administration RH & salaires et un nouveau défi vous tente ?En tant qu'Officer Payroll & HR (Bruxelles), Equans est l'endroit qu'il vous faut pour appliquer votre expertise administrative à un effectif diversifié : plus de 10 collaborateurs, composé de 11 comités paritaires, d'ouvriers et d'employés.Cela vous parle ?Vous...

  • Finance and Administration Manager

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Page Executive Temps plein

    Work as Finance & Administration Manager for a prestigious law firmOversee the financial health in Belgium and internationally.About Our ClientOur client is a prestigious international law firm with a strong global presence, renowned for its commitment to excellence and innovation in legal services. As part of their continued growth, they are seeking a...

  • Real Estate Administration Officer

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique D-Network Temps plein

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    il y a 2 semaines

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  • HR Officer, Brussels

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

    As a junior HR Officer, you are responsible for:Recruiting personnel based on job interviews or in cooperation with crew officers;Planning, organization and evaluation of personnel;Management of staff salaries;Communicating personnel information and following up on personnel issues to ensure proper internal service delivery;Daily communication with...