Client Administration Officer

il y a 3 semaines

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Treetopprivate Temps plein

Job Title: Client Administration Officer

Office: Brussels

Reports to: Office Manager

Position Status: Full-time/Part-time

Function: To provide comprehensive administrative support to Client Relationship Managers (also called Senior Financial Advisor or Private Wealth Manager). To leverage the CRM's time and to successfully service TreeTop clients, in cooperation/coordination with the other CAOs and support staff.

Essential Duties and Responsibilities:

Administration and Secretarial Responsibilities:

  1. Managing calendar with an understanding of business priorities to offer alternatives, tradeoffs, and consideration of the most efficient use of CRM's time.
  2. Managing and screening all calls and mail.
  3. Developing working relationships with clients, other CRMs, and other members of TreeTop staff.
  4. Coordinating room reservations and logistics.
  5. Maintaining active communication to ensure adequate service level.
  6. Organizing and maintaining filing system.
  7. Handling incoming and outgoing mail as well as e-mails.
  8. Preparing PowerPoint presentations.
  9. Managing the client database (CRM Microsoft Dynamics): creation, update, following strictly the internal authorization procedures.

Back Office Responsibilities:

  1. Bank account openings in coordination with the Compliance Officer.
  2. Input and follow up of financial orders and investments (in TreeTop Funds), handling all the administrative duties.

Event Responsibilities:

  1. Coordinating room reservations and logistics.
  2. Event support: sending invitations, handling the list of participants, being present during events.
  3. Managing the client database (CRM Microsoft Dynamics): creation and follow up of events, following strictly the internal authorization procedures.

Qualifications and Key Competencies:

  1. Ideally: secretarial degree/certificate, at least five years progressive secretarial experience (partly in a professional services firm preferred).
  2. Excellent written and spoken French and/or Dutch; good knowledge of Dutch and/or French and English.
  3. Having an affinity with numbers.
  4. Superior communication skills, informally within the firm and with clients. Deal well with ambiguity.
  5. Ability to comprehend both the context and specifics in problem-solving situations.
  6. Organization and time management capabilities.
  7. Prioritization of multiple tasks with long- and short-term response requirements.
  8. Extensive use of Windows and software used at TreeTop (Outlook, PowerPoint, Word, Excel, and CRM Microsoft Dynamics).
  9. Excellent detail orientation and accuracy.
  10. Ability to contribute and work cohesively in a strong team playing environment.
  11. Competent and professional bearing towards clients and colleagues.
  12. Service-oriented and proactive, self-starting attitude.
  13. Independent and structured work style; effectiveness in priority setting and coordinating workload.
  14. Ability to work under occasional stress.
  15. Flexibility and responsiveness, maturity, reliability, and absolute trustworthiness.
  16. Dedication and motivation.
  17. Appropriate treatment of confidential information.
  18. To be an active member of the TreeTop community, to be a positive influence on others at TreeTop.
  19. To represent TreeTop to clients and other external parties according to the highest possible standards.

This job description is not meant to imply that these are the sole standards for this position. At any time the employee may be asked to perform other related duties.

Seniority Level

Entry level

Employment Type

Full-time

Job Function

Administrative

#J-18808-Ljbffr

  • Buildings Administration Officer

    il y a 5 jours

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half Talent Solutions recherche actuellement un(e) Buildings Administration Officer (h/f/x) pour une fonction permanente basée à Bruxelles.Notre client est une entreprise active dans le secteur immobilier.Les responsabilités principales du Buildings Administration Officer (h/f/x) :Gestion des contrats de location : Traitez les contrats dans SAP...

  • Client Administration Advisor

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Start People Belgium Temps plein

    Comme Client Administration Advisor, vous serez en charge de : la réception des nouvelles demandes d'affiliation la gestion des dossiers clients tout en étant attentif(ve) aux possibles erreurs (suivi des offres, contrôle et saisie des contrats, mise à jour de la base de données,) le support administratif: envoi de factures, cartes carburant, codes...

  • Client Administration Advisor

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Start People Belgium Temps plein

    Comme Client Administration Advisor, vous serez en charge de : la réception des nouvelles demandes d'affiliation l'encodage la prise de contact pour compléter les dossiers la gestion des dossiers clients tout en étant attentif(ve) aux possibles erreurs (suivi des offres, contrôle et saisie des contrats, mise à jour de la base de données,) le...

  • Client Administration Advisor

    il y a 4 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Start People Belgium Temps plein

    Comme Client Administration Advisor, vous serez en charge de :la réception des nouvelles demandes d'affiliationl'encodagela prise de contact pour compléter les dossiersla gestion des dossiers clients tout en étant attentif(ve) aux possibles erreurs (suivi des offres, contrôle et saisie des contrats, mise à jour de la base de données,)le traitement des...

  • Finance and Administration Officer F/M

    il y a 10 heures

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Morgan Philips Group Temps plein

    Notre client, acteur de renom dans le secteur de l'immobilier, recherche, dans le cadre d'une création de poste, un(e) Administrative and Finance Officer (F/H). Gestion des Ressources Humaines et Administration : Gestion des contrats de l'entreprise (prestataires, fournisseurs, etc.) Suivi des comptes bancaires, gestion des relations avec les banques et...

  • Field Administration Officer

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Msf Azg Temps plein

    Field Administration Officer (h/f/x) – Bruxelles – MSF BelgiqueAu sein de MSF Belgique (Centre Opérationnel de Bruxelles - OCB), l'équipe d'administration RH fait partie du Hub « People Deployment » dédié à la gestion du personnel. L'objectif de l'équipe est d'assurer un accueil et un accompagnement de qualité aux employés de MSF dans leur...

  • Finance and Administration Officer F/M

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Morgan Philips Group Temps plein

    Notre client, acteur de renom dans le secteur de l'immobilier, recherche, dans le cadre d'une création de poste, un(e) Administrative and Finance Officer (F/H).Les principales missions du/de la candidat(e) seront les suivantes :Gestion des Ressources Humaines et Administration :Gestion des contrats de l'entreprise (prestataires, fournisseurs, etc.) et suivi...

  • Finance and Administration Officer F/M

    il y a 10 heures

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Morgan Philips Group Temps plein

    Notre client, acteur de renom dans le secteur de l'immobilier, recherche, dans le cadre d'une création de poste, un(e) Administrative and Finance Officer (F/H). Les principales missions du/de la candidat(e) seront les suivantes : Gestion des Ressources Humaines et Administration : Gestion des contrats de l'entreprise (prestataires, fournisseurs, etc.)...

  • Finance and Administration Officer F/M

    il y a 2 jours

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Morgan Philips Group Temps plein

    Notre client, acteur de renom dans le secteur de l'immobilier, recherche, dans le cadre d'une création de poste, un(e) Administrative and Finance Officer (F/H). Les principales missions du/de la candidat(e) seront les suivantes : Gestion des Ressources Humaines et Administration : Gestion des contrats de l'entreprise (prestataires, fournisseurs, etc.) et...

  • Payroll & HR Administration Officer, null

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

    Vous avez de l'expérience en administration RH & salaires et un nouveau défi vous tente ?En tant qu'Officer Payroll & HR (Bruxelles), Equans est l'endroit qu'il vous faut pour appliquer votre expertise administrative à un effectif diversifié : plus de 10 collaborateurs, composé de 11 comités paritaires, d'ouvriers et d'employés.Cela vous parle ?Vous...

  • Field Administration Officer

    il y a 5 jours

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique ACODEV Temps plein

    Détails de l'annonce Type d'emploi : Contrat à durée déterminée Type de contrat : Temps plein Fonction : Ressources humaines Date de publication : 07/03/2025 Date limite : 30/03/2025 Profil PREREQUIS Education & Expériences Diplôme en gestion des ressources humaines, droit, ou sciences du travail ou expérience...

  • HR & Office Administration Assistant

    il y a 4 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

    Social network you want to login/join with:HR & Office Administration Assistant, BrusselsClient:QoverLocation:BrusselsJob Category:OtherEU work permit required:YesJob Reference:Not providedJob Views:10Posted:10.02.2025Expiry Date:27.03.2025Job Description:About Qover:We are Qover, a leading Insurtech scale-up that has raised $70 million. With an...

  • Finance & Administration Officer

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Practitioners' Network for European Development Cooperation Temps plein

    BACKGROUNDFounded in 2007, the Practitioners' Network for European Development Cooperation (PN) is a network of European national development cooperation agencies based in Brussels and registered as an AISBL (international non-profit association) under Belgian legislation. It currently has 16 full members, 8 associate members, and one observer (the European...

  • Real Estate Administration Officer

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique D-Network Temps plein

    Onze Klant is een vastgoed investeerder en ontwikkelaar die actief is in Belgïe, Frankrijk en nog in andere europese landen. Ze zijn op zoek naar een Betrouwbare Administration Officer met beheersing van SAP om hun vastgoedbeheer in evenwicht te houden. Als Administration officer, speel je een sleutelrol met de volgende taken : Beheer van huurcontracten:...

  • Field Administration Officer

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique ACODEV Temps plein

    Organisation : Médecins Sans Frontières - Artsen Zonder GrenzenSite web : https://www.msf.beLieu de l'emploi : Brussels / BelgiumType d'emploi : Contrat à durée déterminéeType de contrat : Temps pleinFonction : Ressources humainesDate de publication : 07/03/2025Date limite : 30/03/2025Education & ExpériencesDiplôme en gestion des ressources humaines,...

  • Stage - Sales administration Back Office

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique BVLGARI Temps plein

    Stage -Assistant (e) Sales Administration (H/F) - Bruxelles Apply NowPrésentation de l'entreprise :Fondée en 1884, le joaillier italien Bvlgari s'est progressivement imposé comme emblème de l'excellence italienne et compte parmi les acteurs majeurs du secteur du luxe. Forte de la réussite et de l'esprit pionnier de la famille Bulgari, la Maison évolue...

  • Payroll & HR Administration Officer NL/FR, Brussels

    il y a 4 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TN Belgium Temps plein

    de l'annonceNous recherchons pour notre Client à Bruxelles un Officer Payroll & HR et afin de gérer un effectif diversifié de plus de 10 000 collaborateurs. Avec un votre savoir-faire qui fera la différence au sein de nos 11 comités paritaires, parmi ouvriers et employés.vous traitez les salaires des collaborateursvous gérez de A à Z l'administration...

  • Administration Cloud Azure

    il y a 5 jours

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Cité des métiers .Brussels Temps plein

    Comment ça va se passer ? Remise à niveau Windows Server & Réseaux : installation de Windows Server, GPO, Active Directory, etc. ; TCP/IP, adressage IP, services IP, etc. Fondamentaux de la virtualisation avec HyperV Principes de sécurité et leurs implications dans l'utilisation du Cloud Administration Microsoft Azure : outils d'administration...

  • Stage - Sales administration Back Office

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Bvlgari Temps plein

    Bvlgari Brussels, Brussels Region, BelgiumJoin or sign in to find your next jobJoin to apply for the Stage - Sales administration Back Office role at BvlgariStage Assistant(e) Sales Administration de 4 mois (1er Juillet au 31 Octobre 2025) (H/F) q BruxellesSeniority levelEntry levelEmployment typeFull-timeJob functionSales and Business DevelopmentIndustries:...

  • Finance and Administration Officer

    il y a 4 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique TRAFFIC Temps plein

    TRAFFIC Brussels, Brussels Region, BelgiumFinance and Administration Officer50% FTE, with possibility of expanding the scope of the role in future, subject to funding availability and satisfactory performanceORGANISATIONAL BACKGROUNDTRAFFIC is the leading non-governmental organization working globally on trade in wild animals and plants in the context of...